Efficiënt documenten uitwisselen
Veel accountantskantoren worstelen met het proces van het opvragen en ontvangen van documenten van klanten. Stukken worden versnipperd of te laat gemaild en waardoor het veel kostbare tijd kost. De uitwisseling van relevante stukken is echter essentieel voor de uitvoering van bijvoorbeeld een auditopdracht. Met Prepared By Client Lists (PBCL) in DailyDrive is de documentenoverdracht veel eenvoudiger te managen door accountant en weet de klant altijd wat er aangeleverd moet worden.
DailyDrive maakt het gebruik van Microsoft 365 (SharePoint en Teams) eenvoudig. De tool wordt gekoppeld aan externe bronsystemen als Tess, AFAS, Allure en Exact Online en biedt accountantskantoren daarmee een gestructureerd en eenduidig documentmanagementsysteem. Binnen DailyDrive zijn documenten op een standaard manier te uploaden in de documentenbibliotheek. Met andere woorden de accountant kan stukken, ontvangen via de e-mail, zelf toevoegen aan het klantdossier. Dat is natuurlijk handig, maar het is efficiënter als de klant zelf zijn stukken kan aanleveren en uploaden in het DMS.
Notificaties instellen
In DailyDrive kun je afhankelijk van je dossier (bijvoorbeeld IB 2024 of btw Q1 2025) aangeven welke documenten je wilt ontvangen. De klant ziet precies welke stukken hij waarvoor aan moet leveren en kan ze direct uploaden. Heeft de klant zijn werk gedaan dan kan de accountant de stukken goedkeuren, afkeuren of eventueel verwijderen. Wordt het document goedgekeurd dan wordt het zichtbaar afgevinkt in het overzicht. In een oogopslag is te zien wat de status is van de PBC-lijst. Alle stukken die zijn aangeleverd en goedgekeurd worden daarna automatisch geplaatst in de map externe documenten.
Om te zorgen dat de klant documenten compleet en tijdig aanlevert, kan het accountantskantoor notificaties instellen. De klant krijgt tijdig een signaal wanneer er wat aangeleverd moeten worden. De notificatiefunctie wordt, net als de gehele inrichting van dossiers in DailyDrive, ingesteld op basis van de wensen van het kantoor.
Zo werken de PCB-lijsten
De voordelen van PCB-lists in DailyDrive:
- Het opvragen en ontvangen van documenten kost minder tijd
- Altijd een helder en actueel overzicht voor de klant en accountant
- Elke klant en ieder project hebben dezelfde mappenstructuur
- Alle informatie op een plek
- Inrichting op basis van de wensen van het kantoor
Meer grip op je documenten
Wil je meer weten over DailyDrive in het algemeen of Prepared By Client Lists in het bijzonder? Neem dan contact op.
Geef een reactie