Exceltip | Excel kan nu vertalen en werkt het bij wijzigingen ook nog bij!

In deze tip leg ik uit hoe die werkt en hoe je dat kunt inzetten voor bijvoorbeeld rapportages, draaitabellen, grafieken, documentatie of vragenlijsten.

In internationaal werkende bedrijven zie je vaak dat de voertaal Engels is. Rapporten, vragenlijsten en documentatie, zijn dan in het Engels. Voor veel mensen geen probleem, maar toch …
Natuurlijk kun je het vertalen met Google translate of Word, maar als er dan een wijziging komt, moet de vertaling weer opnieuw gedaan worden en moeten alle documenten opnieuw gemaakt worden in de verschillende talen.

Met de vertaalfunctie van Excel kun je de inhoud van een cel vertalen. Wijzigt de celinhoud, dan wordt net als bij andere berekeningen die vertaling direct automatisch doorgevoerd.
En als je dat combineert met een keuze voor een gewenste taal, wordt het helemaal flexibel en kan ieder voor zich een taal kiezen!

De functie VERTALEN (Engels: TRANSLATE)

Eerst hoe de functie werkt. Stel je hebt in cel A1 een tekst staan die je wilt vertalen. De vertaling wil je hebben in A3.
In de afbeelding zie je de stappen en eronder wordt het uitgelegd.

• ① Typ in A3 =vertalen(
  (vergeet het haakje openen niet!)
  Je ziet nu dat je 3 argumenten kunt gebruiken: tekst, source_language en target_language.
  (je ziet ook dat de Nederlandse vertaling nog niet helemaal is doorgevoerd 😉)
• ① tekst: geef op waar staat de tekst die je wilt vertalen (verplicht argument).
  Klik op A1
  • Nu typ je een ; (puntkomma) om naar het volgende argument te gaan.
• ② [source_language]: hier geef je aan in welke taal die tekst staat (niet verplicht, zie bonustip 1).
  Je moet dit opgeven met een taalcode in 2 letters. Je kunt kiezen uit een lijst.
  De tekst in A1 is Nederlands, dus wijs je op nl.
  Druk daarna op Tab om het te selecteren (of dubbelklik erop).
  • Typ een ; om naar het volgende argument te gaan.
• ③ [target_language]: hier geef je aan naar welke taal je het wilt hebben (niet verplicht, zie bonustip 1).
  Ook hier zoek je de taalcode en selecteer je die met de Tab-toets of een dubbelklik.
• ④ Typ een ) en druk op Enter.
• ⑤ Je ziet nu de vertaling in A3.

Je zou ook na stap 1 kunnen werken met het dialoogvenster Functieargumenten. Dat is nu minder handig want die toont niet de lijst met taalcodes: die moet je zelf weten en typen.

Zou je nu een andere tekst in A1 zetten, dan wordt die direct vertaald in A3.

Maak het flexibel met een keuzelijst voor de taal

Wanneer je een lijstje maakt met talen waaruit je kunt kiezen, wordt het flexibeler. Zo’n lijst kun je eenvoudig maken met gegevensvalidatie (selecteer cel > tab Gegevens > Gegevensvalidatie).
In de afbeelding hieronder zie je dat zo’n lijst is gemaakt in cel F1, waarbij je kunt kiezen uit en, de, fr of es (resp. Engels, Duits, Frans en Spaans). Je moet die taalcodes dus wel weten om ze hier op te kunnen nemen. En je moet ze intypen met ; (puntkomma) ertussen zoals je ziet bij Bron.

Verwijs je nu in de functie vertalen bij het 3^e argument (target_language) naar de F1, dan kun je de taal kiezen via die lijst.

Voor wie het nog gebruikersvriendelijker wil maken (zoals in de voorbeelden hieronder): bekijk Bonustip 2 aan het einde.

Voorbeeld van gebruik met een enquêteformulier

Stel je hebt een enquêteformulier gemaakt in Excel. Je wilt dat ‘flexibel’ kunnen vertalen.

• Je maakt het ‘basis’-enquêteformulier op een werkblad ①.
• Op een ander werkblad gebruik je de functie VERTALEN in de cellen, waarbij je verwijst naar het enquêteformulier op dat werkblad ② .
• Je zet er een keuzelijst boven en iedereen kan het invullen in de gewenste taal ③.
• Bij ④ zie je de vertaalformule die gebruik is voor de gebruikersvriendelijke keuzelijst zoals in de bonustip onderaan is uitgelegd.

