• Nieuws
    • Accountancy
    • Fiscaal
    • Vaktechniek
  • Blog
  • Thema
    • AV2 2023: ICT en Kengetallen
    • AV1 2023: Lifestyle en carrière
    • AV4 2022: AV-Top 50
    • AV3 2022: ICT en Kengetallen
    • AV2 2022 : Bedrijfsoverdracht
    • AV1 2022: Lifestyle en carrière
    • Checkpoints
  • Partners
  • Opleidingen
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Kennisdocs
  • Events
    • Nationale salarisdag
  • AV Top 50
    • AV-Top 50 | 2022
    • AV-Top 50 | 2021
  • Over ons
  • Adverteren
  • Vrienden
  • Contact
  • Nieuwsbrief
  • STAP-budget
  • Facebook
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Mail
  • Spring naar de hoofdnavigatie
  • Door naar de hoofd inhoud
  • Spring naar de eerste sidebar
  • Spring naar de voettekst
  • Over ons
  • Adverteren
  • Vrienden
  • Contact
  • Nieuwsbrief
  • STAP-budget
Accountancy Vanmorgen

  • Nieuws
    • Accountancy
    • Fiscaal
    • Vaktechniek
  • Blog
  • Thema
    • AV2 2023: ICT en Kengetallen
    • AV1 2023: Lifestyle en carrière
    • AV4 2022: AV-Top 50
    • AV3 2022: ICT en Kengetallen
    • AV2 2022 : Bedrijfsoverdracht
    • AV1 2022: Lifestyle en carrière
    • Checkpoints
  • Partners
  • Opleidingen
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Kennisdocs
  • Events
    • Nationale salarisdag
  • AV Top 50
    • AV-Top 50 | 2022
    • AV-Top 50 | 2021
Home » 5 valkuilen bij het online werken in jouw accountantskantoor

5 valkuilen bij het online werken in jouw accountantskantoor

Accountancy, Blog

20 september 2021 door Arcus IT

Accountancy Vanmorgen

Online samenwerking met klanten maakte de afgelopen jaren al een grote opmars en is in 2020 in een flinke stroomversnelling gekomen. We krijgen massaal de bevestiging dat afspraken niet altijd op locatie hoeven plaats te vinden en dat digitale samenwerking ook voor veel snelheid, efficiëntie en flexibiliteit zorgt. Toch zien wij bij accountantskantoren een aantal valkuilen ontstaan in de online samenwerking met klanten. Welke dat zijn? We zetten ze voor je op een rijtje!

1. Je deelt documenten onveilig

Het grote risico van online documenten delen is dat bestanden per ongeluk gedeeld worden met mensen voor wie de informatie niet is bestemd. Of misschien zelfs wel dat documenten ongemerkt aangepast kunnen worden door klanten, omdat je de bewerkbare versie doorstuurt of deelt. Controleer daarom altijd goed welke versie je verstuurt en of er niet onnodig persoonsgevoelige informatie wordt gedeeld.

Tip! Er zijn tools waarmee je kunt instellen dat specifieke informatie, zoals BSN-nummers, herkend worden in documenten en op basis daarvan niet extern gedeeld mogen worden. Handig als je zelf iets over het hoofd ziet of wanneer een collega’s door gebrek aan kennis op het punt staat om een e-mail met gevoelige informatie te versturen.

2. Je laat documenten onveilig ondertekenen

Geen handtekening meer aan de keukentafel of op kantoor, maar juist een digitale ondertekening van afspraken en jaarrekeningen. Handig, maar wel belangrijk om hierin extra alert te zijn.

In sommige gevallen zien we namelijk dat accountants Word-documenten naar klanten sturen ter ondertekening. Dat brengt veel risico’s met zich mee: opeens staat jouw handtekening onder een document dat ongemerkt aangepast kan worden. Ook moet je ervoor zorgen dat je zeker weet dat de juiste persoon de handtekening daadwerkelijk heeft gezet.

Tip! Er zijn diverse ondertekentools die ‘security minded’ zijn en ervoor zorgen dat een handtekening pas gezet kan worden na een tweestapsverificatie van de identiteit van de tekenbevoegde.

3. Je hebt een versplinterd ecosysteem

Zoveel processen, zoveel applicaties. Dankzij de vele beschikbare oplossingen zijn we daadwerkelijk in staat om digitaal te werken, maar integratie is hierin cruciaal. Voorkom dat je alle handelingen meermaals moet uitvoeren, omdat je in verschillende systemen werkt. Dat kost niet alleen onnodig veel tijd, maar is ook nog eens een stuk foutgevoeliger.

Tip! Veel applicaties hebben de mogelijkheid om met elkaar te integreren, zodat informatie van het ene systeem automatisch wordt overgezet in andere systemen. Dit kost even tijd om tot stand te brengen, maar is daarna vanaf dag één de moeite waard.

4. Je doet verkeerde aannames over klantwensen

Wil jouw klant wel inloggen in een klantportaal? Wil hij documentatie wel per mail ontvangen? Heeft hij wel de mogelijkheid om uit te printen, ondertekenen en in te scannen? Aannames doen over klantwensen zijn een grote valkuil voor veel accountants. Zij investeren vaak in mooie oplossingen, die vervolgens niet gebruikt worden. En dat is flink zonde.

