Verzuim is in deze coronatijden een belangrijk onderwerp. Het brengt nieuwe uitdagingen met zich mee. Accountants merken dat ondernemers met situaties te maken krijgen waar ze voorheen nog geen ervaring mee hadden of rekening mee hoefden te houden. Dit roept nieuwe vragen op, bijvoorbeeld op het gebied van verzuim en het beheersen daarvan. Hoe help je hier een ondernemer mee op weg?
Misschien wel aan de hand van een mooi praktijkvoorbeeld. We spreken met Esther Hokke, HR-adviseur bij Ter Laak Orchids in Wateringen, over het verzuim binnen het bedrijf, dat al jarenlang bij Sazas is verzekerd. Het zijn momenteel uitdagende tijden voor veel bedrijven. Ook voor Ter Laak Orchids in Wateringen, waar ze op 17,5 hectare groot- en kleinbloemige orchideeën kweken voor tuincentra en bloemisten in heel Europa. Het verzuim bij het familiebedrijf, waar zo’n 250 mensen werken, is relatief laag, zo vertelt HR-adviseur Esther Hokke. Dat geldt zowel voor de vaste medewerkers als voor de uitzendkrachten, veelal arbeidsmigranten uit Polen. Momenteel heeft het bedrijf te maken met twee langdurig zieken. ‘Ondanks dat we er in beide gevallen niet zoveel aan kunnen doen, heeft dit natuurlijk wel invloed op de verzuimcijfers’, geeft Hokke aan.
Aansluiting behouden
Ter Laak doet er alles aan om het verzuim binnen de perken te houden. Zo probeert het bedrijf goed in gesprek te blijven met haar medewerkers. De bedrijfsleiders spelen daarin een centrale rol. ‘Doordat ze veel contact hebben met de medewerkers, weten ze wat er speelt en kunnen ze problemen vroegtijdig signaleren. Die korte lijnen zijn heel belangrijk om de aansluiting met de medewerkers te behouden. Bovendien moeten medewerkers zich persoonlijk ziekmelden bij de betreffende manager en hem of haar op de hoogte houden.’
Maar ook door middel van teamoverleg en verzuimgesprekken houdt Ter Laak de vinger aan de pols. ‘We gaan in gesprek met mensen die frequent verzuimen. We proberen ze ook echt te helpen en ervoor te zorgen dat ze op een goede manier aan het werk kunnen blijven. Heeft iemand bijvoorbeeld een aangepaste stoel nodig of te maken met financiële problemen? Dan gaan we op zoek naar een oplossing.’
Goede voorzieningen
Ook de werkomstandigheden dragen er volgens Hokke aan bij dat de verzuimcijfers redelijk laag zijn. ‘Het werk is schoon en niet heel zwaar. Bovendien zijn de voorzieningen goed en houden we alles zo goed mogelijk fris en schoon. Via het uitzendbureau horen we regelmatig dat mensen graag bij Ter Laak willen werken.’ Wat daarbij ook meespeelt, is dat de orchideeënkweker de taken zoveel mogelijk probeert te rouleren. Dit betekent dat medewerkers iedere week drie tot vier verschillende taken uitvoeren. Bijvoorbeeld stokken, planten rapen en inpakken. ‘Hierdoor zijn ze niet alleen breed inzetbaar, maar wordt het werk ook minder belastend en afwisselender, en daarmee leuker.’
Extra maatregelen
Ter Laak heeft diverse maatregelen genomen om het coronavirus zoveel mogelijk buiten de deur te houden. Zo moeten de medewerkers niet alleen hun handen ontsmetten en 1,5 meter afstand houden, maar zijn er ook vaste looplijnen, verschillende start- en pauzetijden, is er extra ruimte gecreëerd in de kantine en zijn de werkstations afgescheiden door plexiglas. Daarnaast zijn de medewerkers sinds 19 oktober verplicht om mondkapjes te dragen als ze zich door het bedrijf verplaatsen. Bijvoorbeeld als ze naar de wc of kantine lopen.
Om het werk zoveel mogelijk door te laten gaan, overweegt Ter Laak om sneltesten af te nemen. ‘Nu moeten mensen met klachten thuisblijven en zich eerst laten testen. Dan ben je zo een dag of vier verder’, weet Hokke. Het bedrijf onderzoekt nog welke test het meest geschikt is en wie deze moet afnemen. ‘We zien dat andere bedrijven partners of familieleden inschakelen die in de zorg werken. Misschien gaan we dat hier ook doen.’
Goede communicatie
Het opvolgen van de regels blijft volgens Hokke de grootste uitdaging. Het is zaak dat medewerkers zich niet alleen op het werk, maar ook thuis aan de regels houden. Nauw contact met de medewerkers is daarbij van groot belang. ‘Je moet weten wat er bij de mensen speelt. Bovendien moet je ze blijven informeren. Goede communicatie is juist nu het allerbelangrijkste.’
Hokke vertelt dat het bedrijf begin dit jaar dagelijks een nieuwsbrief stuurde. Inmiddels gebeurt dat niet meer iedere dag, maar de medewerkers worden wel regelmatig geïnformeerd over nieuwe coronamaatregelen. De nieuwsbrieven worden daarbij ook in het Pools vertaald. ‘Veel Poolse medewerkers kijken Poolse televisie, maar in Polen gelden andere maatregelen dan hier. Het is dus belangrijk om ook hen goed te informeren.’
Daarnaast begint het bedrijf iedere dag met een ‘dagstart’, waarbij de belangrijkste coronaregels nog even de revue passeren. Een moment waarop de bedrijfsleiding ook kan signaleren of iemand bijvoorbeeld een snotneus of andere klachten heeft. ‘Ondanks alle maatregelen hebben we wel mensen met klachten gehad, maar die hebben in die periode thuisgewerkt. Tot nu toe houden we de zaken dus redelijk goed onder controle.’
Samenwerking met Sazas: ‘De zaken lopen gewoon goed’
Om alles rondom het verzuim soepel te laten verlopen, doet Ter Laak al jarenlang zaken met Sazas. ‘Eigenlijk hebben we niet eens veel contact met Sazas; de zaken lopen gewoon goed’, zegt Esther Hokke. ‘Zo kunnen we het verzuim eenvoudig digitaal melden en de uitkering voor de langdurig zieken verloopt goed. Ook biedt de website van Sazas goede en duidelijke informatie en organiseren ze leuke en informatieve klantendagen.’
Wilt u meer weten over het verzekeren van de risico’s van verzuim voor ondernemers? Bekijk de verzuimverzekering van Sazas, verzuimspecialist voor het mkb.
Geef een antwoord