Vaste reiskostenvergoeding per 1 april: terug naar het ‘oude’ normaal

De vaste reiskostenvergoeding gaat vanaf 1 april weer gelden, zoals deze voor de coronacrisis van toepassing was. Wat betekent dit voor de werkgever?

De vaste reiskostenvergoeding mag doorlopen zoals die vóór de coronacrisis is vastgesteld. Zonder tegenbericht vervalt deze regeling op 1 april.

Voor veel werknemers leiden de coronamaatregelen wat betreft vervoerskosten tot een wijziging van hun reispatroon. Deze wijziging kan meebrengen dat een werkgever de vaste reiskostenvergoeding moet aanpassen of geheel of gedeeltelijk tot het loon moet rekenen.

Voor het jaar 2020 en het eerste kwartaal van 2021 mocht je daarom blijven uitgaan van de aangenomen feiten waar de reiskostenvergoeding of andere vaste vergoeding op is gebaseerd en deze ongewijzigd voortzetten. Voorwaarde hierbij was wel dat het recht op de reiskostenvergoeding en/of andere vaste vergoeding vaststond op uiterlijk 12 maart 2020.

Was een recht op een vaste (reiskosten)vergoeding afhankelijk van een keuze van de werknemer, bijvoorbeeld bij een cafetariasysteem, dan moest hij zijn keuze uiterlijk op 12 maart 2020 hebben gemaakt.

Deze goedkeuring geldt voor vaste reiskostenvergoedingen tot 1 april 2021. Voor andere vaste vergoedingen geldt deze goedkeuring niet voor het jaar 2021 (Besluit noodmaatregelen coronacrisis).

Let op: de vergoedingen van extraterritoriale kosten op grond van de 30%-regeling zijn uitgesloten
van deze maatregel.

Wat verandert er vanaf 1 april?

Met ingang van 1 april mag je een thuiswerkdag niet meer als een reisdag aanwijzen. Ook mag dan geen reiskostenvergoeding meer betaald worden over deze thuiswerkdag als de werknemer niet minstens 36 weken of 128 dagen naar kantoor reist. De reiskostenvergoeding moet de werkgever op het nieuwe patroon aanpassen en mag niet meer gebaseerd zijn op het reisgedrag van vóór de eerste lockdown in maart 2020.

Als een werknemer minimaal 36 weken of 128 dagen per jaar naar een vaste werkplek reist, mag de werkgever de vaste reiskostenvergoeding vanaf 1 april 2021 nog steeds onbelast uitbetalen.

Is dat niet het geval? Dan moeten reiskosten uitbetaald worden op basis van nacalculatie of declaratie. Je betaalt dan alleen de dagen dat de werknemer echt gereisd heeft tot een maximaal bedrag van €0,19 per kilometer onbelast. In praktijk zal dit ervoor zorgen dat een vaste reiskostenvergoeding voor heel veel werknemers zal vervallen, gezien de huidige omstandigheden.

Reiskosten op nacalculatie

Bij reiskosten op nacalculatie geef je de werknemer iedere maand een vaste reiskostenvergoeding en reken je aan het einde van het jaar op basis van een nacalculatie af op basis van de daadwerkelijk gereden kilometers.

Reiskosten declareren

Bij reiskosten op basis van declaratie geeft de werknemer per maand het aantal reisdagen door aan de werkgever. Zo ontvangt de medewerker gewoon een vaste reiskostenvergoeding per gedeclareerde reisdag.

Wat zegt het Handboek Loonheffingen?

Wat staat over de vaste reiskostenvergoeding in het Handboek Loonheffingen? In paragraaf 23.1.2 Vaste vergoeding staat daar het volgende over:

De werkgever mag de werknemer een vaste onbelaste vergoeding geven (gerichte vrijstelling) als hij voor zijn werk naar een vaste plek reist. Je moet dan wel voldoen aan de voorwaarden.

De hoogte van de vaste vergoeding kun je baseren op het aantal keren in een jaar dat de werknemer zijn zakelijke reizen vermoedelijk aflegt en de lengte van die reizen. Je moet de vergoeding aanpassen als de omstandigheden veranderen, bijvoorbeeld als de werknemer verhuist of op minder dagen gaat werken.

Je mag de hoogte van de vaste onbelaste vergoeding ook bepalen met een praktische methode. Je kunt dan kiezen uit twee methodes.

