Tijd, middelen en honoraria zijn belangrijke randvoorwaarden die ruimte creëren voor een zorgvuldige uitvoering van wettelijke controles, aldus de AFM, die in 2025 onderzocht in hoeverre accountantsorganisaties met een reguliere vergunning die randvoorwaarden onder controle hebben.
De toezichthouder benadrukt daarbij het belang van een gezonde organisatiecultuur. “Wanneer financiële prestaties te veel leidend worden, bestaat het risico dat de aandacht voor kwaliteit onder druk komt te staan. Daarom is het belangrijk dat accountantsorganisaties voldoende grip hebben op de inzet van tijd en middelen en dat zij een passend honorarium in rekening brengen.”
Risicoanalyse en onderzoek
De AFM voerde zogeheten toezichtactiviteiten uit bij accountantsorganisaties met een reguliere vergunning. Er werd gekeken naar de inzet van tijd en middelen en de in rekening gebrachte honoraria. “We deden een risicoanalyse met gebruik van de data die accountantsorganisaties aanleveren via onze standaard-uitvragen. Daarnaast hebben we een onderzoek gedaan bij tien accountantsorganisaties met een reguliere vergunning.”
Daarbij is beoordeeld hoe de inzet van tijd en middelen en de in rekening gebrachte honoraria zijn geborgd binnen het stelsel van kwaliteitsbeheersing en hoe die randvoorwaarden zijn toegepast bij twee geselecteerde wettelijke controles per accountantsorganisatie.
Evaluatie zou vast onderdeel van beleid moeten zijn
De toezichthouder concludeert dat alle onderzochte accountantsorganisaties beoordelen of er voldoende tijd, middelen en gekwalificeerd personeel beschikbaar zijn. Vaak worden planningen opgesteld en gemonitord via periodieke overleggen. “De meeste accountantsorganisaties evalueren na afronding van een controleopdracht of de begrote uren toereikend waren en verwerken dit in de begroting van de volgende opdracht.”
Een verbeterpunt is dat de evaluatie vast onderdeel wordt van het beleid. “Een goed praktijkvoorbeeld is een planner die géén onderdeel is van het opdrachtteam, wat zorgt voor een objectiever perspectief op capaciteit en tijd.”
Toelichting over honorarium ontbreekt vaak
De meeste externe accountants beoordelen voorafgaand aan de opdrachtaanvaarding of –continuering of het honorarium toereikend is. “Een onderbouwde toelichting hierover ontbreekt echter nog vaak in het controledossier. Een goed praktijkvoorbeeld is dat een accountantsorganisatie jaarlijks inbreng ophaalt bij alle teamleden over alle opdrachten, waarbij het honorarium een vast onderdeel vormt.”
Goede praktijkervaringen
Goede praktijkervaringen die de AFM optekende, zijn onder meer:
- Een accountantsorganisatie beschikt voor elk lid van het opdrachtteam over een omschrijving van kennis, ervaring en deskundigheid. De externe accountant beoordeelt per controleopdracht expliciet of leden van het opdrachtteam de vereiste competenties en capaciteiten hebben, afgestemd op de aard en complexiteit van de controleopdracht. Hierbij maakt de externe accountant gebruik van de omschrijvingen om de geschiktheid van de leden van het opdrachtteam af te stemmen op de aard en complexiteit van de controleopdracht.
- Een accountantsorganisatie heeft op basis van alle uitgevoerde controleopdrachten achteraf geanalyseerd of de begrote uren toereikend waren door begrote en gerealiseerde uren te vergelijken. Daarbij bleek dat voor een controle aanzienlijk minder uren waren besteed dan verwacht. Dit signaal gaf aanleiding om een kwaliteitswaarborg in te zetten.
- Sommige accountantsorganisaties plannen reserveweken zonder controleopdrachten om uitloop en onverwachte omstandigheden bij lopende controleopdrachten op te vangen. Daarnaast plannen deze accountantsorganisaties structureel uren in voor indirecte activiteiten zoals studie, verlof en trainingen.
Geen beleid voor technologische hulpmiddelen
De AFM keek ook naar de inzet van technologie en constateerde dat bijna alle accountantsorganisaties geen schriftelijk beleid, procedures of richtlijnen hebben die beschrijven in welke situaties, onder welke voorwaarden en met welk doel technologische en intellectuele hulpmiddelen mogen of moeten worden ingezet binnen controleopdrachten.
De AFM moedigt accountantsorganisaties aan om te reflecteren op de uitkomsten van de toezichtactiviteiten, eventueel met behulp van het self-assessment en observaties en goede praktijkvoorbeelden uit het onderzoek.
Geef een reactie