Als er nu een aanpassing komt in het ‘basis’-enquêteformulier, hoef je het alleen daar maar te wijzigen. De vertalingen maken immers gebruik van de cellen van dit basisformulier en worden daardoor automatisch vertaald!

Voorbeeld vertaling van tabel met draaitabel en -grafiek

Je kunt zelfs een rapportage met tabellen, draaitabellen en grafieken vertalen.

• In de afbeelding hieronder is de oorspronkelijke tabel in het Nederlands ①.
• Op een ander werkblad is die vertaald ②. Bij zo’n tabel moet je wel opletten dat je soms niet alle cellen moet vertalen. Hier zijn alleen de veldnamen en de kolommen Productnaam en Categorie vertaald ③. De overige gegevens zijn gewoon overgenomen door te verwijzen naar de cel ②.
• Draaitabellen moet bij het kiezen van een andere taal nog wel vernieuwd worden. Selecteer hiervoor een draaitabel en kies Draaitabel analyseren > Vernieuwen > Alles vernieuwen. De draaigrafieken gaan vanzelf mee, want die zijn gebaseerd op de draaitabellen.

Wel even opletten

Bij dit soort machinevertalingen moet je natuurlijk wel bedacht zijn op foute vertalingen. Excel gebruikt voor de vertaling de Translation service van Microsoft. Controleer het dus voor de zekerheid of zet er een waarschuwing bij.

Je ziet bijvoorbeeld in het vertaalde enquêteformulier hierboven dat de ene keer “u” wordt gebruikt en de andere keer “jij”.
Hierna zie je nog enkele voorbeelden van ‘grappige’ of ‘verkeerde’ vertalingen.

Bonustip 1

Wanneer de taal hetzelfde is als de standaardtaalinstelling van Windows op je computer, dan kun je die taalcode weglaten. Ik heb bijvoorbeeld op mijn computer de Nederlandse taalinstelling.
Dat betekent dat ik bij een vertaling vanuit het Engels slechts de source_language in hoef te stellen (3^e argument kan weggelaten worden).
En als de source_language Nederlands is, dan hoef ik alleen de target_language in te stellen (2^e argument kan weggelaten worden, maar vergeet dan niet twee keer ; te plaatsen).

Bonustip 2

Bij het maken van een keuzelijst is het natuurlijk gebruikersvriendelijker om de taal voluit te schrijven, zoals bij het voorbeeld van het enquêteformulier. Hoe doe je dat?

• Stap 1: vertaallijst maken
  • Maak ergens een vertaallijst, waarbij je de taal voluit schrijft en daarachter de taalcode.
    Hier heb ik er een tabel van gemaakt met de naam Taaltabel, maar dat is niet per se nodig.
    
• Stap 2: keuzelijst maken
  • Maak een keuzelijst, waarbij je verwijst naar de cellen met de voluit geschreven taal (kolom Taal uit de Taaltabel).
    
• Stap 3: vertaalfunctie gebruiken
  • Gebruik de vertaalfunctie en zorg dat je de cel waarin de target_language moet komen laat opzoeken in de tabel. Dat kun je doen met de functie X.ZOEKEN (Eng: xlookup).
    In B1 staat de naam van de taal voluit, dat is de zoekwaarde van x.zoeken.
    Die zoekwaarde wordt opgezocht in de Taaltabel in de kolom Taal (=1^e kolom van stap 1)
    Bij bijbehorende taalcode wordt gehaald uit de Taaltabel uit de kolom Taalcode (=2^e kolom van stap 1)
    De uitkomst van het onderstreepte deel van de functie is dan dus de taalcode.
    

Ten slotte

Ik heb over de mogelijkheden van vertalen ook een YouTube-filmpje gemaakt. Dit is de link: https://youtu.be/VyJgcfPMgzg

Saskia Jacobsen is directeur-eigenaar van Toels-PC en helpt bedrijven en vooral hun gebruikers om slimmer met de apps op hun pc te werken. Zij geeft voor ons de Excel-Expert-trainingen. Meer over rapportages maken leer je bijvoorbeeld in “Excel Expert: Rapportages maken” en over nieuwe functies leer je meer in “Excel Expert: Leer nieuwe geheimen van Excel”.