• Nieuws
    • Accountancy
    • Fiscaal
    • Vaktechniek
  • Blog
  • Thema
    • Lifestyle en carrière
    • AV-Top 50
    • Corona
    • Checkpoints
  • Partners
  • Software
  • Opleidingen
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Kennisdocs
  • Events
    • Nationale salarisdag
  • Over ons
  • Adverteren
  • Vrienden
  • Contact
  • Shop
  • Facebook
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Mail
  • Spring naar de hoofdnavigatie
  • Door naar de hoofd inhoud
  • Spring naar de eerste sidebar
  • Spring naar de voettekst
Accountancy Vanmorgen

  • Over ons
  • Adverteren
  • Vrienden
  • Contact
  • Shop
Aanmelden nieuwsbrief
  • Nieuws
    • Accountancy
    • Fiscaal
    • Vaktechniek
  • Blog
  • Thema
    • Lifestyle en carrière
    • AV-Top 50
    • Corona
    • Checkpoints
  • Partners
  • Software
  • Opleidingen
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Kennisdocs
  • Events
    • Nationale salarisdag
Home » Van traditioneel naar modern kantoor in 1 jaar tijd | Exact Spod On accountancy podcast afl. 4

Van traditioneel naar modern kantoor in 1 jaar tijd | Exact Spod On accountancy podcast afl. 4

Accountancy, Blog

In een jaar tijd de omslag maken van een traditioneel naar een modern accountancykantoor: dat is de uitdaging die accountmanager Marcel Freeze van HH Finance in september 2020 aanging.

7 juli 2021 door Exact

In een jaar tijd de omslag maken van een traditioneel naar een modern accountancykantoor: dat is de uitdaging die accountmanager Marcel Freeze van HH Finance in september 2020 aanging. Het idee lag al langere tijd op de plank, maar corona zorgde ervoor dat dit project in een stroomversnelling kwam. Inmiddels is Marcel ruim een half jaar onderweg en heeft hij al flinke slagen gemaakt. In de vierde aflevering van de Exact Spod On podcast voor accountants vertelt hij over zijn aanpak en de uitdagingen die hij onderweg tegen is gekomen. Luister de podcast, of scroll verder voor het artikel.

Naast zijn werk als accountmanager bij HH Finance heeft Marcel een eigen evenementenbureau. Toen dit door corona stil kwam te liggen, koos hij ervoor om fulltime voor HH Finance aan de slag te gaan. ‘Dat bood ruimte om met dit project te starten. Wat ons betreft is dat namelijk een must om een toekomstbestendig kantoor te worden. Ik heb mezelf een jaar gegeven voor dit project, met het idee dat de wereld zich dan hopelijk weer in rustiger vaarvater bevindt.’

Werkwijze onder de loep

‘Mijn eerste stap in dit project was het onder de loep nemen van onze werkwijze. Hoe kunnen we sneller en efficiënter werken? Daarvoor heb ik contact opgenomen met onze accountmanager van Exact en haar de vraag gesteld: ‘Wat is er nog meer mogelijk binnen ons pakket?’. Ook heb ik onze werkzaamheden op een rij gezet en in kaart gebracht met welke frequentie we bepaalde dingen doen. Zijn er taken die we regelmatig uitvoeren, maar die nog niet gestandaardiseerd zijn? Dan komen ze op de actielijst en ga ik op zoek naar een manier om ze wél te standaardiseren.’

Starten met het laaghangend fruit

‘Al vrij snel had ik een flinke lijst met zo’n 25 actiepunten. Dan is natuurlijk de vraag: waar begin je? In eerste instantie heb ik me vooral gefocust op de kleine punten waarmee je veel efficiëntie kunt behalen; het laaghangend fruit. Denk bijvoorbeeld aan het versturen van brieven aan de Belastingdienst. Dat doen we regelmatig, maar gebeurde tot voor kort nog met de hand. Inmiddels hebben we hier een template voor gebouwd, zodat je alleen een aantal gegevens hoeft in te vullen; daarna rolt de brief er automatisch uit. Zulke verbeterpunten voer je relatief makkelijk uit en leveren je direct tijd op.’

‘Het meest tijdrovende actiepunt van dit project is het uitrollen van RGS. Een flinke tijdsinvestering, maar ik verwacht dat we dit al binnen één jaar hebben terugverdiend.’

