Robotic accounting is het momenteel helemaal. Ook softwareontwikkelaar Wolters Kluwer werkt aan robotisering van Twinfield Boekhouden, zodat de accountant wordt verlost van eenvoudige, repeterende werkzaamheden. Dankzij een cockpit die wordt ontwikkeld, houdt de professional grip op de administraties van zijn klanten.
Voor Twinfield Boekhouden, onderdeel van Wolters Kluwer Tax & Accounting, is 2022 het jaar van de banken. Dankzij verbeterde bankkoppelingen tilt de softwareleverancier robotisering naar een hoger niveau. De vernieuwde Rabobank-koppeling is er al. Later dit jaar volgen die van ING en ABN AMRO. Ook komen er nieuwe PSD2-koppelingen op de markt en is er een nieuwe bankenmodule ontwikkeld.
Administratie- en accountantskantoren profiteren enorm van deze ontwikkelingen, stelt Robert Baars, productmanager bij Wolters Kluwer. ‘Dankzij bankkoppelingen worden mutaties automatisch geladen in de boekhouding. Daarmee is het overtikken van af- en bijschrijvingen van een zakelijke rekening in de boekhouding niet nodig. De transacties staan direct in de boekhouding en worden verwerkt.’
Koudwatervrees
Voor de accountancysector is automatiseren een groot geschenk. Maar er is volgens Baars ook sprake van koudwatervrees. ‘De accountant wil grip houden op wat er gebeurt in de boekhouding. Het mag voor hem geen black box worden. We merken dat de professional nu nog vaak controleert of de geautomatiseerde gegevensverwerking goed is gegaan. Daar schiet hij uiteindelijk niet zoveel mee op.’
Als oplossing werkt Wolters Kluwer aan een cockpit waarmee de accountant overzicht houdt. ‘Hier staan de administraties van alle klanten bij elkaar. In een oogopslag wordt de status van een bepaalde boekhouding duidelijk. Het programma laat niet alleen zien welke acties er zijn uitgevoerd, er wordt ook gewaarschuwd als er in een bepaalde boekhouding problemen zijn of als er openstaande taken zijn.’
Volgens Baars levert de cockpit kantoren enorme tijdwinst op. ‘Tot nu toe controleren accountants de administratie van elke klant. Afhankelijk van wat er is afgesproken, is dat wekelijks, maandelijks of elk kwartaal. In de toekomst hoeft de professional enkel die administratie te openen als er een uitzondering wordt gerapporteerd. Zo kan het zijn dat de toestemming voor de PSD2-bankkoppeling verloopt of dat er een trendbreuk wordt geconstateerd in de aangeleverde cijfers. Of een bepaalde factuur is nog niet aangeleverd waardoor de bankverwerking vastloopt. Naar de overige administraties heeft de accountant geen omkijken omdat het automatische proces daar zijn werk doet.’
Dat zal in het begin spannend zijn, verwacht Baars. ‘Gebruikers van de cockpit moeten het vertrouwen krijgen dat wat er dankzij geautomatiseerde processen gebeurt, juist is. Accountants moeten ervaren dat ze het systeem kunnen toestaan zelfstandig taken te verrichten.’
Nieuwe bankenmodule
Accountants kunnen nu al hun voordeel doen met de nieuwe bankenmodule. ‘Hierin hebben we een nieuwe functie toegevoegd om de bankboekinstructies te beheren.’ Volgens Baars geeft het systeem zelf suggesties. ‘Het kan bijvoorbeeld voorstellen stamdata te verrijken.’ Voor bestaande instructies krijgt de accountant te zien hoe vaak deze succesvol zijn toegepast. ‘Accountants zullen de automatisering zo steeds beter begrijpen, waar nodig kunnen ze bijsturen en uiteindelijk inzien hoe het systeem hen zal helpen. Deze functie in de nieuwe bankenmodule is eigenlijk een tussenstap op weg naar de cockpit.’
Vaste-activamodule
Daarnaast is de vaste-activamodule klaar voor gebruik. ‘We gaan deze module vrijgeven zodat meer accountants- en administratiekantoren die gaan gebruiken’, zegt Mark Harmsma, senior product marketeer bij Wolters Kluwer. ‘Het product is uniek op de markt van onlineboekhouden.’ Met de vaste-activamodule is het mogelijk cijfers vanuit de bron (zoals subsidie, uitkering, HIR) zowel voor de fiscale, de bedrijfseconomische als de commerciële rapportage te gebruiken. ‘Met één druk op de knop kan de accountant de actuele waarde opvragen voor een van deze drie regimes’, licht Harmsma toe. ‘Zo zit de professional niet alleen vast aan de fiscale waarheid, maar kan hij eenvoudig ook andere waarheden inzien.’
Andere boekhoudprogramma’s werken volgens Harmsma vaak met één waarheid. ‘Als de accountant een fiscale rapportage heeft gemaakt, maar vervolgens wil communiceren naar andere stakeholders, zoals aandeelhouders of investeerders, zal hij een aparte rapportage moeten maken. Dat hele proces van cijfers verzamelen, opnieuw invoeren in een andere rapportage en nadenken hoe de afschrijvingen moeten worden verwerkt, kost veel tijd.’
Instructievideo’s
De vaste-activamodule is integraal gekoppeld aan de boekhouding, vanaf aanschaf tot afschrijving. ‘Het werkt als een subadministratie’, vertelt Harmsma ‘Het grote voordeel is dat kantoren sneller tussentijdse cijfers kunnen opvragen die ook actueel zijn.’ De senior product marketeer wijst erop dat de module vooral interessant is voor bedrijven die aan diverse stakeholders moeten rapporteren. ‘De verschillende regimes spelen vooral bij afschrijvingsboekingen, maar bijvoorbeeld ook bij pensioenvoorzieningen. Daarom ‘leunt’ de activamodule op de functionaliteit van meerdere regimes.’ Het is niet meer nodig om een training te volgen voor het in gebruik nemen van de vaste-activa module. Harmsma: ‘Elke gebruiker kan zijn weg vinden in de module met de gratis content die we verstrekken. Dat is veel productiever.’
| Wolters Kluwer is wereldleider in professionele informatie, softwareoplossingen en -diensten voor onder andere juristen, fiscalisten, accountants en professionals in de gezondheidszorg.
Slimme software De divisie Tax & Accounting biedt accountants en boekhouders slimme software. In ons portfolio vind je Twinfield Boekhouden, practice management software Alure Online en Twinfield Samenwerken, digitale documentenhub Basecone en Avanzer Aangifte. Internationaal behoort Wolters Kluwer tot de top drie aanbieders van boekhoudsoftware, waarmee wij dagelijks de samenwerking faciliteren tussen duizenden accountants, boekhouders en ondernemers. Onze oplossingen zijn eenvoudig te koppelen aan vrijwel alle aanverwante systemen en applicaties. Zo zijn data en managementinformatie actueel en altijd beschikbaar. |
Auteur: Ellis Bloembergen
Deze bijdrage komt uit de tweede editie van het AV-magazine dat gaat over bedrijfsoverdracht. Dit magazine is verschenen in mei 2022.
Geef een antwoord