Werkgever moet afgesproken loon betalen, schade foutieve urenregistratie niet verrekenbaar

Waar gaat deze zaak over?

De werknemer werkte van 1 september 2022 tot 1 mei 2023 bij de werkgever als stagiair. De werknemer en de werkgever zijn overeengekomen dat de werknemer tijdens zijn stage per maand een netto stagevergoeding van € 250 ontvangt. Na zijn stage is de werknemer voor bepaalde tijd in de functie van Software Developer in dienst getreden bij de werkgever van 1 mei 2023 tot 1 januari 2024. Zijn maandsalaris bedroeg € 2.300 bruto per maand exclusief vakantiebijslag. In de maanden juli en augustus 2023 heeft de werknemer onbetaald verlof genoten.

Vordering tot achterstallig loon

De werknemer heeft verschillende betalingen van de werkgever ontvangen. In totaal een bedrag van € 6.479 netto. Dit bedrag is volgens de werknemer veel te weinig. Volgens de werknemer had hij € 16.033,09 bruto aan loon en € 2.000 netto aan stagevergoeding moeten ontvangen.

In deze procedure vordert de werknemer dan ook het achterstallig loon, wettelijke verhoging en wettelijke rente over dit loon. De werknemer stelt daarnaast dat de bestuurders ook aansprakelijk zijn omdat zij bewust zijn loon niet hebben betaald.

Schade door foute urenregistratie

De werkgever voert aan dat de werknemer niet de volledig overeengekomen uren, 36 uur per week, heeft gewerkt en daarnaast zijn uren fout heeft geregistreerd. Door de foute registratie heeft de werkgever schade geleden. De werkgever vindt dat hij deze schade mag verrekenen met het loon van de werknemer.

Verplicht loon betalen, tenzij…

De werkgever is verplicht het overeengekomen loon te voldoen tijdig te voldoen. Ook als de werknemer de overeengekomen arbeid geheel of gedeeltelijk niet heeft verricht, moet de werkgever het overeengekomen loon betalen, tenzij het geheel of gedeeltelijk niet verrichten van de overeengekomen arbeid in redelijkheid voor rekening van de werknemer behoort te komen.

Overeengekomen loon betalen

In de arbeidsovereenkomst zijn partijen overeengekomen dat de werknemer vier keer negen uur per dag zou werken, dus in totaal 36 uur per week. Uitgangspunt is dat de werkgever die uren moet voldoen. Alleen als zou vast staan dat de werknemer de overeengekomen uren niet heeft gewerkt vanwege een reden die voor zijn rekening hoort te komen, hoeft de werkgever de uren niet uit te betalen. Van een dergelijke situatie is niet gebleken.

De werkgever stelt wel dat de werknemer veel minder uren heeft gewerkt, maar heeft dat onvoldoende onderbouwd.

Deugdelijke registratie arbeidstijden verplicht

In de wet is bepaald dat de werkgever verplicht is om een deugdelijke registratie van de arbeidstijden van de werknemer bij te houden. De werkgever heeft ervoor gekozen om deze taak uit te besteden aan de werknemers. Hij hanteert namelijk een systeem waarin de werknemers zelf worden geacht hun uren bij te houden. Op de mondelinge behandeling hebben partijen uitgelegd hoe het registratiesysteem werkt.

Elke minuut werken verantwoorden

Elke minuut die wordt gewerkt moet worden verantwoord. Dit gaat door het aanzetten van een timer. De werknemer heeft verklaard dat hij fouten heeft gemaakt bij het invullen van dit registratiesysteem en dat hij ook niet alle uren heeft geregistreerd. Koffie halen bij de automaat en bijvoorbeeld overleg over de stagiaires met zijn collega had hij ook moeten registreren, maar dat heeft hij niet gedaan. Bij een snelle wisseling van taken is het ook mis gegaan, denkt de werknemer.

Niet alle uren correct geregistreerd

De kantonrechter begrijpt uit deze toelichting dat niet alle uren die de werknemer op het werk aanwezig is geweest correct zijn geregistreerd of declarabel zijn verantwoord. Dat betekent echter nog niet dat de uren die de werknemer op de werkplek aanwezig is geweest niet als werktijd kan gelden die conform afspraak beloond moet worden.

Actief sturen op invulling werktijd

Het door de werkgever gehanteerde urenregistratiesysteem (waarbij de werknemer wordt geacht zijn uren bij te houden) ontslaat de werkgever niet van zijn eigen verantwoordelijkheid een deugdelijke registratie van de arbeidstijden van de werknemers bij te houden en actief te sturen op de invulling van de werktijd door de werknemers als dat te wensen over zou laten.

De werkgever was zich hier kennelijk van bewust want de werkgever heeft in artikel 8 lid 3 van de arbeidsovereenkomst met de werknemer opgenomen dat de werknemer die te weinig uren heeft gedraaid daarop wordt gewezen en de mogelijkheid krijgt om deze in de volgende week in te halen. Dat de werkgever zich deze verantwoordelijkheid heeft aangetrokken is echter niet gebleken.

Onvoldoende bewijs

De werkgever heeft weliswaar onderbouwd met e-mail- en appberichten dat de werknemer meermalen te laat op zijn werk is verschenen, maar de werknemer heeft daarover verklaard dat hij de daardoor gemiste tijd dezelfde dag of de dagen daarna heeft ingehaald. De werkgever heeft naar aanleiding daarvan slechts verwezen naar het door de werknemer ingevulde urenregistratiesysteem dat niet als voldoende bewijs kan gelden.

