Risico’s wachten niet op je volgende dossiertoetsing

In eerdere blogs beschreven we waarom onboarding alleen niet voldoende is voor Wwft-compliance en welke risico’s je tijdens de klantrelatie moet monitoren. Maar hoe zorg je er als accountantskantoor voor dat je die risico’s ook daadwerkelijk op tijd signaleert?

Daar komt event-driven monitoring om de hoek kijken. Een essentieel onderdeel van doorlopend cliëntenonderzoek dat ervoor zorgt dat je relevante wijzigingen niet pas ontdekt tijdens een periodieke review, samenstelopdracht of dossiertoetsing, maar direct wanneer ze plaatsvinden.

Waarom periodieke reviews alleen niet voldoende zijn

Periodieke reviews zijn een belangrijk onderdeel van cliëntenonderzoek. Ze vormen een vast moment waarop je het volledige cliëntdossier opnieuw beoordeelt en toetst of het risicoprofiel nog aansluit bij de actuele situatie.

Maar periodieke reviews zijn slechts momentopnames. Risico’s ontwikkelen zich niet volgens een vaste planning. Juist daarom wil je niet alleen weten hoe een cliënt ervoor staat tijdens een review, maar ook wat er tussen die reviewmomenten gebeurt.

Wat is event-driven monitoring?

Daar komt event-driven monitoring, ook wel perpetual KYC (pKYC) om de hoek kijken. Dit betekent dat je automatisch op de hoogte wordt gehouden als er iets verandert bij een zakelijke relatie. Denk bijvoorbeeld aan:

• een wijziging in bestuur of UBO-structuur
• een nieuwe PEP-status
• een sanctiehit
• negatieve berichtgeving
• een faillissement
• wijzigingen in bedrijfsactiviteiten of organisatiestructuur

Stel: een bestuurder van een bestaande cliënt wordt als PEP aangemerkt. Zonder event-driven monitoring ontdek je die wijziging mogelijk pas tijdens de volgende periodieke review. Met event-driven monitoring ontvang je direct een alert en kun je beoordelen of aanvullende maatregelen nodig zijn.

Zo voorkom je dat belangrijke wijzigingen maandenlang onopgemerkt blijven en je cliëntdossier niet meer aansluit op het actuele risicoprofiel.

Waarom event-driven monitoring noodzakelijk is voor accountants

Van accountantskantoren wordt verwacht dat zij risico’s tijdig signaleren, beoordelen en aantoonbaar vastleggen. Zeker bij grotere cliëntportefeuilles is het lastig om relevante wijzigingen handmatig bij te houden.

Daarvoor zou je voortdurend verschillende bronnen moeten raadplegen, zoals:

• handelsregisters
• sanctielijsten
• PEP-lijsten
• nieuwsbronnen
• UBO-registers

Dat leidt tot veel handmatig werk, foutgevoeligheid, gemiste signalen, inconsistente opvolging en een beperkte audit trail.

Daarom is automatische signalering geen luxe, maar een essentieel onderdeel van doorlopend cliëntenonderzoek. Event-driven monitoring sluit daar naadloos op aan.

Wat levert event-driven monitoring op?

Event-driven monitoring helpt accountantskantoren om sneller, efficiënter en consistenter met cliënt­risico’s om te gaan. De belangrijkste voordelen zijn:

• Direct inzicht in relevante wijzigingen

Je bent realtime op de hoogte van veranderingen binnen je cliëntportefeuille en voorkomt dat je daar pas achter komt bij een volgende geplande review.

• Minder handmatig werk

Event-driven monitoring vermindert het aantal handmatige controles aanzienlijk, waardoor er meer tijd overblijft voor risicobeoordeling, opvolging en klantwerk.

• Snellere opvolging

Je kunt direct beoordelen of aanvullende actie nodig is, bijvoorbeeld een herbeoordeling van het risicoprofiel of aanvullende documentatie in het dossier.

• Actuele cliëntdossiers

Je risicobeoordeling sluit beter aan op de actuele situatie van je cliënt.

• Een betere audit trail

Signalen, beoordelingen en acties leg je gestructureerd vast. Daarmee kun je beter aantonen welke wijzigingen zijn beoordeeld en welke opvolging heeft plaatsgevonden.

Met event-driven monitoring besteed je minder tijd aan het zoeken naar informatie en meer tijd aan het beoordelen van risico’s.

Zo werkt event-driven monitoring in de KYC.app

Met een KYC workflowtool zoals de KYC.app wordt event-driven monitoring onderdeel van je vaste compliance proces.

Je voegt cliënten toe aan automatische monitoring en de KYC.app controleert vervolgens automatisch relevante databronnen. Zodra er een wijziging plaatsvindt, ontvang je direct een melding. Denk aan een nieuwe UBO die wordt geregistreerd, een bestuurder die wijzigt, een cliënt die negatief in het nieuws komt, een sanctiestatus die verandert of een PEP-status die is gewijzigd.

Op basis van dat signaal beoordeel je wat de impact is op het risicoprofiel van je cliënt. Eventuele vervolgstappen leg je vervolgens vast in het dossier.

Van reactief naar proactief compliancebeheer

Doorlopend cliëntenonderzoek draait niet alleen om het uitvoeren van periodieke reviews. Het draait om het tijdig herkennen van veranderingen die impact hebben op het risicoprofiel van je cliënten.

Event-driven monitoring helpt je om die veranderingen direct te signaleren, zodat je sneller kunt handelen en beter onderbouwde beslissingen kunt nemen. Zo verschuift compliance van reactief naar proactief risicobeheer én houd je doorlopend cliëntenonderzoek beheersbaar en schaalbaar.

Ervaar hoe event-driven monitoring in de praktijk werkt

Met de KYC.app ontvang je automatisch alerts bij relevante wijzigingen binnen je cliëntportefeuille. Zo houd je grip op cliënt­risico’s, bespaar je tijd op handmatige controles en houd je cliëntdossiers makkelijker actueel.