Vaak wordt gedacht dat digitaliseren niet is weggelegd voor kleinere accountants- of administratiekantoren. Laat staan voor eenpitters. Joost van Hoof is het levende bewijs dat dit wel het geval is. Als eenpitter heeft hij direct vanaf de start van zijn kantoor ingezet op een digitale werkwijze. In de tweede aflevering van de Exact Spod On podcast voor accountants vertelt hij over zijn digitale deurbeleid, hoe automatisering de basis voor zijn verdienmodel vormt en hoe hij nieuwe klanten met succes digitaal opvoedt. Luister de podcast, of scroll verder voor het artikel.
‘Van origine ben ik geen boekhouder; ik heb een achtergrond als ondernemer. Van origine kom ik uit de evenementenindustrie, maar inmiddels heb ik een uitzendbureau en dus een administratiekantoor. Dat laatste is eigenlijk ontstaan doordat ik vanuit mijn uitzendbureau veel werkte met zzp’ers. Daarbij merkte ik dat veel van hen wel wat hulp konden gebruiken bij hun administratie. Van daaruit heb ik anderhalf jaar geleden Accountbird opgericht. Ik neem mijn klanten hun complete boekhouding uit handen, zodat zij tijd houden om te kunnen ondernemen. Als eenpitter bedien ik nu zo’n vijftien klanten, maar mijn ambitie is om dit jaar te vertienvoudigen.’
Automatisering als basis voor een verdienmodel
‘Direct vanaf het begin heb ik heel bewust ingezet op een digitale aanpak en geïnvesteerd in financiële software. Mijn doel is om volgeautomatiseerd de administratie van mijn klanten te kunnen doen. De gedachte hierachter is dat je met zo min mogelijk mankracht zo veel mogelijk werk kunt verzetten. Als eenpitter kun je wat mij betreft ook niet om digitalisering heen. Heel veel zaken, zoals het inboeken van facturen, zijn repeterend. Dat soort lopendebandwerk kun en moet je automatiseren als je met weinig mensen veel klanten wilt bedienen. Daar is mijn verdienmodel ook op gebaseerd. Ik werk met abonnementen, dus het is belangrijk dat je zo min mogelijk tijd kwijt bent aan het repeterende werk.’
‘Voordat je zo’n investering in software doet, is het belangrijk om eerst een business case te maken. Zo weet je of een bepaalde werkwijze rendabel is en welke abonnementskosten je moet rekenen. Gaandeweg zul je misschien merken dat je dat moet bijsturen. Ben je bijvoorbeeld meer tijd kwijt aan een klant dan je vooraf had ingeschat, dan moet je misschien de werkwijze iets aanpassen zodat je het werk sneller kunt doen, óf je moet de klant opschalen naar een hoger abonnement. Zelf heb ik dit ook meegemaakt bij een aantal klanten, maar hoe langer je bezig bent, hoe beter je dit kunt inschatten.’
‘Ik voer een deurbeleid. Als klanten niet digitaal willen werken, dan passen we niet bij elkaar.’
Digitaal deurbeleid
‘Wat ik merk, is dat veel bestaande kantoren deze digitale manier van werken eng vinden. Zij doen boekingen liever handmatig en vinden het prima als ze schoenendozen vol bonnetjes moeten overtypen. Dat doe ik zelf heel bewust niet. Ik voer een deurbeleid: als klanten op zo’n manier willen werken, dan passen we niet bij elkaar. Dat laat ik in voorgesprekken ook heel duidelijk naar voren komen. Veel van mijn klanten komen bij een andere boekhouder vandaan. Ik probeer hen vanaf het eerste moment mee te nemen in mijn digitale werkwijze door ze te laten zien hoe ik werk. Het feit dat ze met deze werkwijze 24/7 inzicht hebben in hun financiën, zorgt ervoor dat ze vaak snel overtuigd zijn. De meeste klanten moeten hiervoor de manier waarop ze hun administratie bijhouden iets aanpassen, maar dat pakken ze over het algemeen snel op.’
Bouwen aan de fundering
‘Digitaliseren is een ongoing proces. Ik ben na anderhalf jaar nog steeds aan het bouwen aan mijn fundering. Het belangrijkste ‘bouwblok’ daarbij is dat je je processen van A tot Z in kaart brengt – zowel intern als aan de klantzijde. Als dat op orde en gedigitaliseerd is, dan kun je verder gaan bouwen. Ook feedback van klanten is heel belangrijk om te blijven ontwikkelen. Heeft een klant een vraag waar ik geen oplossing voor kan bieden, dan kijk ik of daar commerciële mogelijkheden in zitten. Zijn er meer bedrijven die deze behoefte hebben, omdat ze dit bij een ander kantoor missen? Dan ga ik ermee aan de slag. Zo’n oplossing moet wel geautomatiseerd kunnen worden om te voorkomen dat je in te veel maatwerk vervalt. Want maatwerk betekent uurtje factuurtje en dat is juist iets wat ik wil voorkomen.’
Begin gewoon
‘Mijn tip voor andere zzp boekhouders die willen starten met digitalisering, is: begin gewoon. Het is niet eng en je zult al snel merken dat het je veel oplevert. Ga gefaseerd te werk en neem steeds een klant mee in het proces. Neem ‘m aan de hand mee en voed ‘m op in het digitaal aanleveren. Door het geleidelijk aan te pakken en je klant goed te begeleiden in het proces, krijg je er beide snel feeling mee.’
Beluister ook de andere afleveringen
Wil je ook de andere afleveringen van de Exact Spod On accountancy podcast besluiteren? Abonneer je dan op de podcast via jouw favoriete podcastkanaal, of klik op onderstaande button.
Geef een antwoord