Of het nu aan een klant is of aan een collega: als accountant geef je geregeld feedback. Dit vraagt om een zorgvuldige voorbereiding, want door een verkeerde aanpak kan de goed bedoelde feedback averechts uitpakken. Daarom 7 veel voorkomende valkuilen en tips om dit te voorkomen.
Een accountant wordt steeds meer sparringpartner en adviseur. Daardoor wordt het belang van soft skills steeds groter. In een serie artikelen laten we diverse praktische vaardigheden de revue passeren. Eerder zoomden we in op de do’s en don’ts van onderhandelen, het opzetten van een gelikte presentatie, en het voeren van een goed gesprek.
Feedback geven is niet altijd makkelijk. Hoe geef je kritiek zonder een ander voor het hoofd te stoten? En hoe zorg je ervoor dat je gesprekspartner ook echt iets gaat doen met jouw commentaar?
Valkuil 1: uitstellen
Ben je ergens ontevreden over, krop dit dan niet op, maar uit het zo snel mogelijk. Anders ontneem je de ander de kans om zich te verbeteren. Bovendien loop je het risico dat de ander niet meer weet waar je het over hebt.
Het is ook verstandig om te doseren. Kom je met een hele lading kritiek ineens, dan zal de ander geneigd zijn zich hiervoor af te sluiten. Heb je een leidinggevende positie, plan dan regelmatig gesprekken in en stel je ook open voor kritiek op jouw functioneren. Zo creëer je een open sfeer.
Valkuil 2: slechte timing
Kies het tijdstip waarop je feedback geeft zorgvuldig uit. Doe het niet midden in een drukke vergadering of vlak voor je collega een belangrijke bespreking in gaat, maar neem er de tijd voor. Geef ook geen feedback als je emotioneel of geïrriteerd bent. De kans is dan groot dat je je kritiek niet goed onder woorden brengt. Leid het gesprek ook goed in: stel je gesprekspartner eerst op zijn gemak, zodat hij meer open zal staan voor kritiek.
Valkuil 3: de man in plaats van de bal
Of je de ander wel of niet aardig vindt, is niet relevant bij het geven van feedback. Het moet om de inhoud gaan. Beschrijf helder welke acties of welk gedrag naar jouw idee voor verbetering vatbaar zijn. Geef concrete voorbeelden, zodat de ander kan begrijpen wat je bedoelt. Beschrijf ook wat het effect van de gedragingen op jou zijn.
Valkuil 4: de ander geen ruimte geven
Een gesprek is geen eenrichtingsverkeer. Geef je gesprekspartner de kans om te reageren en luister naar wat hij of zij te zeggen heeft. Vraag ook tussendoor om een reactie (‘Wat vind jij hiervan?’)
Valkuil 5: kritiek verpakken in complimenten
Om de ander niet voor het hoofd te stoten, hebben we de neiging het gesprek te starten en te eindigen met complimenten. Dit leidt ertoe dat de boodschap ondergesneeuwd kan raken. Houd daarom duidelijk het doel van het gesprek voor ogen.
Dit betekent niet dat je nooit complimenten moet geven. Integendeel: door ook regelmatig positieve opmerkingen te plaatsen, vergroot je de kans dat de ander open staat voor kritiek. Houd alleen wel de momenten waarop je kritiek en complimenten geeft gescheiden.
Valkuil 6: de verkeerde woorden
Superlatieven als ‘altijd’ of ‘nooit’ werken averechts. Je kunt beter concrete voorbeelden noemen (‘gisteren’, ‘vorige week’). Spreek ook in de ik-vorm. ‘Ik vind het niet prettig als de cijfers laat worden aangeleverd’ klinkt minder aanvallend dan: ‘U levert de cijfers altijd te laat aan.’ Ook woorden als ‘misschien’ of ‘een beetje’ zijn niet effectief. Je komt aarzelend over, waardoor de kans groot is dat de ander jouw kritiek terzijde schuift.
Valkuil 7: alleen het probleem neerleggen
Feedback is bedoeld om zaken te veranderen. Geef niet alleen kritiek, maar ook tips en denk mee over oplossingen. De kans is dan groter dat er ook daadwerkelijk iets met jouw feedback gebeurt. En daar was het uiteindelijk om begonnen.
Geef een antwoord