Vanuit de vestigingen in Sliedrecht en Amersfoort ondersteunt WITh klanten met diensten op het gebied van auditing, assurance, administratie en advies. Sinds december 2023 maken de 42 medewerkers van het kantoor gebruik van DailyDrive. AA-accountant Jarne Vermeer, verantwoordelijk voor de ICT binnen WITh: “DailyDrive fungeert als schil om de SharePoint-omgeving en het CRM-systeem en zorgt dat alle data in de juiste map komt, onder de juiste klant.”
Een wildgroei aan mappen
Binnen WITh werd al gebruik gemaakt van Microsoft SharePoint om informatie op te slaan en uit te wisselen. Toch was het volgens Jarne niet de meest ideale oplossing voor een document management systeem (DMS): “Medewerkers konden in SharePoint bijvoorbeeld zelf teams aanmaken en mappen aanleggen om documenten op te slaan. Iedere medewerker deed dit op zijn eigen manier. De wildgroei aan mappen zorgde dat documenten moeilijk terug te vinden waren. Ons eerste idee was om een standaard mappenindeling te maken en die via de Windows Verkenner beschikbaar te stellen. Dit had niet het gewenste resultaat. Het bleef onoverzichtelijk.”
Naast een duidelijke structuur en de mogelijkheid om documenten snel terug te vinden, was er voor WITh nog een belangrijke reden om het DMS anders in te richten. “Onze oude CRM-omgeving was een op zichzelf staand pakket. Terwijl we wisten dat juist de koppeling met een DMS meerwaarde bood. Informatie is dan immers makkelijker uit te wisselen. Daarom zijn we uiteindelijk overgestapt op DailyDrive van Like-IT. Het IT-bedrijf heeft veel ervaring binnen de accountancy en snapt hoe belangrijk het is dat onze softwarepakketten met elkaar communiceren. Like-IT zorgt dat de API’s worden ingeregeld en werken zoals we verwachten”, legt Jarne uit.
Compliance: duidelijke rollen en rechten
DailyDrive werkt als een schil over Microsoft 365 en maakt werken met SharePoint eenvoudig. Het kantoor kan zelf sites aanmaken en de documenten worden automatisch binnen de eenduidige mappenstructuur opgeslagen. Jarne: “Wij hoeven in ons CRM-pakket Tess van Acuity maar een keer een klant aan te maken. De koppeling zorgt vervolgens dat alle data wordt overgenomen in het DMS, in dezelfde structuur.” Voor WITh fungeert Tess als bronsysteem. Dat betekent voor het kantoor dat informatie uit andere softwarepakketten via Tess wordt opgeslagen in DailyDrive.
Jarne: “Dat is de visie van ons kantoor. We werken vanuit één locatie. De klant kan via PKIsigning zijn handtekening zetten. Die informatie wordt dan via Tess in de juiste map binnen SharePoint gezet. Op dezelfde manier werkt het ook met de informatie die we gaan verwerken in bijvoorbeeld Qics.”
Het nieuwe document management systeem in SharePoint biedt het accountantskantoor veel compliancevoordelen. Jarne legt uit: “In tegenstelling tot de standaard inrichting van Sharepoint, is het met behulp van DailyDrive heel eenvoudig om rollen en rechten in te stellen voor bezoekers, leden en verantwoordelijken. Medewerkers hebben niet automatisch toegang tot alle mappen maar kunnen alleen zien wat voor hem of haar bestemd is. Dat geldt ook voor het bewerken van stukken. Daar moet je de juiste rechten voor hebben.”
Betere beveiliging binnen het DMS geldt overigens niet alleen intern. Binnen DailyDrive kan makkelijk tweefactorauthenticatie ingeschakeld worden zodat buitenstaanders geen toegang hebben tot belangrijke klantinformatie. Een ander voordeel is dat Like-IT ondersteunt bij de bewaartermijnen van dossiers. Jarne: “Om aan de Algemene verordening persoonsgegevens te voldoen, willen we klantdossiers na een aantal jaren automatisch laten verwijderen. Het mooie is dat Like-IT dat afstemt met Asista, verantwoordelijk voor het werkplekbeheer en Microsoft 365, en zorgt dat het goed ingeregeld is.”
Hoe is SharePoint ingericht voor accountantskantoren die gebruik maken van DailyDrive? Bekijk dan de onderstaande video:
Krachtige zoekfunctie
Jarne erkent dat medewerkers moeten wennen aan een nieuw DMS: “Natuurlijk willen accountants op een eigen manier werken. Ze zijn soms eigenwijs en ik kan het weten, want ben zelf accountant. Maar ze krijgen er veel voor terug. Iedere vergadering, intern, staat overzichtelijk in het dashboard van de medewerker. Dat deden we vroeger allemaal via de e-mail. Voor onze nieuwsberichten, geldt hetzelfde. In plaats van rondsturen, plaatsen we het nu op SharePoint en met DailyDrive kunnen collega’s het altijd terugvinden.”
Binnen het DMS maakt zoeken plaats voor vinden, vindt Jarne: “Als we bijvoorbeeld binnen DailyDrive zoeken op vaktechniek assurance, dan komen de juiste documenten naar voren en zie je geen resultaten die te maken hebben met vaktechniek non-asurance. Het instellen van filters werkt gewoon heel goed.” De zoekfunctie van het DMS kijkt niet alleen naar de titel van het document, maar screent ook de inhoud. Dat biedt de medewerker de mogelijkheid om te zoeken op bepaalde woorden, passages en nummers die in het bestand zijn opgenomen.
Bovendien kan de gebruiker specifieker zoeken met metadata. Metadata is informatie over het document, bijvoorbeeld bestandstype, bewerkingsdatum of bestandsgrootte. Deze metadata wordt automatisch opgeslagen in DailyDrive. Over de data uit het oude CRM-pakket, heeft het accountantskantoor zich geen zorgen hoeven maken. Jarne: “Like-IT heeft ervoor gezorgd dat ook deze informatie onder de juiste klant te vinden is in jouw eigen SharePoint omgeving.”
Geef een reactie