Min-uren in mindering brengen

De werkgever heeft in de arbeidsovereenkomst met de werknemer ook opgenomen dat hij gerechtigd is min-uren in mindering te brengen op het overeengekomen loon als de werknemer gemiste uren niet binnen een week daarna zou inhalen. Dat kan hij volgens artikel 8 lid 3 echter pas doen als hij de werknemer daarop heeft gewezen. De werkgever stelt weliswaar dat te hebben gedaan, maar dit is niet aannemelijk geworden.

De algemene mail van 25 november 2023 aan drie medewerkers, waaronder ook de werknemer , met de mededeling dat zij zich niet serieus aan de tijden houden is hiervoor onvoldoende.

Verklaring te weinig uren gewerkt en werken moeten inhalen

In de door de werkgever overgelegde verklaring staat dat de werknemer vaak te weinig uren had gewerkt en dat hij deze dan later moest inhalen, maar dat hij dit niet altijd deed. In die verklaring staat echter niet concreet wanneer dat is geweest, om hoeveel uur het zou gaan en dat er een duidelijke mededeling is gedaan dat loon zou worden ingehouden als de werknemer de uren niet binnen een week in zou halen. Bij de mondelinge behandeling heeft bestuurder 3 daarnaast verklaard dat hij daar destijds ook niet te moeilijk over wilde doen en nooit heeft gezegd dat deze uren op het loon zouden worden ingehouden.

De overgelegde e-mail van 4 maart 2024 waarin de werkgever stelt dat hij de werknemer maandelijks mondeling heeft doorgegeven dat hij zijn uren goed moet bijhouden dateert van na het dienstverband en de inhoud ervan wordt door de werknemer betwist.

De conclusie is dan ook dat niet gebleken is van omstandigheden die maken dat de werkgever niet gehouden is het overeengekomen te voldoen.

Loon niet verrekenen met eventuele schade

De werkgever stelt verder dat zij het loon van de werknemer mocht verrekenen met de schade die zij heeft geleden als gevolg van de foute registratie van werkzaamheden door de werknemer. Verrekening van het loon mag alleen als er sprake is van opzettelijk of bewust roekeloos handelen van de werknemer. Daarvan is in dit geval geen sprake.

Opzettelijk of bewust schade willen toebrengen, niet aangetoond

De kantonrechter heeft bij de mondelinge behandeling begrepen dat de werkgever veel van de werknemer verwachtte. Hij had stage gelopen bij de werkgever en was net klaar met zijn opleiding. Vervolgens mocht hij aan de slag met het ontwikkelen van software. De professionals waarmee hij samenwerkte waren alleen online aanwezig en naast zijn inhoudelijke werkzaamheden moest hij samen met zijn collega, die ook net van de opleiding kwam, veel stagiaires (in ieder geval 8) aansturen. In die omstandigheden is voorstelbaar dat de werknemer bij het invullen van het urenregistratiesysteem fouten heeft gemaakt en onzorgvuldig is geweest. Dat de werknemer door de wijze van urenregistratie en te laat komen (en te weinig werken (dat niet is komen vast te staan)) opzettelijk of bewust schade heeft willen veroorzaken volgt daar niet uit.

Voor rekening werkgever

Als de werkgever door het onjuist uitvoeren en registreren van werk schade heeft geleden doordat anderen het werk van de werknemer moesten doen of herstellen is een omstandigheid die ziet op disfunctioneren van een werknemer. Dat niet alleen niet goed is onderbouwd, maar bovendien niet aan de strenge eis van artikel 7:632 voldoet en dus voor rekening van de werkgever als werkgever moet blijven. De werkgever mocht dan ook geen loon verrekenen of inhouden.

De conclusie is dan ook dat de verweren van de werkgever niet opgaan. Hij moet de werknemer dus nog het overeengekomen loon betalen. De werkgever heeft de hoogte van het door de werknemer gevorderde loon van € 16.033,09 bruto (inclusief vakantiebijslag) verder niet weersproken. Het door de werknemer gevorderde loon wijst de kantonrechter dan ook toe.

Wettelijke verhoging

Naast zijn loon heeft de werknemer wettelijke verhoging over dit loon gevorderd van € 8.016,55 bruto. de werkgever heeft verzocht om matiging van de wettelijke verhoging. Hij heeft echter geen feiten en omstandigheden aangevoerd op grond waarvan deze matiging gerechtvaardigd zou zijn. De kantonrechter ziet verder ook geen aanleiding om de wettelijke verhoging te matigen en deze wordt dan ook toegewezen zoals gevorderd.

Wettelijke rente

De werknemer heeft wettelijke rente gevorderd over het totale loonbedrag vanaf 1 mei 2023. Op 1 mei 2023 was het gehele loon echter nog niet verschuldigd. Subsidiair heeft de werknemer rente gevorderd vanaf 5 juni 2024. Dit is de datum waarop de gemachtigde van de werknemer de werkgever heeft aangemaand. Toen was het loon wel opeisbaar. De wettelijke rente wijst de kantonrechter dan ook vanaf 5 juni 2024 toe. Ook de wettelijke rente over de wettelijke verhoging is vanaf die datum toewijsbaar.

Loonspecificaties verstrekken

De vordering tot het afgeven van een loonspecificatie waarop de bruto/nettobetalingen zijn gespecificeerd zijn toewijsbaar. De werknemer heeft gevorderd een dwangsom te bepalen voor het geval de werkgever de specificaties niet afgeeft. Deze dwangsom wordt toegewezen aangezien de werknemer nog nooit een loonspecificatie heeft ontvangen. De kantonrechter ziet aanleiding om de termijn voor het verstekken van de loonspecificatie op 14 dagen te stellen. De dwangsom wordt vastgesteld op € 100 per dag vanaf de vijftiende dag na dit vonnis, met een maximum van € 2.000.

Rechtbank Midden-Nederland, 19 maart 2024, ECLI:NL:RBMNE:2025:1400