Methode 1

Een werknemer reist bij een dienstbetrekking gedurende een volledig jaar vermoedelijk in minstens
36 weken (70 procent van 52 weken) op 5 dagen voor zijn werk naar een vaste plek. Als de dienstbetrekking gaandeweg het kalenderjaar begint of eindigt, mag je uitgegaan van 70 procent van het aantal volle weken dat het dienstverband vermoedelijk duurt.

Voor de berekening van de vaste onbelaste vergoeding ga je uit van 214 werkdagen in een jaar. Hierbij is al rekening gehouden met kortstondige afwezigheid wegens vakantie, ziekte en verlof.

Als je aannemelijk kunt maken dat het aantal dagen ten minste 25 procent hoger is dan 214 dagen (dus ten minste 268 reisdagen naar een vaste plek), mag je uitgaan van het hogere aantal dagen.

Het aantal werkdagen vermenigvuldig je met het totale aantal kilometers per dag. Het totale aantal
kilometers voor een jaar vermenigvuldig je met de onbelaste kilometervergoeding van maximaal € 0,19. Voor de vaste vergoeding per maand of per week deel je de uitkomst door 12 of 52.

Je mag deze methode ook toepassen voor werknemers die minder dan 5 dagen per week naar een vaste  plek reizen, bijvoorbeeld door deeltijd. Je doet dat dan naar evenredigheid. Als een werknemer bijvoorbeeld vermoedelijk 3 dagen per week naar een vaste werkplek reist, vermenigvuldig je de uitkomst van de berekening met 3/5.

Nacalculatie

Bij een enkelereisafstand van meer dan 75 kilometer van de woning of verblijfplaats naar een vaste plek voor het werk, is nacalculatie verplicht. Hierbij moet je vaststellen of de vaste kostenvergoeding overeenkomt met het werkelijke aantal woon-werkkilometers in het kalenderjaar maal de kilometervergoeding die je hebt betaald (maar maximaal € 0,19 per kilometer).

De nacalculatie doe je aan het einde van het kalenderjaar, of in het loontijdvak na de maand waarin
de dienstbetrekking eindigt, als dat tijdens het kalenderjaar gebeurt. Een vaste kostenvergoeding
met nacalculatie mag ook voor regelmatige reizen naar andere plekken dan de vaste plek waar de
werknemer werkt.

Methode 2

Als de werknemer niet altijd naar een vaste plek reist voor zijn werk, mag je de vaste reiskostenvergoeding ook volgens een andere methode vaststellen. Voor methode 2 gelden de volgende uitgangspunten:

• Je geeft een onbelaste reiskostenvergoeding van maximaal € 0,19 per zakelijke kilometer.
• Je gaat uit van 214 werkdagen per kalenderjaar. Bij dit aantal is onder meer rekening gehouden met incidenteel thuiswerken, ziekte, vakantie, sabbatsverlof en zorgverlof.
• De werknemer reist op minstens 128 dagen per kalenderjaar naar de vaste plek. Hierdoor kan de
  werknemer die op 5 dagen of meer per week werkt, tot 2 dagen per week thuiswerken met behoud van de vaste onbelaste reiskostenvergoeding.

In de volgende situaties moet je het aantal werkdagen (214) en reisdagen (128) naar evenredigheid toepassen:

• De werknemer werkt op minder dan 5 dagen per week.
• De dienstbetrekking begint of eindigt in de loop van het kalenderjaar.
• De reisafstand voor de werknemer verandert door bijvoorbeeld een overplaatsing of verhuizing.
• Je stopt met het geven van een vaste onbelaste reiskostenvergoeding.

Vergoedingen administreren en bewaren

De werkgever moet de gegevens van de kostenvergoedingen voor reizen van de werknemer naar een vaste werkplek met een eigen vervoermiddel bij de loonadministratie bewaren. Je moet ook de gegevens van de kostenvergoedingen voor incidentele reizen met een eigen vervoermiddel bewaren, maar dat hoeft niet bij de loonadministratie.

Voor iedere werknemer houd je per betalingstijdvak het aantal kilometers bij waarvoor je een vergoeding hebt gegeven.

Om de onbelaste vergoeding van maximaal € 0,19 per kilometer aannemelijk te kunnen maken, is het advies om per reis de gevolgde route en het bezochte adres te noteren.

Bronnen: Handboek Loonheffingen 2021 en Loket.nl