Tip! Heel simpel: vraag je klant wat hij wil en ga daarna pas een proces inrichten. Denk je zeker te weten wat de wens is? Toch maar even checken.

5. Je maakt keuzes die niet bij jouw proces passen

Soms is het verleidelijk om te kiezen voor een software, omdat je van anderen hoort dat zij hierover tevreden zijn. Maar pas op! De software kan voor anderen goed werken, maar misschien totaal niet passen binnen jouw proces. Kies daarom niet klakkeloos voor een ogenschijnlijk goede oplossing, maar breng eerst in kaart wat je gewenste werkwijze is. Daarna is het pas tijd om hierbij passende software te kiezen.

Tip! Betrek ook klanten en medewerkers hierin en dring de oplossing niet zomaar op. Draagvlak en adoptie zijn een belangrijke succesfactor bij het gebruik van software.

Door scherp te zijn op deze valkuilen profiteer je van de vele voordelen van het digitaal samenwerken en minimaliseer je de risico’s. Vergeet tot slot ook niet dat een online meeting geen één op één vervanging is van een fysieke afspraak. Wees hier alert op en probeer, wanneer dat kan, elkaar ook af en toe face to face te zien.

Verder praten over deze valkuilen en de oplossingen hiervoor? Neem gerust contact met ons op!

Bron: 5 valkuilen bij het online werken in jouw accountantskantoor (arcusit.nl)


Categorie: Accountancy, Blog Tags: online samenwerken

Tags: online samenwerken

Gerelateerde artikelen

18 mei 2022

Zo werk je als accountant goed samen met je klanten

5 november 2021

5 valkuilen bij het online werken in jouw accountantskantoor

9 augustus 2021

Zo krijgen de klanten van Uw Cijfers Administratie & Advies plezier in hun boekhouding 

28 april 2021

Wat doe je als je klant niet online wil samenwerken?

Geef een reactie Reactie annuleren

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Kennispartner

“Ik sta even stil en dat is al een hele vooruitgang…”

Partnercarrousel

Fiscount en Markus Verbeek Praehep gaan opleidingsaanbod combineren
De NIS2-richtlijn: de versterking van cyberveiligheid in een digitale wereld, geldt deze ook voor uw klanten?
Miljoenennota herverdeeld naar armen en laat bestaande budgettaire uitdaging aan volgend kabinet
MKB Brandstof en Exact vereenvoudigen administratie met e-facturen
Professionals hebben de ‘war for talent’ gewonnen: werkgevers solliciteren bij werknemers
Taxture Global: een frisse wind in Legal & Tax advies
Hoe bereid je je als accountant voor op een toezichthouder van de WWFT?
Lessons learned: AI naar de accountancysector brengen
Zo verdrievoudig je in twee jaar tijd
Koen Scheepers adviseur bij Credion
“AFAS is een warm bad en wij zijn de badeendjes”
Nieuwe generatie accountants steeds vaker vrouw
Dit moet je weten over de verwerking van deelnemingen in de commerciële jaarrekening
De Belastingdienst start met invorderen: wat zijn de opties?
Deze vijf innovaties worden de komende jaren het belangrijkst voor bedrijven
Maximaal profiteren van Microsoft 365? Zo doe je dat in 6 stappen met Power BI
“Wetgeving rondom duurzaamheid ligt in het verlengde van ons DNA”
De zorgplicht van een accountant ten aanzien van een derde bij niet-wettelijke taken
Biometrische gezichtsherkenning: nieuw binnen AuditCase
Zo beheer je documenten op een veilige manier
Effectieve capaciteitsplanning: waarom je achterblijft als je dit negeert 
Teams Bellen biedt Vermetten een veilige en schaalbare bereikbaarheids-oplossing
Vijf redenen waarom ieder accountantskantoor servicemanagement zou moeten omarmen | (1) Structuur
ICT en Kengetallen 2023 | “Meer werkplezier én een hoger rendement”
“Ik sta even stil en dat is al een hele vooruitgang…”

GAC is leverancier van Microsoft Dynamics 365 …  

ICT en Kengetallen 2023 | “Het unieke inzicht biedt kansen”
De duurzame audit: waar moet je op letten als accountant?
HR as a service als toegevoegde waarde voor een accountantskantoor

Contentmarketing voor de financiële sector Zorg voor …  

Wet verbetering poortwachter? Bekijk deze checklist!
Cloud documentmanagement: voor veilig en efficiënt documentbeheer
Moore DRV verhoogt efficiency met de digitale handtekening
Zo regel je efficiënt een statutenwijziging
Zeven tips om alles uit SharePoint te halen
De voordelen van AI voor accountants op een krappe arbeidsmarkt
KING Connect: de ideale samenwerking tussen accountant en klant
Boekencontrole Belastingdienst? Bekijk je rechten en plichten

