Mediation in fiscale kwesties (1)

In dit drieluik krijgt u handvatten om te kunnen bepalen of mediation in een bepaalde fiscale kwestie een goede keuze kan zijn. In dit eerste deel bespreek ik de meest voorkomende bronnen die tot conflicten kunnen leiden tussen belastingplichtige en de Belastingdienst.

De laatste jaren krijg ik meer vragen over mediation in fiscale kwesties. In veel gevallen vindt er echter toch geen mediation plaats. Onbekend maakt wellicht toch onbemind. In dit drieluik krijgt u handvatten om te kunnen bepalen of mediation in een bepaalde fiscale kwestie een goede keuze kan zijn. Deze week bespreek ik in dit eerste deel de meest voorkomende bronnen die tot conflicten kunnen leiden tussen belastingplichtige en de Belastingdienst. In deel 2, in de week hierna, krijgt u antwoord op de vraag welke soorten fiscale kwesties in aanmerking komen voor mediation. In het derde en tevens laatste deel staan tal van praktische aspecten van mediation in fiscale kwesties centraal. Daarbij wordt ingegaan op de voordelen en de nadelen, maar ook op zaken waar u op moet letten én hoe u die aanpakt.

Conflictbronnen

De conflictbronnen in het zakelijke verkeer kunnen in een klassieke top 5 worden samengevat: de zogenaamde pc-boom.

• perfectionisme en controle
• botsende ego’s
• ongelijk tempo
• onvoldoende erkenning en/of waardering
• miscommunicatie

Bij conflicten tussen belastingplichtigen en/of adviseur(s) aan de ene kant en de Belastingdienst aan de andere kant is dit niet anders. Enkele voorbeelden ter verduidelijking.

Perfectionisme

Bij een controle omzetbelasting stelt een controleur dat de voorbelasting niet kan worden verrekend, omdat de factuur niet juist is opgemaakt. Belastingplichtige vindt dit onzin. Het bedrag van de BTW kan er in elk geval zo uit worden afgeleid, zo stelt belastingplichtige. De controleur blijft bij zijn standpunt: een onjuiste opmaak van de factuur heeft nu eenmaal gevolgen.

Controle willen houden

Een inspecteur vraagt bij een onderneming bepaalde informatie op. De ondernemer geeft aan dat zijn adviseur met vakantie is en dat hij niks doet zonder zijn adviseur. Dat hebben ze nu eenmaal zo afgesproken, omdat er enkele jaren geleden in een dergelijke situatie iets is misgegaan. De inspecteur geeft aan dat hij helemaal niet van plan is om af te wijken van de aangifte. Hij wil slechts het dossier completeren en daarmee afsluiten. Dat wil hij zelfs per mail bevestigen. De ondernemer blijft bij zijn standpunt. Over ongeveer 3 weken kan de inspecteur op z’n vroegst een bericht verwachten.

Botsende ego’s

Bij een kapitaalverzekering oud regime stelt een inspecteur een aantal vragen. Zo vraagt hij of de belastingplichtige/adviseur het 1%-criterium kan onderbouwen. De adviseur weet dat dit geen verband houdt met kapitaalverzekeringen, maar een criterium is uit het (oude) lijfrenteregime. In een brief probeert de adviseur de inspecteur stevig de les te lezen, door zijn stelling met jurisprudentie e.d. te onderbouwen. De inspecteur noemt het punt op zijn beurt niet heel belangrijk (het waren enkele inventariserende standaardvragen), en voelt zich een beetje voor schut gezet. Maar nu heeft hij toch enkele arresten opgezocht die, in zijn ogen, het ongelijk van de adviseur aantonen. Partijen zijn duidelijk tegen elkaar aan het opbieden, terwijl de relevantie van de vraag en het antwoord nergens uit blijken.

Ongelijk tempo

Een ondernemer heeft haast met de terugbetaling van BTW bij de bouw van een onroerende zaak. De onroerende zaak zal bij ingebruikname belast worden verhuurd aan een zustervennootschap binnen het concern. De BTW-teruggave maakt deel uit van de financieringsstructuur. Daar komt ook de ‘haast’ uit voort. De betreffende ambtenaar geeft aan dat hij de zaak wel goed wil beoordelen, dat hij stapels op zijn bureau heeft liggen en dat hij zijn best zal doen, maar niks kan beloven. De ondernemer gooit boos de hoorn op de haak. ‘Dat trage gedoe altijd met die ambtenaren’ roept hij naar zijn secretaresse. De ambtenaar denkt op zijn beurt ‘Zak er maar in met je gedram’.