RGS: tijdrovend, maar snel terugverdiend

‘Er zijn natuurlijk ook punten die meer tijd kosten. Het meest tijdrovende actiepunt van dit project is het uitrollen van RGS, het Referentie Grootboekschema. Aan het bedenken van de standaard waren we ongeveer een halve dag kwijt, maar de tijd gaat vooral zitten in het omnummeren en aanpassen van de instellingen. We verwachten dat dit zo’n 1 tot 1,5 uur per administratie kost. Met 120 cliënten kost dat dus al snel bijna 200 uur. Een flinke tijdsinvestering dus, maar omdat het ons veel handmatig werk scheelt, verwacht ik dat we dit al binnen één jaar hebben terugverdiend.’

Maandelijkse meeting

‘Om mijn collega’s goed aangehaakt te houden bij dit project, komen we maandelijks bij elkaar. In die meeting bespreken we wat er de afgelopen maand is gebeurd en wat de actiepunten voor de komende maand zijn. Daarbij laat ik vooral voorbeelden zien om de discussie op gang te brengen: zo werken we nu, maar is dat wel de meest efficiënte en handige werkwijze? Dat levert waardevolle input en nieuwe ideeën op.’

1-op-1 met klanten

‘Uiteraard betrekken we ook onze klanten actief bij het project. Toen we eind vorig jaar overstapten naar de Mijn[Kantoor] app, hebben we elke klant uitgenodigd op kantoor. In die 1-op-1 gesprekken lieten we de voordelen zien en stelden we samen de app in. De reacties waren heel positief en in een maand tijd hebben we 90% van onze klanten kunnen overzetten. Een enorme klus, maar door de persoonlijke aanpak erg leuk om te doen.’

Minder last van pieken

‘Ik denk dat het voor elk kantoor een goed én haalbaar idee is om in een jaar tijd deze omslag te maken. Mijn belangrijkste tip: begin met kleine stapjes en kijk waar je met een relatief kleine tijdsinvestering een efficiëntieslag kunt maken. In ons geval merkten wij al snel de voordelen. Zo hadden we in het vierde kwartaal van 2020 al minder last van pieken, omdat de administratie veel meer verspreid wordt aangeleverd. De tijd die we daardoor besparen, steken we in het nog verder digitaliseren van het kantoor. Mooie en belangrijke stappen richting een toekomstbestendig kantoor!’


Beluister ook de andere afleveringen

Wil je ook de andere afleveringen van de Exact Spod On accountancy podcast besluiteren? Abonneer je dan op de podcast via jouw favoriete podcastkanaal, of klik op onderstaande button.

Categorie: Accountancy, Blog

Geef een antwoord Reactie annuleren

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Meest gelezen

  • Dga fiscaal advies- en administratiekantoor op de vingers getikt over bijtelling en gebruikelijk loon
  • BDO naar rechter om ex-werknemer 385 euro te laten terugbetalen
  • ‘Edelachtbare, ik betaalde mijn boekhouder in drugs’
  • Hoge Raad: geen rechtsherstel box 3 voor belastingplichtigen die te laat bezwaar maakten

Partnercarrousel

Wat zijn de highlights uit het nieuwe pensioenstelsel?
Kantoren laten kansen liggen bij automatisering interne processen
Visma Pinkweb logo
Digitaal ondertekenen met Visma | PinkWeb nu nog vollediger
Belastingaangifte 2021: doorvragen helpt (7 voorbeelden)
Exact logo
Exact lanceert Exact Globe+
Yuki logo 042021
Waarom de moderne accountant investeert in cloud-accounting
Asista Werkplekbeheer biedt Practical een veilige totaaloplossing
Integrated Accounting: controle en inzicht over alle processen
Waarom een accountancy-dashboard werkt voor kantoren met ambitie 
Slimme koppelingen voor een toekomstbestendig accountantskantoor
AFAS lanceert complete boekhoudoplossing voor ondernemers en accountantskantoren
Software succesvol maken voor jouw kantoor? Arjan geeft advies
3 randvoorwaarden voor een schaalbaar advieskantoor
Het verschil tussen payroll en salarisadministratie
Zwangerschap: hoe zit het met verlof en verzuim?
4 tips hoe je omgaat met veranderende software en applicaties
Personalia | Annemarie van der Pol wordt nieuwe COO bij SBR Nexus
Zo werk je als accountant goed samen met je klanten
Hoge werkdruk en gebrek aan ‘handjes’?
De digitale handtekening: wat moet je er als accountant over weten?
Fiscount en Markus Verbeek Praehep gaan opleidingsaanbod combineren
Qics NEN en ISO 27001 en NEN 7510 gecertificeerd
De benoeming van een bestuurder en de managementovereenkomst
‘Er is voor de MKB-accountant een wereld te winnen’
Rol van de accountant anno 2022
keurmerk ritregistratie
Geld besparen met BTW over privégebruik auto
Door dreigende nieuwe rechtspraak is vertrouwenspersoon in de accountancybranche verstandiger dan ooit 
Credion
Credion Den Haag breidt uit naar Delft-Westland
Leergang Herstructureringsdeskundige voor accountants wordt herhaald

