Bij Irrus werkt een enthousiast team aan innovatieve oplossingen om het dagelijkse kantoorwerk van accountants efficiënter en effectiever te maken. Ze gaan daarbij uit van de kracht van SharePoint en dat is niet geheel toevallig. Niels Vervoort, medeoprichter van Irrus: “Mijn oorsprong ligt in documentbeheer en documentmanagement. Ik heb ruime ervaring opgedaan met de hele lifecycle in SharePoint; van dossiers aanleggen en toegankelijk maken tot en met het opruimen daarvan. Toen Microsoft het platform onderbracht in de cloudsuite Microsoft 365 zagen we de kans het als documentmanagementsysteem (DMS) beschikbaar te maken voor het midden- en kleinbedrijf.”
DMS in SharePoint
Het softwarebedrijf uit Veghel zorgt sinds 2016 dat administratie- en accountantskantoren en salarisverwerkers moeiteloos kunnen samenwerken met klanten, partners en collega’s. Vervoort: “Met een DMS in SharePoint leggen we een fundament voor de digitale transformatie. Door applicaties slim te integreren en data effectiever te benutten, besparen kantoren tijd. Zo ondersteunen we de evolutie naar een modern, datagedreven kantoor met een focus op adviesdiensten.”
SharePoint is standaard onderdeel van Microsoft 365 maar de implementatie is geen one-size-fits-all. “We kijken altijd in welke fase van de digitaliseringsreis het kantoor zit en wat voor type medewerkers er werken. Het DMS wordt afgestemd op de eisen, wensen en ambities van de klant. Door onze ervaring en best practices kunnen we SharePoint inrichten zoals de klant dat wil.
Dat betekent bijvoorbeeld dat we de mappenstructuur, document- en dossierkenmerken, de beveiliging en de workflows op maat inrichten.”
Voor het overstappen wordt het softwarelandschap van het kantoor in kaart gebracht. “We kunnen SharePoint koppelen aan de meest voorkomende werkprogramma’s en automatisch documentbibliotheken aanmaken voor je klanten en projecten. Irrus is onder andere te integreren met HIX, Simplicate, AFAS, Teamleader en Exact. Daarnaast kan de accountant vanuit het
SharePointdossier documenten maken en direct laten ondertekenen met ValidSign”, legt Vervoort uit. Gebruikers van het DMS hoeven tijdens het werk niet te switchen tussen verschillende softwarepakketten. Alle bestanden worden automatisch opgeslagen in het juiste dossier. Dat betekent minder fouten, makkelijker samenwerken en eenvoudig stukken terugvinden. De accountant kan meer doen in minder tijd.
Toekomstbestendigheid
Met SharePoint kunnen kantoren vertrouwen op goed beveiligde digitale klantdossiers. Inloggen gaat op basis van multifactorauthenticatie en het is heel eenvoudig om rollen en rechten in te stellen. De tool van Irrus past volgens Vervoort goed bij een best-of-breed strategie. “Je kunt voor specifieke werkzaamheden of functies de beste oplossing kiezen. De koppeling met het werkpakket zorgt dat je als kantoor snel kunt blijven inspelen op ontwikkelingen en nooit lang hoeft te wachten op de doorontwikkeling van het pakket.” Volgens hem profiteren gebruikers bovendien van de kracht van Microsoft. “Denk bijvoorbeeld aan Artificial Intelligence. Omdat we ons DMS in SharePoint bouwen, kunnen we de mogelijkheden van Copilot aanbieden aan de gebruiker.”
De AI-tool van Microsoft wordt in rap tempo uitgebreid en doorontwikkeld en heeft waarde, vindt Vervoort: “Ik zie het nu vooral nog als een zoekfunctie 3.0. Snel en efficiënt. Je kunt namelijk heel gericht zoeken in klantdossiers, zien welke informatie ontbreekt en data samenvatten. AI helpt de accountant rapporten te maken en gesprekken voor te bereiden. Wij zien kansen en hebben nu een aantal pilots lopen waarin AI als digitale assistent accountant optreedt waaraan je vragen kunt stellen over de inhoud van klantdossiers en andere applicaties van je kantoor. Daarmee valt uiteindelijk heel veel tijd te besparen.”
Begeleiding
Voordat een accountantskantoor het nieuwe DMS in gebruik neemt, richt Irrus een aantal proefdossiers in. “We laten de dossiers en de koppelingen met de werkprogramma’s uitgebreid testen door een kernteam op kantoor. We kijken dan samen kritisch of de structuur aansluit bij de wensen en of er nog aanpassingen moeten worden gedaan. Pas als iedereen tevreden is, kunnen we stilstaan bij de migratie van de data.”
Het overzetten van klantdossiers is maatwerk. Vervoort: “Er zijn klanten die dat helemaal zelf willen doen, maar er zijn er ook die willen dat wij de migratie oppakken en zorgen dat de bestaande data toegankelijk wordt gemaakt in het nieuwe DMS. Welke optie je ook kiest alle data, bestanden en de inrichting van de digitale dossiers zijn vanaf dat moment eigendom van het accountantskantoor, en dat blijven ze ook. Een lock-in willen we altijd voorkomen.”
Omdat een nieuwe DMS invloed heeft op het werk, ondersteunt Irrus voor, tijdens en na de ingebruikname het kantoor met training en instructie. “Soms trainen we alleen de medewerkers van het kernteam en af en toe leren we alle medewerkers van een kantoor hoe ze effectief kunnen werken met het SharePoint-DMS. Ook hierbij houden we rekening met de fase van de digitaliseringsreis van het kantoor en de medewerker”, besluit Vervoort enthousiast.
Kijk voor meer informatie op irrus.nl
Tekst: Axel Kolthof
Deze bijdrage komt uit Accountancy Vanmorgen met als thema ICT en kengetallen. Dit magazine is verschenen in juli 2025. Zie: https://www.accountancyvanmorgen.nl/kennisdoc/av-2-2025-ict-en-kengetallen/
Geef een reactie