Voor de salarisadministratie betekent dit vooral: het tijdig herkennen van de einddatum, het voorkomen van onbedoelde doorbetaling en het correct verwerken van een eventuele aanzegvergoeding in de loonrun.
In dit artikel lees je wanneer de aanzegplicht geldt, wanneer niet, wat de financiële gevolgen zijn en hoe je hier mee omgaat.
Wat is de aanzegplicht?
De aanzegplicht is de wettelijke verplichting om een werknemer met een tijdelijk contract van 6 maanden of langer op tijd schriftelijk te informeren over het al dan niet voortzetten van de arbeidsovereenkomst. Dit staat in artikel 7:668 BW. Het doel is dat de werknemer tijdig duidelijkheid heeft over de voortzetting van het dienstverband.
De aanzegging moet uiterlijk 1 maand vóór het einde van het contract gebeuren. Dit geldt zowel als je stopt als wanneer je verlengt. Bij verlenging moet je ook aangeven onder welke voorwaarden het contract wordt voortgezet.
Praktisch gezien is dit een contractmoment dat vaak direct samenhangt met salarisverwerking: je wilt vóór de einddatum helder hebben of de werknemer uit dienst gaat (eindafrekening) of doorloopt (nieuwe contractperiode, mogelijk nieuwe voorwaarden).
Wanneer geldt de aanzegplicht niet?
De aanzegplicht geldt niet in de volgende situaties:
- Het tijdelijke contract duurt korter dan 6 maanden.
- De einddatum staat niet op een kalenderdatum (bijvoorbeeld een contract “voor de duur van een project”).
- Er is sprake van een arbeidsovereenkomst met uitzendbeding.
- Het contract volgt op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd die niet rechtsgeldig is beëindigd en daarom op grond van de Ragetlie-regel moet worden opgezegd. De Ragetlie-regel beschermt werknemers die hun vaste contract omzetten in een tijdelijk contract.
Wat gebeurt er als je de aanzegplicht niet nakomt?
Als je niet aanzegt of te laat aanzegt, kan de werknemer een aanzegvergoeding claimen. Die vergoeding is gelijk aan:
- Maximaal 1 maandsalaris als je helemaal niet hebt aangezegd, of
- Een evenredig deel van 1 maandsalaris als je te laat bent (naar rato van het aantal dagen te laat).
De werknemer moet die vergoeding binnen 3 maanden na de einddatum opeisen via de kantonrechter. Dat is een vervaltermijn.
Voor de salarisadministratie is dit relevant omdat de aanzegvergoeding in de praktijk vaak als losse nabetaling wordt verwerkt. Zorg dat je intern een vaste route hebt: wanneer HR of de leidinggevende meldt dat er te laat is aangezegd, wil je direct weten hoeveel dagen te laat, wat het relevante maandloon is en in welke periode je dit uitbetaalt.
Praktijkvoorbeeld
Een werknemer heeft een tijdelijk contract dat afloopt op 31 december. Je stuurt op 20 december schriftelijk dat het contract niet wordt verlengd. Dat is 20 dagen te laat, dus de werknemer heeft recht op een vergoeding van 20 dagen loon.
Aanzegplicht werkbaar maken in je processen
Je voorkomt gedoe door de aanzegplicht niet alleen “juridisch” te regelen, maar ook procesmatig.
- Zet de einddatum en aanzegdatum als vaste controle in je contractoverzicht
Einddatum plus automatische reminder op “min 1 maand” voorkomt dat het bij drukte wordt gemist. - Leg vast wat als ‘schriftelijk’ wordt geaccepteerd
Een brief is duidelijk, maar e mail kan ook werken als aantoonbaar is dat deze is verzonden en ontvangen. Consistentie is hier belangrijk. - Zorg dat verlenging meteen de voorwaarden bevat
Bij verlenging moet je niet alleen “ja” zeggen, maar ook de voorwaarden noemen. Denk aan looptijd, uren, functie of salaris als dat wijzigt. - Maak 1 eigenaar voor het signaal naar payroll
Bijvoorbeeld: HR geeft door “contract stopt of verlengt”, inclusief datum en eventuele voorwaarden. Zo voorkom je dat payroll pas bij de loonrun ontdekt dat iets had moeten gebeuren. - Heb een vaste aanpak voor aanzegvergoeding
Als het misgaat: bepaal direct het aantal dagen te laat, het relevante maandloon en zet dit klaar als aparte looncomponent om fouten in de verwerking te voorkomen.
Wat Pascal AI voor jou kan betekenen
Leg je casus voor in Pascal-AI en krijg binnen enkele seconden een helder antwoord, met verwijzingen naar relevante cao en wetgeving. Zo kun je sneller en zekerder richting je klant handelen. Maak nu een gratis een proefaccount aan via onze website.
Geef een reactie