Checkpoints van Fiscount en AV

Abonneer nieuwsbrief AV

Vacatures

Accountant AA (24-40 uur per week in Alphen aan den Rijn of Gouda)
Lansigt
Relatiebeheerder BonsenReuling Doetinchem
BonsenReuling
Senior Assistant Accountant RA – Alkmaar, Amsterdam, Hoofddorp, Utrecht, Rotterdam, Eindhoven en Heerlen
RSM
Werken als Salarismedewerker Interim en Detachering
Rikst
Assistent Accountant, 32 – 40 uur Goes
acconavm
Fiscaal jurist
WEA Accountants & Adviseurs
(Junior) Assistent Accountant Controlepraktijk (Audit)
Boon Accountants Belastingadviseurs/ Boon Registeraccountants
Assistent accountant in Breda
Moore DRV
Administratief consulent (32-40 uur)
BROADSTREET
Controleleider
Boon Accountants Belastingadviseurs/ Boon Registeraccountants
Ervaren assistent-accountant en afgestudeerde AA-er
WEA Accountants & Adviseurs
Compliance officer vaktechneut (24-32 uur in overleg)
UNP accountants adviseurs
Specialist sociale zekerheid
Fiscount
Partner & Externe Accountant
Coney
Fiscount zoekt een specialist sociale zekerheid
Fiscount
Financial Controller
ENTRPNR
Senior Assistent Accountant RA
Share Impact Accountants
Ervaren accountmanager
Fiscount
Assistent accountant controlepraktijk
Scab
Accountant Internationaal
Visser & Visser
Assistent Accountant, Oud-Beijerland
Visser & Visser
Accountant Internationaal
Visser & Visser
Adviseur MKB Accountancy
NBA
Supervisor Compilation
CROP
Assistent accountant samenstelpraktijk
Van der Vlugt Accountants
Accountant, Amstelveen
Stolwijk Registeraccountants en Belastingadviseurs
Manager Accountancy & Advies
Lentink De Jonge
Junior administratief medewerker Nieuwegein, 32-40 uur
van helder
Klantmanager
Finance Plus
Product Marketing Specialist Accountancy
Visma
Zelfstandig Assistent Accountant, Barendrecht
Visser & Visser
Accountant manager samenstel in Middelburg
Moore DRV
Fiscount zoekt accountants (AA/RA)
Fiscount
Relatiebeheerder zelfstandig (fulltime)
UNP accountants adviseurs
Startend assistent accountant (fulltime)
UNP accountants adviseurs
Gevorderde assistent accountancy MKB- Beek -Maastricht
acconavm
Senior Assistent Accountant Controlepraktijk
Boon Accountants Belastingadviseurs/ Boon Registeraccountants
Ondernemende Belastingadviseur
Boon Accountants Belastingadviseurs/ Boon Registeraccountants
Accountmanager Accountant AGRO
acconavm
Accountant AA (24-40 uur) – Beverwijk
De Hooge Waerder
(Senior) marketeer
Fiscount
Assistent Controlepraktijk (24-40 uur) – Alkmaar
De Hooge Waerder
Assistent-Accountant (gevorderd) / aankomend adviseur MKB
KRC Van Elderen
Beginnend Assistent-Accountant 
KRC Van Elderen
Ervaren allround fiscalisten in Noord-West en Oost-Nederland
Fiscount
Manager Assurance
CROP
Opdrachtleider met belangstelling om ook ITGC thema op te pakken
Coney
Senior Assistent Accountant
Schuiteman
Relatiebeheerder Accountancy
Visma
Controleleider
SNP Adviseurs
Fiscalist
Extendum
Medewerker Financiële administratie (m/v/x) 24-40 uur, Den Haag
Duits-Nederlandse Handelskamer
Assistent Accountant
Schuiteman
IT auditor Alphen aan den rijn
Lansigt
Supervisor Assurance
CROP
Controleleider  
Scab
Accountant relatiebeheerder in Rotterdam
Moore DRV
Professional – Medewerker accountancy
Van Oers
Assistent-Accountant (gevorderd)
KRC Van Elderen
Relatiebeheerder
Scab
Accountant (AA/RA)
