Ruim 70 procent van de accounts past hun eigen werkprocessen aan om te kunnen voldoen aan de groeiende vraag naar advieswerk vanuit klanten. Dat schreef Accountancy Vanmorgen onlangs op basis van het Accountancy Industry Report.
Het is een mooie ontwikkeling dat klanten hun accountants steeds meer als strategische partner zien. Maar door de hoge werklast en personeelstekorten bij accountantskantoren is er vrijwel geen tijd om die adviesrol daadwerkelijk op te pakken.
Daarom wordt er hard gezocht naar manieren om de productiviteit te verhogen, zoals de inzet van innovatieve technologieën die herhalende werkzaamheden automatiseren.
Naast het optimaliseren en automatiseren van de eigen, interne processen, is het ook verstandig om de processen bij de klanten eens onder de loep te nemen. Klanten kunnen hun steentje bijdragen aan een efficiëntere accountantscontrole door hun financiële administratie op orde te hebben. Wanneer zij bijvoorbeeld hun Purchase to Pay proces digitaliseren of automatiseren, kan dat de accountant een hoop tijd schelen.
Documenten snel en eenvoudig vindbaar
Als belangrijke financiële documenten -zoals facturen, declaraties en contracten- bij de klant centraal en digitaal opgeslagen worden, dan is het voor de accountant makkelijk om snel de benodigde stukken te vinden en raadplegen.
Er gaat geen tijd meer verloren met het zoeken door fysieke bestanden of meerdere ongestructureerde digitale locaties. Geen stoffige archieven of dikke mappen vol met uitgeprinte facturen en vastgeniete bonnetjes meer. Maak eenvoudig gebruik van de zoekfunctie in het digitale systeem en vind meteen het gewenste document.
Documenten vergelijken
Om maar even bij de beschikbaarheid van documenten te blijven: vaak vergelijken accountants meerdere documenten met elkaar. Denk aan een factuur en een contract, om te controleren of de betalingen overeenkomen met de contractuele afspraken tussen de partijen.
Maar dan moet de factuur bij Finance vandaan komen, terwijl het contract bij een medewerker van Inkoop in de la ligt. Zo kost het een hoop tijd om de bijbehorende documenten te vinden. Doorbreek die silo’s en zorg dat dit soort afdelingsoverstijgende, corresponderende documenten bij elkaar in één digitaal systeem staan opgeslagen.
Audit trails
Een systeem voor bijvoorbeeld automatische factuurverwerking biedt een gedetailleerde audit trail die elke actie logt. Van het indienen van het document tot de uiteindelijke goedkeuring. Dit verbetert de transparantie en maakt het gemakkelijker voor accountants om te controleren wie wat heeft ingediend, bekeken, goedgekeurd, of gewijzigd. Zo wordt het gemakkelijker om transacties te verifiëren en te waarborgen dat alle processen volgens de interne en externe regelgeving zijn uitgevoerd.
Ingebouwde naleving
Automatische systemen kunnen worden geprogrammeerd om regels en beleid van de organisatie na te leven. Zo kan een declaratiesysteem voor medewerkers automatisch controleren of de ingediende uitgaven passen binnen de beleidslijnen. Organisaties kunnen limieten voor bepaalde soorten uitgaven, goedkeuringsprotocollen en zelfs geautomatiseerde waarschuwingen bij afwijkingen of overtredingen van het beleid instellen.
Zo wordt overbetaling en fraude aan de voorkant voorkomen, en kan de accountant snel controleren of er afwijkingen zijn.
Meer tijd voor adviseren door automatiseren
Kortom; als klanten hun financiële administratie digitaliseren en automatiseren, wordt het werk van de accountant een stuk efficiënter. Documenten zijn altijd en overal direct toegankelijk, zonder dat er eerst aan vijf collega’s gevraagd moet worden wie daar ook alweer meer vanaf weet. Ook de audit trails die in automatische systemen worden vastgelegd, versnellen het controleproces doordat altijd duidelijk is wie wat heeft gedaan met een factuur of contract. Bovendien neemt de ingebouwde naleving al een stuk van de controle over.
Dit artikel is geschreven door Anoek van der Riet.
Het werk voor de accountant wordt zo transparanter en efficiënter, waardoor er meer tijd over blijft voor advieswerk. Misschien een idee om klanten dan meteen te adviseren over automatiseren?
Geef een reactie