Je hebt een cliënt zorgvuldig gescreend bij onboarding, het dossier compleet gemaakt en het risicoprofiel vastgelegd. Maar wat gebeurt er daarna? Veel accountantskantoren weten dat monitoring van cliënten nodig is, maar hebben onvoldoende zicht op welke wijzigingen daadwerkelijk impact hebben op het risicoprofiel van een cliënt. Daardoor blijven belangrijke signalen soms onopgemerkt, totdat een periodieke review of een toetsing laat zien dat een dossier niet meer actueel is. En dan ben je te laat.
In onze eerdere blogs gingen we in op waarom onboarding alleen niet voldoende is voor Wwft-compliance en hoe je doorlopend cliëntenonderzoek beheersbaar en schaalbaar inricht. In dit blog kijken we naar de volgende stap: welke risico’s moet je als accountant eigenlijk continu monitoren?
Een cliënt die gisteren laag risico was, kan vandaag een verhoogd risico vormen
Cliëntrisico’s veranderen continu. Tijdens een klantrelatie kunnen er allerlei zaken wijzigen die impact hebben op het risicoprofiel van een organisatie of persoon. Juist daarom verwacht de Wwft dat je cliënten niet alleen onderzoekt bij acceptatie. Ook gedurende de klantrelatie moet je alert blijven op relevante wijzigingen. Deze risico’s moet je als accountant continu volgen:
- cliëntrisico’s
- geografische risico’s
- product- en bedrijfsactiviteitenrisico’s
- transactierisico’s
Cliëntrisico’s
Voor accountants vormen cliëntrisico’s vaak de belangrijkste categorie binnen doorlopende monitoring. Deze risico’s hebben namelijk direct invloed op de actualiteit van het cliëntdossier en kunnen aanleiding zijn voor aanvullende checks. Denk aan wijzigingen in sanctie- en PEP-status, adverse media, UBO’s en bestuurders, organisatiestructuren en faillissementen.
Sanctierisico’s
Door geopolitieke ontwikkelingen veranderen sanctielijsten voortdurend. Een cliënt die vandaag geen risico vormt, kan morgen ineens direct of indirect verbonden zijn aan een gesanctioneerde partij.
Voor accountantskantoren is het belangrijk om dit soort wijzigingen snel te signaleren. Niet alleen omdat dit gevolgen kan hebben voor de zakelijke relatie, maar ook omdat je moet kunnen aantonen dat je sanctierisico’s tijdig hebt beoordeeld.
Daarbij gaat het niet alleen om directe sanctiehits. Ook indirecte betrokkenheid via UBO’s, bestuurders of gelieerde organisaties kan impact hebben op je risicobeoordeling.
PEP-status en adverse media
Ook de status van bestuurders en UBO’s kan gedurende de klantrelatie veranderen. Een bestuurder die bij onboarding geen verhoogd risico vormde, kan later alsnog als PEP worden aangemerkt. Daarnaast kunnen negatieve mediaberichten aanleiding geven om een dossier opnieuw te beoordelen. Denk bijvoorbeeld aan berichtgeving over fraudeonderzoeken, witwaszaken, corruptieverdenkingen en negatieve publiciteit rondom bestuurders en organisaties.
Dit soort signalen betekenen niet automatisch dat een cliëntrelatie beëindigd moet worden. Maar ze vragen wél om een nieuwe risicobeoordeling en mogelijk aanvullende maatregelen.
UBO- en bestuurderswijzigingen
Als een UBO of het bestuur wijzigt, is een herbeoordeling verplicht. Een wijziging in de UBO-structuur of bestuur heeft namelijk vaak directe impact op het klantbeeld.
Nieuwe uiteindelijk belanghebbenden of bestuurders kunnen andere risico’s met zich meebrengen dan oorspronkelijk beoordeeld. Zeker als er sprake is van complexe eigendomsstructuren, buitenlandse entiteiten of wijzigingen in zeggenschap.
Geografische en bedrijfsactiviteitenrisico’s
Niet alleen personen veranderen. Ook activiteiten en vestigingslocaties kunnen impact hebben op het risicoprofiel. Denk aan:
- activiteiten uitbreiden naar een hoogrisicoland
- een buitenlandse vestiging openen
- nieuwe bedrijfsactiviteiten (SBI-codes)
Daardoor kan een cliënt die oorspronkelijk als laag risico werd geclassificeerd alsnog een aanvullende beoordeling vereisen.
Vooral bij internationaal opererende organisaties of organisaties met complexe structuren is het belangrijk om deze wijzigingen tijdig te signaleren.
Transactierisico’s
Naast cliëntrisico’s spelen ook transactierisico’s een belangrijke rol binnen de Wwft. Denk aan:
- ongebruikelijke/verdachte transacties
- afwijkende betaalstromen
- transacties die niet passen bij het verwachte klantprofiel
Hoewel transactiemonitoring niet binnen de scope van cliëntmonitoring valt, hangen beide onderwerpen nauw met elkaar samen.
Een wijziging in het cliëntprofiel kan aanleiding zijn om transacties kritischer te beoordelen. Andersom kunnen opvallende transacties aanleiding zijn om het cliëntdossier opnieuw tegen het licht te houden.
Waarom accountants deze signalen vaak missen
Wat je moet monitoren, is in de basis best overzichtelijk. Toch blijkt de uitvoering ervan in de praktijk vaak complex. Dat komt vooral doordat de informatie die je nodig hebt verspreid staat over verschillende bronnen, zoals:
- handelsregisters
- sanctielijsten
- PEP-lijsten
- nieuwsbronnen
- UBO-registers
Veel accountantskantoren volgen wijzigingen nog handmatig via losse checks of tijdens periodieke reviews. De kans dat je dan iets mist, is best groot. Daarnaast kosten handmatige checks veel tijd en is de audit trail vaak beperkt. Zeker wanneer wijzigingen plaatsvinden tussen periodieke reviews door.
Event-driven monitoring: altijd een actueel cliëntdossier
Steeds meer accountantskantoren kiezen daarom voor event-driven monitoring, ook wel perpetual KYC (pKYC) genoemd. Hiermee ontvang je automatisch een melding zodra er iets verandert bij een cliënt.
Met een KYC workflowtool zoals de KYC.app blijf je automatisch op de hoogte van wijzigingen in onder andere:
- organisatiestructuren
- UBO’s
- bestuurders
- negatieve berichtgeving
- sanctiestatussen
Zo kun je wijzigingen direct beoordelen, vastleggen en waar nodig aanvullende maatregelen nemen.
Daarmee verschuift monitoring van een handmatige activiteit naar een structureel onderdeel van het complianceproces.
Relevante risico’s automatisch monitoren met de KYC.app?
Met de KYC.app ontvang je realtime alerts bij belangrijke wijzigingen binnen je cliëntenportefeuille. Zo houd je dossiers actueel, bespaar je tijd en werk je aantoonbaar compliant.
Geef een reactie