SMK Accountants
Professional – Loonadministrateur
Van Oers Accountancy & Advies
Ervaren controleleider (fulltime)
UNP accountants adviseurs
(Senior) controller / teamleider Rotterdam
Yaarwerk
Senior Assistent Accountant Samenstel​praktijk
Boon Accountants Belastingadviseurs/ Boon Registeraccountants
Assistent accountant Controlepraktijk
Van der Vlugt Accountants
Salarismedewerker Interim en Detachering
Rikst
Staff Compilation
CROP
Controleleider in Terneuzen
DRV
Fiscalist
SNP Adviseurs
Professional – Loonadministrateur Onderwijs
Van Oers
(Junior) Assistent Accountant Samenstelpraktijk
Boon Accountants Belastingadviseurs/ Boon Registeraccountants
Senior Supervisor Assurance
CROP
Senior IT-Audit Professional
CROP
Supervisor Compilation
CROP
Assistent accountant – samenstelpraktijk
Scab
Jaarrekening Specialist, Dordrecht
Visser &Visser
Manager bij Coney Accountancy & Analytics (min 32 uur)
Coney
Fiscount Fiscalisten
Fiscount
Ervaren agro-fiscalist | HBO | WO | 24 – 40 uur | Thuiswerken | Groot netwerk
Tax Manager
Crop
Controleleider (32-40 uur per week in Alphen aan den Rijn of Ridderkerk)
Lansigt
Senior Accountant / Teamleider Samenstelpraktijk, vestiging Barneveld
Visser & Visser
Assistent Accountant (32-40 uur per week in Alphen aan den Rijn, Gouda of Ridderkerk)
Lansigt
Manager accountancy samenstelpraktijk
acconavm
Assistent Accountant (24-40 uur) – Alkmaar/Heerhugowaard/Beverwijk
De Hooge Waerder
Boekhouder – Accounting & Treasury (m/v/x) 20-24 uur, Amsterdam en hybride
Duits-Nederlandse Handelskamer
Relatiebeheerder / Accountant
KRC Van Elderen
Beginnend assistent-accountant samenstelafdeling
SMK Accountants
Gevorderd assistent accountant in Sliedrecht
Moore DRV
Assistent accountant
Rikst
Assistent Accountant in audit & iAccountancy Praktijk
Coney
Gevorderd Assistent Audit (32-40 uur per week in Alphen aan den Rijn, Gouda of Ridderkerk) 
Lansigt
(Zelfstandig) assistent-accountant
van de Kamp & van Gelder
Zelfstandig assistent accountant samenstel
SNP Adviseurs
Ervaren fiscalist-estate planner
Fiscount
Fiscaal medewerker accountantspraktijk
Van der Vlugt Accountants
Supervisor Assurance
CROP
Ervaren accountantsadviseurs (AA/RA)| HBO | 24 – 40 uur | Thuiswerken | Groot netwerk
Fiscount

Accountancy Vanmorgen (AV) is het platform voor accountants en iedereen die geïnteresseerd is in nieuws, trends, ontwikkelingen, achtergronden en wetenswaardigheden in en rond accountancy en ondernemerschap.

Accountancy Vanmorgen is een uitgave van MOCuitgevers.

 

Categorie

  • Nieuws
  • Blog
  • Partners
  • Software
  • Opleidingen
  • Vacatures
  • AV-events

Info

  • Over ons
  • Adverteren
  • Vrienden
  • Contact
  • Shop
  • Algemene voorwaarden MOCuitgevers
  • Annuleringsvoorwaarden
  • Privacybeleid
  • Facebook
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Mail
Cookies
Om u beter van dienst te kunnen zijn, maakt Accountancy Vanmorgen gebruik van cookies. Klik op instellingen om de cookie instellingen te wijzigen.
  • Ik ga akkoord
  • Instellingen
  • Functionele cookies zijn noodzakelijk voor de werking van deze website.
  • We gebruiken Google Analytics, netjes geanonimiseerd.
  • We gebruiken de marketing cookies om gepersonaliseerde advertenties te tonen.
  • Annuleren
  • Ik ga akkoord

Instellingen