De discussie over SBR is al dik tien jaar oud en nu komt SBR echt van de grond. Dit jaar moeten micro-entiteiten en kleine ondernemingen hun jaarrekening in SBR aan de KvK rapporteren. Volgend jaar zijn ook de middelgrote ondernemingen aan de beurt. ‘Dat wordt ingewikkelder dan de rapportage over micro en klein,’ zo stelt Vera van Dijk van BDO in gesprek met Accountancy Vanmorgen.
Wat is er nu verplicht?
‘Nu zijn kleine ondernemingen en micro-entiteiten voor boekjaar 2016 verplicht om hun jaarrekening in SBR te deponeren bij de KvK. De jaarrekening over 2015 mag nog op papier. Daar zijn veel kantoren deze maand nog mee bezig. Daarna mag er alleen nog maar in SBR worden gerapporteerd.
Vanaf boekjaar 2017 zijn ook de middelgrote ondernemingen aan de beurt. Dat wordt ook heel spannend. Maar dat speelt pas in 2018.
Voor middelgroot heb je dus nog 11 maanden de tijd om het te regelen. Voor klein en micro moet je eigenlijk nu klaar zijn.
Je hebt wel een uitwijkmogelijkheid. De kleine ondernemer kan ook zelf inloggen bij de portal van de KvK en vervolgens handmatig zijn jaarrekening invoeren. Dat is voor klein en micro wel te doen. Het is kopiëren en plakken. Wel een beetje knullig. Hoeft niet meer dan een half uur te duren. Als kantoor kun je dit natuurlijk ook voor de klant doen, maar dan heb je wel weer zijn inlog en DIGID nodig. Handig is dat allemaal niet, en vaktechnisch is het maar de vraag of dit mag.
Kan dat ook anders geregeld worden?
‘Natuurlijk. Het is veel mooier om dit via een algemene machtiging te regelen zodat je system-to-system kunt rapporteren. Het kantoor moet dan wel een lijntje hebben met Digipoort en een organisatiecertificaat hebben. Technisch is dat allemaal geen issue, het zijn geen dure oplossingen, mits je maar de juiste software in huis hebt. Het wordt lastig wanneer de software niet goed werkt, of wanneer de koppelingen met KvK e.d. niet goed werken. Daarnaast wordt het lastiger wanneer bij middelgrote ondernemingen ook een SBR accountantsverklaring verzonden moet worden.’
Waar kan dat aan liggen: je computer, de software, digipoort, de KvK?
‘Het kan allemaal. Software die niet klaar is, taxonomieën die niet stabiel zijn, jaarlijks vinden hierin aanpassingen plaats. Dat laatste is een probleem dat in zekere zin door Logius wordt veroorzaakt. Zij beheren de taxonomie en dit jaar kwam deze pas laat in definitieve vorm beschikbaar. Dat geeft problemen omdat de softwareleveranciers hun software in zeer korte tijd moeten aanpassen, we hebben het dan over de periode eind november- begin januari. Nauwelijks anderhalve maand doorlooptijd.’
Kun je een voorbeeld geven?
‘Bij de jaarrekening van een kleine onderneming moet je een verloopoverzicht tonen van het eigen vermogen. Dat is een tabel met de koppen: aandelenkapitaal, overige reserves, wettelijke reserves, enz. In de eerste linker kolom staan de soorten mutaties, bijvoorbeeld aandelenemissie, interim dividend, enz. Dat betekent dat je de daarbij behorende bedragen heel precies moet invullen, omdat dat heel nauw luistert. De techniek daarachter is complex, zowel voor het opstellen als het weer leesbaar maken ervan. Dat is ook een probleem dat een accountant zelf niet kan oplossen, dit moet in software goed geregeld zijn. Tenzij hij werkt met een applicatie als XBRL-reports, dan kun je alles zelf definiëren in Excel. Maar dat moet je als accountant niet willen. Dat is niet geschikt wanneer je duizenden jaarrekeningen per jaar moet verzorgen.’
Wat moet je binnen je kantoor zelf doen?
‘Dat is niet anders dan normaal. Het is regulier werk en de software kan de meeste vragen wel oplossen. Je moet wel je klant meenemen, het rapport ziet er iets anders uit en het proces van indienen verloopt anders. Tenzij jouw klant zelf de gegevens inklopt, moet je het wel juridisch zo regelen dat jij de cijfers van zijn onderneming mag opstellen, dat hij ze goedkeurt en dat jij van hem toestemming hebt om zijn cijfers naar de KvK te sturen. Dat kun je technisch ingewikkeld in ICT-procedure via een portal regelen. Maar dat is nog best wel complex met autorisaties. Je kunt ook van tevoren schriftelijk afspreken dat je als kantoor – na goedkeuring van de cijfers door de ondernemer – de digitale rapportage naar de KvK verstuurd. Je maakt het jezelf moeilijker wanneer je dit allemaal via de portal wil regelen. Je kan het simpel maken met een briefje.’