Waardering en miscommunicatie

Een ondernemer heeft 1 dag te laat aangifte gedaan voor de loonheffing en ook 1 dag te laat de loonheffing afgedragen. Dat is de eerste keer in 20 jaar tijd. Als hem een naheffingsaanslag wordt opgelegd, belt hij boos met de inspecteur. Deze legt uit hoe, volgens hem, het systeem werkt en noemt daarbij zelfs een aantal wetsartikelen en citeert uit het BBBB waarop de boete is gebaseerd. Hierop ontbrandt de ondernemer nog meer in woede en scheldt de ambtenaar uit.

De ondernemer poogt te spreken op appellerend niveau. Feitelijk vraagt hij waardering (in casu uitgedrukt in coulance) voor zijn goede gedrag van de afgelopen 20 jaar. De inspecteur spreekt op inhoudelijk niveau (met het noemen van wetsartikelen en beleidsregels). Het gevolg is dat partijen tegen elkaar praten – zo u wilt, langs elkaar – maar zeker niet met elkaar. De kans is zelfs groot dat, zodra de verbinding is verbroken, beide personen medestanders gaan zoeken. Bijvoorbeeld door bij een collega stoom af te blazen, waarbij ze bevestiging zoeken van hun eigen gelijk. Partijen praten dan inmiddels over elkaar, zonder dit van elkaar te weten. Op deze wijze gaan beide partijen elkaar niet bereiken. De kloof wordt eerder groter dan kleiner.

Klassiek spanningsveld ‘burger – overheid’

Anders dan bij een conflict tussen private partijen, is er bij een conflict tussen de overheid en een private partij nog een ander spanningsveld. De overheid is, in beginsel, niet (primair) ingericht op maatwerk, maar juist op collectieve efficiency. Het is het bekende spanningsveld tussen efficiency versus rechtvaardigheid. Een ondernemer daarentegen heeft – van tijd tot tijd wel te verstaan – behoefte aan individuele oplossingen – en dus ‘maatwerk’. Al te formele regels gaan dan knellen, ondanks dat alle partijen welwillend zijn, bezien vanuit hun eigen belang.

Bij de burger geeft dit mogelijk het gevoel ‘niet gehoord’ te worden en een gevoel van ’onrechtvaardigheid’. De burger kan dan starheid en rigiditeit ervaren, terwijl de ambtenaar probeert het beginsel van gelijkheid zo goed mogelijk toe te passen. Het gevoel van (bijvoorbeeld) een nummer te zijn, kan allerlei negatieve emoties oproepen: oneerlijk behandeld voelen, wanhoop, boosheid, ongeduld, etc. De ambtenaar daarentegen, kan zich geconfronteerd voelen met iemand die (zo nodig) buiten de regels om wil. Ook bij hem kunnen soortgelijke negatieve emoties ontstaan.

Mediation of een goed gesprek?

Natuurlijk is het niet zo dat alle bovenstaande kwesties tot mediation zullen leiden. Bij sommige is na korte tijd de emotie geluwd en het sop de kool niet meer waard. In andere gevallen is een goed gesprek tussen partijen, zonder een externe begeleider, meer dan voldoende.

In enkele (uitzonderings)gevallen kan de kwestie escaleren. Het nadeel van escalatie is dat de werkrelatie onder druk komt te staan. Met name als de werkrelatie ook in de toekomst nog functioneel dient te zijn, kan het zinvol zijn om hierin te investeren in plaats van deze te bevechten.

In het tweede deel van dit drieluik bespreek ik de vraag ‘Welke soorten fiscale kwesties komen voor mediation in aanmerking?’.

drs. Servaas M.M. Vrijburg is algemeen directeur van Fiscount en zakelijk mediator

Meer weten over dit onderwerp? In de modulaire opleiding ‘De (accountant)adviseur als businesscoach’ – module 1: Begeleiden bij zakelijke conflicten en dilemma’s’ krijg je inzicht in hoe conflicten ontstaan, waardoor ze (niet) escaleren, welke onderhandelingsstijlen en -technieken er zijn en wat je op welk moment moet inzetten om tot oplossingen te komen.