De prijzen voor administratieve dienstverlening staan onder druk. Daarnaast willen klanten sneller worden geholpen, ervaart administratiekantoor Brouwer Eman & Slob. Dankzij een automatiseringsslag kan het kantoor met 40% minder medewerkers meer doen. Bovendien ervaren klanten dat ze sneller worden geholpen.
Twee prijsmodellen
Al jaren biedt Brouwer Eman & Slob een vaste prijs voor de administratieve diensten als boekhouding, salarisadministratie en fiscale aangifte. Inmiddels maakt 50% van de 250 klanten hiervan gebruik. ‘We hebben twee prijsmodellen’, vertelt Dennis Brouwer. ‘Een vaste maandprijs voor puur administratieve diensten. En een vaste prijs met een variabele component voor extra diensten zoals hulp bij een overname of financiële planning. Klanten die de voorkeur geven aan uurtarieven bedienen we ook nog. Al willen steeds meer klanten overstappen op een abonnement. Daardoor hebben zij voorspelbaarheid over de kosten. En wij zekerheid over de inkomsten.’
Efficiënte processen
Veel kantoren hebben moeite om een vaste prijs te rekenen. Reken je een te hoge vaste prijs dan happen klanten niet toe. Een te lage vaste prijs, is niet goed voor de winstgevendheid. Wil een vasteprijzenmodel geld opleveren, dan moeten werkprocessen efficiënt verlopen. Brouwer Eman & Slob lukt het, want de processen binnen de organisatie zijn lean gemaakt. Dat wil zeggen: iedere klant levert zijn administratie digitaal aan. Medewerkers registreren hun uren digitaal via laptop of mobiele app. De uren worden automatisch administratief verwerkt waardoor er inzage is in de productiviteit en winstgevendheid. Op basis daarvan zijn de tarieven voor de dienstverlening gebaseerd.
Veel productiever
Sinds een jaar werkt het kantoor uit De Bilt met Exact Online voor Accountancy voor de administratie, urenregistratie en facturatie. Voorheen werkte het met lokaal geïnstalleerde software. ‘We zijn nu veel productiever’, zegt Dennis. ‘En dan bedoel ik echt veel productiever. Medewerkers kunnen overal hun urenregistratie doen via app of laptop. Daardoor gaat de registratie nauwkeurig en voorkomen we dubbel werk van eerst notities maken op papier en ze daarna in het systeem te zetten. Ook als ik bij een klant zit, heb ik direct inzage in wat er speelt en kan ik de juiste actie ondernemen.’ Brouwer Eman & Slob heeft verder een efficiëntiesprong gemaakt met de salarisverwerking. ‘Die tijdsbesparing zit vooral in geautomatiseerd versturen van batchbestanden.’
Facturen met 1 druk op de knop naar klanten
Elke maand krijgen klanten een factuur voor de dienstverlening van Brouwer Eman & Slob. Het mooie van factureren met moderne software is volgens Dennis dat hij met 1 druk op de knop de facturen naar alle klanten kan sturen. De factuur komt direct op de correcte grootboekrekening van de klant. Dus geen pdf-jes van de factuur maken, opslaan en per klant versturen. ‘De urenregistratie en facturatie werkt zeer prettig en ziet er duidelijk uit. Medewerkers zijn, dankzij de online training en begeleiding van mij, snel gewend aan het pakket. Zelfs de medewerkers die blind konden werken met de oude software.’
Self servicekantoor
Het kantoor wil toegroeien naar een self servicekantoor waarbij de klant zoveel mogelijk zelf doet, maar dan wel op een makkelijke manier. ‘Idealiter krijgt de klant een app waarmee hij zijn administratie kan sturen, facturen aanmaken en verzenden en inzicht heeft in nog af te handelen taken.’
Wat is de winst die Exact Online heeft gebracht?
Dennis: ‘We kunnen met 40% minder medewerkers meer klanten sneller bedienen doordat de productiviteit is gestegen. Ik verwacht dat we nog verder terug kunnen in aantal administratieve medewerkers naarmate de automatisering toeneemt.’
Meer weten over Exact?
Meer over Exact Online voor Accountancy. Bekijk de demo van Exact Online voor Accountancy
Geef een reactie