Meest gelezen

  • Boekhouder aangehouden voor btw-fraude 12.3k weergaven
  • Fiscus kondigt aanmaningen aan na intrekken betalingsregeling bijzonder uitstel 6.1k weergaven
  • Gesjoemel met verkoopfacturen staat btw-aftrek in de weg 5.9k weergaven
  • Onderwijsinspectie beschuldigt RA van broddelwerk bij controle Scholen voor Persoonlijk Onderwijs 3.6k weergaven
  • Gearresteerde boekhouder helpt gedupeerden geld te vinden 3.3k weergaven

Checkpoints van Fiscount en AV

Abonneer nieuwsbrief AV

Vacatures

Zelfstandig assistent accountant MKB
Moore MTH
Assistent-Accountant controlepraktijk (beginnend)
KRC Van Elderen
Opdrachtleider / Controleleider
Coney Minds
Accountant AA (24-40 uur) – Beverwijk
De Hooge Waerder
Accountant bij van der Lely
Jobs in Finance
Boekhouder
Gelders Genootschap
Relatie beheerder MKB
Moore MTH
Assistent-Accountant (zelfstandig)
KRC Van Elderen
Relatiebeheerder – Accountant
Moore MTH
Ervaren Audit assistent
Jobs in Finance
Gevorderd assistent accountant
Flynth
Account AA (teamleider)
Flantüa
Relatiebeheerder – 32-40 uur p.w | Brielle
WEA Deltaland
Fiscalist bij RSM – Utrecht
Jobs in Finance
Controleleider audit – Goes
Flynth
Junior administratief medewerker  – Nieuwegein, 32-40 uur
van Helder
Belastingadviseur
Flynth
Controleleider
Moore MTH
Senior Belastingadviseur
MKBTR
Relatiebeheerder – Accountant
Moore MTH
Senior Supervisor Assurance | Amersfoort, Arnhem, Ede, Hoofddorp en Utrecht
CROP
Assistent-Accountant (gevorderd) / aankomend adviseur mkb
KRC Van Elderen
Externe accountant -‘s-Hertogenbosch
Flynth
Controleleider – Rotterdam/ Harderwijk
Lentink De Jonge
Assistent accountant duaal
Flynth
Registeraccountant jaarrekening
Jobs in Finance
Junior assistent accountant
Jobs in Finance
Ervaren Assistent Controlepraktijk (24-40 uur) – Alkmaar
De Hooge Waerder
Manager Assurance | Amersfoort, Arnhem, Ede, Hoofddorp en Utrecht
CROP
Externe Accountant
Coney Minds
Assistent-Accountant (zelfstandig)
KRC Van Elderen
Relatiebeheerder- Goes, Gouda, Rotterdam
Visser & Visser
Gevorderd Assistent Accountant
Jobs in Finance
Werkstudent accountancy audit
Moore MTH
Relatiebeheerder / Accountant MKB
Moore MTH
Accountant
Flynth
Junior manager audit- Utrecht
Flynth
Beginnend assistent-accountant MKB
Moore MTH
Manager accountancy & advies – Harderwijk
Lentink De Jonge
Gevorderd assistent accountant • Dordrecht
WEA Deltaland
Gevorderd assistent accountant audit Zoetermeer
Flynth
Accountant AA of RA voor samenstelpraktijk (32-40 uur)
KRAMERKUIPER accountants|adviseurs
Zelfstandig Assistent Accountant voor samenstelpraktijk (32-40 uur)
KRAMERKUIPER accountants|adviseurs
Gevorderd Assistent Accountant (Assurance)
KRAMERKUIPER accountants|adviseurs
Fiscalist bij RSM Utrecht
Jobs in Finance
Accountant/Bookkeeper (Part-Time)
Jobs in Finance
Adviseur internationaal
Flynth
Gevorderd assistent accountant
Flynth
Supervisor Assurance | Amersfoort, Hoofddorp, Ede, Arnhem en Utrecht
CROP
Assistent-Accountant Samenstelpraktijk (24-40 uur) – Alkmaar
De Hooge Waerder

Accountancy Vanmorgen (AV) is het platform voor accountants en iedereen die geïnteresseerd is in nieuws, trends, ontwikkelingen, achtergronden en wetenswaardigheden in en rond accountancy en ondernemerschap.

Accountancy Vanmorgen is een uitgave van MOCuitgevers.

 

Categorie

  • Nieuws
  • Blog
  • Partners
  • Opleidingen
  • Vacatures
  • AV-events

Info

  • Over ons
  • Adverteren
  • Vrienden
  • Contact
  • Shop
  • Algemene voorwaarden MOCuitgevers
  • Annuleringsvoorwaarden
  • Privacybeleid
  • Facebook
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Mail
Cookies
Om u beter van dienst te kunnen zijn, maakt Accountancy Vanmorgen gebruik van cookies. Klik op instellingen om de cookie instellingen te wijzigen.
  • Ik ga akkoord
  • Instellingen
  • Functionele cookies zijn noodzakelijk voor de werking van deze website.
  • We gebruiken Google Analytics, netjes geanonimiseerd.
  • We gebruiken de marketing cookies om gepersonaliseerde advertenties te tonen.
  • Annuleren
  • Ik ga akkoord

Instellingen