Door digitalisering en steeds minder toegevoegde waarde dreigt de papieren jaarrekening te verdwijnen, of toch niet? Ondernemers zien steeds minder toegevoegde waarde van een jaarrekening en aanlevering via SBR zorgt ervoor dat de printer het steeds rustiger krijgt. We werken toch allemaal papierloos? In de praktijk valt dit erg tegen.
Toegevoegde waarde jaarrekening
Een aantal jaren geleden heb ik een aantal studenten laten onderzoeken waar nu de behoefte van de klant ligt. Op de vraag of de klant liever real-time inzicht wil in plaats van een jaarrekening, kwam een antwoord. De klant wil graag real-time inzicht wil met dashboards (75%), maar hij ontvangt toch ook nog graag zijn jaarrekening. De toegevoegde waarde van de jaarrekening daalt wel steeds meer. Dat maakt de jaarrekening tot een soort ‘eindafrekening.’ Zoals je die ook hebt bij je energienota. Na afloop van het jaar moet er een balans worden opgemaakt voor de Belastingdienst en soms ook voor de aandeelhouders. Focus op dashboards in plaats van het steken van uren in het verfraaien van een papieren rapport waar de klant niet naar omkijkt, want de klant wordt blij van dashboards.
Hoe digitaal werken kantoren eigenlijk?
Ik verbaas me elke keer weer wat ik zie bij kantoren. Technisch is er van alles mogelijk, maar in praktijk wordt hier maar beperkt gebruik van gemaakt. Het valt me nog erg tegen in hoeverre er wordt gewerkt met uitsluitend digitale dossiers. Vervolgens blijken in veel gevallen digitale dossiers niet gestandaardiseerd te zijn. Dit betekent dat niet alles op één plek is vastgelegd en dat de dossiers vaak geen vaste indeling en inhoud kennen. Gebruik van e-mail is lastig te integreren in dossiers, maar deze wil je wel in je dossier opnemen. Hiervoor bestaan zeker mogelijkheden. Soms zijn er ook nog dossiers op papier. Soms dubbel en soms gedeeltelijk. Een gestandaardiseerde werkwijze ontbreekt en iedereen gaat zijn eigen gang. Ik hoor ook verhalen dat voor een audit de dossiers op papier aanwezig moeten zijn en dat dit digitalisering tegenhoudt. Maar is dit wel zo? Standaardiseer dossiers en hanteer een uniforme werkwijze.
Ondertekenen van jaarrekening kan simpeler
Het zetten van handtekeningen is het sluitstuk van het proces. Na de krabbel gaat het rapport naar de klant. Het ene kantoor werkt met postboeken, de ander kent nog een traditionele ‘typekamer’. Aan het eind van de dag worden alle rapporten getekend door de tekenbevoegd accountant. Met een echte Parker of met een simpele ballpoint, vaak nog met eigen bedrijfsnaam erop. Na het tekenen gaan de rapporten door de frankeermachine en worden ze verstuurd, maar niet voordat het ondertekende rapport wordt ingescand voor het eigen dossier. Op deze wijze kan het rapport ook naar de klant worden gemaild. Zeker in vergelijking met PostNL, zij bezorgen immers niet meer iedere dag, gaat e-mail een stuk sneller. In dit proces is nog erg veel winst te behalen. Het rapport is na het inscannen niet meer van de beste kwaliteit. Een tool als Printless biedt hierin een oplossing. Elke tekenbevoegd accountant heeft een persoonsgebonden (beroeps)certificaat waarmee hij zijn eigen handtekening digitaal kan zetten op het rapport (of andere correspondentie). Het eigen briefpapier is zelfs in te stellen. Dit scheelt inscannen, is sneller en ziet er een stuk mooier uit!
Mark Bisschop
DOCCO
Geef een reactie