Wat is het probleem?
‘Zonder in technische details te treden, Het wordt complex ten aanzien van de datum van vaststelling van de jaarrekening. Deze moet worden toegevoegd nadat een SBR accountantsverklaring verstrekt is en verbonden is aan de SBR jaarrekening. De accountantsverklaring moet in tact blijven terwijl het instance document van de jaarrekening gewijzigd moet worden. Dat kun je technisch wel weer ondervangen, maar is best ingewikkeld om dit in je portal goed te regelen. Bij micro en klein heb je daar nog geen last van, maar wanneer straks de middelgrote ondernemingen ook via SBR rapporteren moet dat wel opgelost zijn. Dan kan zo’n accountantsverklaring niet meer gewijzigd worden. De accountantsverklaring moet dan onlosmakelijk verbonden zijn, en blijven, aan zo’n stuk.
Bij kleine ondernemingen kunnen kantoren dit heel pragmatisch oplossen. “Klant geef even aan wanneer jij je jaarrekening vaststelt. Ik vul dat in en dan zet ik de jaarrekening klaar op de portal en dan hoef jij alleen te zeggen: ik keur het goed en dien maar in namens mij.”
Technisch heb je het proces dan wel okee. Maar met middelgroot, kom je daar niet mee weg. Een ondertekend briefje in het dossier: “jij mag dit doen,” is veel makkelijker.’
Is dat het enige probleem?
‘De taxonomie verandert nog steeds ieder jaar en is dus niet constant. Dan kom je gekke dingen tegen zoals een foutmelding die we niet konden traceren. De software was okee, ingericht volgens de documentatie van de KvK, maar uiteindelijk bleek dat die KvK-documentatie op een specifiek punt niet in orde was. Het zoeken naar een fout is dan wel een speld in een hooiberg. Een ander praktisch probleem dat we tegenkwamen is het gebroken boekjaar. Welke taxonomie moet je dan gebruiken?
Hoe regel je als kantoor de SBR-stroom?
‘Iemand moet echt in de gaten houden hoe het verzenden naar de KvK verloopt en of zo’n stuk goed aankomt. Als het goed is, krijg je binnen een uur een bevestiging van de verzending. Je krijgt dan ook een PDF terug met daarin de verstuurde jaarrekening. Ziet die eruit zoals jij het bedoelde? Dat is een belangrijke check. Wanneer je binnen een uur geen reactie krijgt is er meestal wat aan de hand. Dan krijg je wel een rapportage terug met allerlei foutmeldingen, waardoor je kunt achterhalen waar het in het proces mis is gegaan. Wij hebben het zo ingericht dat alle SBR-verzendingen naar de KvK langs onze SBR-helpdesk lopen. Zij controleren vooraf en draaien ook een PDF uit ter controle. Pas als het daar goed is gaat het document naar de KvK. Zij bewaken ook de afhandeling en volgen foutmeldingen op.
Binnen een klein kantoor moeten en kunnen mensen dit ook zelf doen. In de instance staat een emailadres. De KvK stuurt een bevestiging met een PDF naar dat e-mailadres. Dan weet je dat het goed gegaan is.’
Komt het allemaal goed?
‘Voor een deel zijn er aanloopproblemen. Het feit dat de taxonomieën ieder jaar nog steeds fors wijzigen blijft echter wel een probleem. De keten is zo sterk als de zwakste schakel. Daar moeten alle partijen: Logius, KvK, softwareleveranciers zich van bewust zijn. Maar het gaat zeker wel goed komen. We hebben nu ervaring opgedaan met klein en micro. Wanneer we redelijk stabiele taxonomieën hebben en de softwareleveranciers dat aankunnen dan komt het goed. De belofte blijft nog steeds: efficiëntere processen, eenduidige data binnen: onderwijs, woningstichtingen, vastgoed, enz. enz.
Volgend jaar komen de middelgrote ondernemingen erbij en dan hebben we waarschijnlijk wel weer andere problemen en over een paar jaar roepen we: Waar maakten we ons druk over.’
Geef een antwoord