In hoeverre komt de digitale transformatie op jouw kantoor nu echt goed uit de verf en wordt ze omarmd door medewerkers? De afgelopen jaren is het aantal digitale transformaties binnen de accountancy toegenomen en dit zal nog even doorgaan. Het helpt je kantoor te groeien, efficiëntere processen in te richten en klanten beter te bedienen. Althans, als het allemaal goed gaat.
Als kantooreigenaar kun jij wel mooie ambities hebben en vooruitstrevend zijn, maar hoe krijg je je medewerkers mee in deze transformatie? Aan de hand van soft controls, de factoren die gedrag beïnvloeden, geef ik acht tips die bijdragen aan het succes van een digitale transformatie.
Maak het ‘waarom’ duidelijk
Alles begint met weten waarom. Neem medewerkers mee in je ambities, leg uit waarom deze transformatie nodig is voor jullie kantoor en welke kansen dit biedt.
Geef het goede voorbeeld
Niets is dodelijker dan niet doen wat je zegt. Als kantooreigenaar zul je weerstand ervaren, het risico is dan dat je zelf ook in oude patronen terugvalt. Ben je ervan bewust dat als je de transformatie in gang zet, jij voorop moet blijven lopen.
Betrek gebruikers er vanaf het begin bij
Het is belangrijk medewerkers al bij het ontwerp te laten aanhaken, zodat zij zich betrokken en gehoord voelen. Dit zorgt voor meer eigenaarschap en daarmee de bereidheid te veranderen.
Faciliteer je medewerkers
Transformaties vragen veel tijd en ook andere vaardigheden. Stel daarom budget en tijd beschikbaar, zodat medewerkers zich kunnen ontwikkelen. Goede training door experts en een inhoudelijk expert in je kantoor zijn cruciaal.
Maak het proces transparant
Voordat een transformatie is afgerond, ben je jaren verder. Het kan natuurlijk voorkomen dat gedurende de weg plannen wijzigen of deadlines worden opgeschoven. Zorg voor transparantie door medewerkers mee te nemen in het proces, zodat ze aangehaakt blijven en veranderingen begrijpen.
Creëer ruimte voor vragen
Veranderingen zorgen altijd voor veel vragen. Zorg dat je in dialoog blijft met medewerkers; een vast aanspreekpunt en periodieke (voortgangs)bijeenkomsten helpen hierbij.
Spreek medewerkers aan die in oude patronen vervallen
In oude patronen vallen is makkelijk en gebeurt ook onbewust, zeker als je midden in de verandering zit en de mogelijkheid er is terug te grijpen op oude werkwijzen. Het is daarom goed medewerkers erop aan te spreken als zij volgens oude methodes gaan werken. Licht toe waarom de nieuwe werkwijze nodig is voor het kantoor.
Vier successen
Vanwege de lange doorlooptijd is het goed tussentijds stil te staan bij mijlpalen en dit te vieren met het hele kantoor. Grijp deze momenten aan om je waardering uit te spreken over de flexibiliteit en inzet van medewerkers.
Als kantoor ontkom je niet meer aan de noodzaak van digitale transformatie. Aandacht voor de menselijke factoren is cruciaal voor de efficiency en uiteindelijk het succes.
Noortje de Rooij MSc RO is zelfstandig organisatieadviseur en mede-initiatiefnemer van kantoorblauwdruk.nl
Deze bijdrage komt uit de tweede editie van het AV-magazine met het thema ICT en Kengetallen. Dit magazine is verschenen in juni 2023. Zie: https://www.accountancyvanmorgen.nl/kennisdoc/av2-2023-ict-en-kengetallen/
Geef een reactie