Werk je met HRM software, dan zul je de termen ESS en/of MSS software waarschijnlijk vaak tegenkomen. ESS/MSS software biedt werknemers en leidinggevenden zelf de mogelijkheid om personeelszaken te regelen, bijvoorbeeld het inzien van loonstroken of doorgeven van wijzigingen in gegevens. Wat zijn precies de voordelen van deze software?
Wat is ESS en MSS?
De afkortingen staan voor Employee Self Service (ESS) en Manager Self Service (MSS). Zoals aangegeven geeft deze software werknemers en leidinggevenden de mogelijkheid om zelf personeelszaken te regelen. Zo kunnen werknemers zelf hun loonstroken downloaden en persoonsgegevens wijzigen en kunnen leidinggevenden verlofaanvragen en declaraties goedkeuren.
Door de ESS en MSS functies te gebruiken, geef je werknemers meer verantwoordelijkheid en vrijheid, zodat er meer tijd vrijkomt voor salarisadministratie of andere HR-zaken.
BCS legt uit wat de voordelen van ESS en MSS zijn:
1. Minder vragen vanuit werknemers
Het belangrijkste voordeel van ESS en MSS software, zoals gebruikt in onze HRM software, is dat het werknemers de kans geeft om zelf hun personeelszaken te regelen. Ze hoeven niet meer standaard een mail te sturen om een declaratie in te dienen of om een loonstrook op te vragen. In veel gevallen verloopt dit eenvoudig via een eigen portaal. Dat kan een behoorlijke tijdswinst opleveren voor HR- en salarismedewerkers.
2. Automatische signalen voor managers
Een deel van de verantwoordelijkheid ligt ook bij de managers wanneer je gebruikmaakt van MSS software. Gelukkig kunnen er automatische signalen worden verstuurd, waardoor managers een automatische signalering ontvangen zodra er een taak uitgevoerd moeten worden. Denk bijvoorbeeld aan openstaande declaraties of een aanvraag die nog op akkoord wacht. De signalering binnen de software geeft een seintje zodat de manager het niet over het hoofd kan zien.
3. Werknemers hebben 24/7 toegang tot gegevens
24 uur per dag en 7 dagen per week kunnen werknemers inloggen in hun eigen online portaal of de mobiele app om personeelszaken te regelen. Ze hoeven geen rekening te houden met de werkuren van een HR medewerker om hun eigen HR-gerelateerde zaken te regelen.
Enkele voorbeelden van de mogelijkheden voor werknemers dankzij ESS:
• Direct loonstroken of jaaropgaven downloaden
• Een adreswijziging doorgeven
• Verlofaanvragen indienen
• Urenregistratie bijhouden
• Declaraties indienen
4. Verschillende autorisatieniveaus mogelijk
Werk je met verschillende functies en autorisatieniveaus? Dan wil je ook graag dat deze niveaus in jouw HRM software worden weerspiegeld. Afhankelijk van de functie, het niveau of andere eisen kun je managers rechten geven in de software.
Verschillen in niveaus waar je aan kunt denken, zijn:
• Leidinggevenden kunnen declaraties en verlofaanvragen goedkeuren, maar assistent-leidinggevenden niet.
• Het digitale personeelsdossier is alleen voor specifieke leidinggevenden zichtbaar.
• De salarisadministrateur heeft dezelfde rechten als de HR-medewerker of juist niet.
Op zoek naar HRM software met ESS en MSS?
Ben je benieuwd naar de functies en voordelen van ESS & MSS binnen HRM software? Of wil je meer weten over de verschillende oplossingen voor salarisadministratie? Dan staan de adviseurs van BCS graag voor je klaar. Vraag een demo aan of neem contact op via 073 594 29 51 of info@bcs.nl.
Geef een reactie