Niet alleen bij de ondernemers in het klantenbestand van accountantskantoren leeft de wens om advies. Ook accountants zelf houden zich graag bezig met dit stuk verdieping in hun werkzaamheden. De afgelopen jaren heb ik op een groot aantal accountantskantoren en administratiekantoren sessies en interactieve workshops op maat verzorgd rondom het thema ‘efficiënter werken’.
Opvallende bevindingen? Zaken die op het eerste gezicht geen urgent probleem lijken te zijn, blijken bij nadere analyse vaak een bron van veel verborgen inefficiënties. Tijd die verloren gaat doordat medewerkers taken onnodig opnieuw moeten oppakken; dossiers die men herhaaldelijk moet aanvullen door ontbrekende klantinformatie en inefficiënte communicatie: het is tijd die je níet kunt besteden aan proactieve klantbenadering en brede adviesdienstverlening. Daarnaast zorgen onduidelijke processen en gebrek aan eigenaarschap ervoor dat medewerkers tijd verliezen aan onnodige correcties en vertragingen in het werkproces.
Inzichten die leiden tot kansen
Op zoek naar de oorzaken achter deze inefficiëntie voerde ik, tijdens mijn workshops en sessies op maat, al vele boeiende gesprekken die vaak diepgaande inzichten opleverden. Inzichten die de aanzet vormen tot prachtige kansen voor rendabeler werken, waardoor je tijd vrijmaakt voor advisering. Wat uiteindelijk leidt tot tevredenere klanten en medewerkers die meer werkplezier ervaren. Of, zoals we dat bij OHM Advies noemen, werkgeluk.
Concrete tips
Wat zijn nu de belangrijkste factoren die bijdragen aan inefficiëntie en hoe kun je hier effectief op inspelen? Op basis van inzichten uit mijn sessies met accountantskantoren en administratiekantoren deel ik 3 concrete tips om direct efficiënter te werken en dienstverlening te versterken.
1. Duidelijke klantsegmentatie en heldere strategie
Vaak bedienen kantoren nog verschillende klanten die niet mee kunnen of willen in de werkprocessen van het kantoor. Deze klanten leveren informatie te laat of onvolledig aan en houden zich niet aan gemaakte afspraken, met als resultaat dat medewerkers onnodig extra werk hebben. Tegelijkertijd ontbreekt vaak het lef om klanten hierop aan te spreken of het werk terug te leggen, waardoor de inefficiënte werkwijze in stand wordt gehouden. Door een duidelijke keuze te maken voor welke klanten onder welke condities en met welke afspraken je wilt werken, kun je met je kantoor niet alleen efficiënter werken, maar ook de kwaliteit van de dienstverlening verbeteren.
Tip: Definieer heldere klantsegmenten en stel concrete voorwaarden op waaraan klanten moeten voldoen om effectief met jouw kantoor samen te werken. Een effectieve stap richting efficiënter werken.
2. Optimaliseer processen en gebruik je digitale tools
Veel inefficiëntie in accountantskantoren komt voort uit slecht afgestemde processen en het ontbreken van gestandaardiseerde werkmethodes. Medewerkers werken volgens verschillende werkwijzen, waardoor overdracht van dossiers tijdrovend is en fouten kunnen ontstaan. Daarnaast benut men digitale tooling vaak niet optimaal, waardoor er onnodig veel handmatig werk blijft bestaan. Ook blijkt dat klanten vaak niet goed op de hoogte zijn van hun rol en verantwoordelijkheden in het aanleverproces, wat zorgt voor vertraging en herhaling van werk.
Tip: Leg interne processen en werkafspraken helder vast. Creëer duidelijke checklists en een strakke planning. Investeer in automatisering waar mogelijk, zodat systemen het werk ondersteunen in plaats van extra werk veroorzaken. Introduceer daarnaast een striktere klantonboarding met duidelijke verwachtingen over aanlevering en reactietijden.
3. Korte cycli voor (bij)sturing en opvolging
Uit mijn sessies blijkt ook dat er behoefte is aan een gestructureerde aanpak voor tussentijdse communicatie en bijsturing, want zowel intern tussen collega’s als extern met klanten vindt er veelal te weinig afstemming plaats. Dit gebrek aan kortcyclische sturing leidt ertoe dat problemen pas laat aan het licht komen en bijsturing lang op zich laat wachten. Als er eerder en regelmatiger overleg plaatsvindt over lopende dossiers en klantvragen, kun je bottlenecks sneller identificeren en oplossen. Dit voorkomt escalaties en maakt het mogelijk om efficiënter en proactiever te werken.
Tip: Implementeer korte, regelmatige meetings zoals dag- of weekstarts, waarin voortgang, knelpunten en prioriteiten worden besproken. Zorg voor duidelijke KPI’s en dashboards die inzicht geven in prestaties en voortgang.
Tijd voor advisering
De inzichten uit de sessies en workshops van OHM Advies bevestigen dat efficiënter werken begint bij een combinatie van heldere strategie, een sterke cultuur van eigenaarschap, goed ingerichte processen en gestructureerde sturing en communicatie. Extra belangrijk binnen de dagelijkse praktijk van accountantskantoren, omdat deze uitgangspunten direct bijdragen aan het verminderen van verloren tijd. Zo maak je tijd vrij om klanten proactief te adviseren en meer te investeren in adviesdiensten.
Al vele keren heb ik aan de wieg mogen staan van dit inspirerende proces. Ook jij kunt met deze tips direct aan de slag om verbeteringen door te voeren binnen jouw eigen organisatie. Op weg naar tijdwinst, sterkere klantrelaties, minder werkdruk en meer werkgeluk.
Sandra Ohm is de drijvende kracht achter OHM Advies. Geïnspireerd door de marktbehoefte aan praktische, laagdrempelige en écht werkende oplossingen, heeft ze als missie om accountantskantoren te begeleiden in de transitie naar proactieve adviesorganisatie.
Geef een reactie