Sinds Green Accountants acht jaar geleden de deuren opende, is het streven werkzaamheden zo veel mogelijk te automatiseren. Het team werkt – mede dankzij PinkWeb – als een geoliede machine. “Dat scheelt vele uren per jaar.”
Voor Green Accountants is het helder: goed geautomatiseerde processen zijn een must om efficiënt te kunnen werken. Zo blijft er meer tijd over om ondernemers te adviseren en te ontzorgen. Bovendien hoeven klanten zich minimaal bezig te houden met de boekhouding; ze kunnen zich richten op hun business. Het Groningse accountantskantoor, dat negen medewerkers telt, streeft ernaar de software up-to-date te houden. Nieuwe innovaties worden meteen geïmplementeerd. Alle pakketten zijn aan elkaar geknoopt. “We hoeven nauwelijks gegevens handmatig in te voeren. Dat gebeurt alleen als we een nieuwe klant aanmaken”, zegt Sandra Heinkens, AA-accountant en mede-eigenaar van het kantoor.
Het team staat al niet meer stil bij de efficiënte manier van werken. Maar Heinkens is weleens verbaasd als ze hoort hoe het er bij sommige kantoren aan toe gaat. “Medewerkers draaien nog aangiften en rapporten uit en versturen die per post naar de klant. Ze bewaren zelfs nog administraties in mappen.”
Geen concessies
Net als de andere partners werkte Heinkens eerder bij een Big4-kantoor. “Toen we een eigen accountantskantoor begonnen, stond het vast dat we geen concessies wilden doen op IT-gebied. Sinds de start investeren we in goede pakketten, die we kenden van onze vorige werkgever. Zoals PinkWeb. Voor onze dienstverlening vormt deze online omgeving dé schakel met klanten en instanties.” Met PinkWeb verstuurt het team met één druk op de knop aangiften naar de klant vanuit de fiscale programma’s. De klant krijgt een notificatie dat er in PinkWeb stukken voor hem klaar staan. Zodra deze zijn ondertekend, worden ze automatisch doorgestuurd naar de Belastingdienst en krijgt het kantoor daarvan een bevestiging. Met de jaarrekening gaat dat hetzelfde, na goedkeuring wordt deze gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel. Heinkens: “Ook opdrachtbevestigingen versturen we vanuit het betreffende programma via PinkWeb naar de klant, die het document vervolgens ondertekent en terugstuurt. De bevestiging rolt automatisch het dossier in.” Niet onbelangrijk: “We zijn ervan overtuigd dat dit de veiligste manier is om gegevens met de klant uit te wisselen.”
Geen schoenendoosklanten
Het accountantskantoor kan volgens Heinkens niet meer zonder PinkWeb. “Ik moet er niet aan denken stukken te printen en in te binden, deze rapporten aan de klant te sturen, te moeten wachten op een akkoord en vervolgens aan instanties te versturen.”
“Handmatig gegevens invoeren doen we nauwelijks – alle pakketten zijn aan elkaar geknoopt” – Sandra Heinkens
Dergelijke vervelende klusjes behoren tot het verleden. Bovendien levert het tijdwinst op. Heinkens: “Het scheelt per aangifte gerust een kwartier. Op een dossier met verschillende bv’s gaat het om enkele uren per jaar.”Bij Green Accountants leveren ondernemers alles digitaal aan. Schoenendoosklanten kent het kantoor niet. “Waarom zouden we die tegemoetkomen? Ondernemers ontvangen de meeste facturen tegenwoordig digitaal. Bonnetjes kun je via een scan & herken-app digitaal naar de administratie sturen en weggooien. De technologie is er, waarom zou je die niet voor je laten werken?” Bovendien profiteert de klant zelf ook van geautomatiseerde processen. “We bieden een scherpe prijs. Via de PinkWeb-app kan de ondernemer zijn documenten inzien, ondertekenen en delen – overal. Op elk moment van de dag.”
Slimmigheidjes
Dankzij het veilige PinkWeb staan alle documenten overzichtelijk op één plek. Dat heeft als voordeel dat stukken nooit meer zoek zijn, maar ook dat de communicatie minder versplinterd is. Op veel kantoren zijn verschillende professionals met een dossier bezig. Vaak hebben zij elk hun eigen communicatielijntje met de klant. Als een collega ziek wordt, kan een aangifte bij deze persoon blijven liggen of het is onduidelijk waarover reeds is gecommuniceerd.
In PinkWeb zien medewerkers in één oogopslag wat de status is van verschillende aangiften en dossiers – of er nog een document ontbreekt of nog geen akkoord binnen is. Heinkens vindt dat PinkWeb vele “slimmigheidjes” heeft. “Elke klant krijgt een herinnering als een stuk nog niet is goedgekeurd. Ondernemers willen daarmee weleens wachten tot de 31e van de maand. Stel dat de btw-deadline in het weekend valt, dan sturen we met één druk op de knop een sms’je aan klanten, zodat zij hun btw-aangifte tijdig indienen.”
Geoliede machine
Voor kantoren kan het lastig zijn over te stappen naar een andere manier van werken, realiseert Heinkens zich. “Nieuwe software betekent meestal dat interne werkprocessen anders moeten worden ingericht. Op ons kantoor werken we vanaf het begin met vaste werkprotocollen, we vormen een geoliede machine.”
“Goede software kan jaarlijks uren schelen, kantoren zullen versteld staan van de tijdwinst” – Sandra Heinkens
De AA-accountant adviseert kantoren die een efficiencyslag willen maken eens kritisch te kijken naar de organisatie. “Vaak is een bepaalde manier van werken er ingesleten en lopen de processen zo ook wel. Maar goede software kan jaarlijks vele uren schelen. Ik denk dat kantoren daarvan versteld zullen staan.”
Tips voor meer efficiency
- Analyseer hoeveel uren je kunt besparen. Vraag een softwareleverancier naar de concrete tijdwinst.
- Neem klanten in één keer mee als je overstapt; maak geen uitzondering voor schoenendoosklanten. Help ze in het begin op weg.
- Is er weerstand binnen het team? Start met een groepje collega’s die graag willen vernieuwen en zet hen in als ambassadeur binnen de organisatie.
- Als je medewerkers overtuigd zijn van de nieuwe manier van werken, kunnen zij klanten overhalen stukken digitaal aan te leveren.
Pinkweb is leverancier van oplossingen voor accountants om veilig en efficiënt documenten uit te vragen, te delen en digitaal te (laten) ondertekenen. PinkWeb telt 40 medewerkers en is onderdeel van Visma.
Deze bijdrage komt uit de tweede editie van het AV-magazine met het thema ICT en Kengetallen. Dit magazine is verschenen in juni 2023. Zie: https://www.accountancyvanmorgen.nl/kennisdoc/av2-2023-ict-en-kengetallen/
Geef een reactie