Medewerkers plannen hun privéleven rond de drukke maanden. Wie al wat langer in de sector werkt, weet dat je in het eerste kwartaal niet begint aan een verbouwing of een grote vakantie. Het is de geaccepteerde standaard geworden. Maar is dat eigenlijk wel logisch? Als je elk kwartaal in overdrive gaat, is dat dan een planningsprobleem of een procesprobleem?
Waarom piekdrukte normaal is geworden
Binnen de accountancy is het voor ervaren medewerkers duidelijk hoe structureel piekdrukte deel uitmaakt van de kantoorcultuur. Nieuwe medewerkers horen al snel welke maanden “altijd druk” zijn. Agenda’s worden eromheen gebouwd en vakanties worden bewust buiten die periodes gepland. Tegelijkertijd verandert de arbeidsmarkt snel. Kantoren zoeken manieren om aantrekkelijk te blijven voor nieuwe medewerkers. En dat terwijl een groot deel ook de branche verlaat voor het bedrijfsleven. Flexibiliteit, werk-privébalans en een kortere werkweek spelen daarin een steeds grotere rol.
Een 36-urige werkweek klinkt voor veel accountants aantrekkelijk. Niet alleen voor jonge professionals, maar ook voor ervaren medewerkers die hun werktempo op lange termijn vol willen houden. De vraag is alleen: kan dat wel in een sector waar piekdrukte elk kwartaal terugkomt? Of is piekdrukte vooral een gevolg van hoe het werk georganiseerd is? Dan ligt de oplossing niet in harder werken, maar in het loslaten van hoe we het werk nu organiseren.
Waardoor wordt piekdrukte écht veroorzaakt?
De gebruikelijke verklaring klinkt zo: de Belastingdienst hanteert kwartaaldeadlines, het boekjaar eindigt op 31 december, en ondernemers leveren hun spullen pas aan zodra je er naar vraagt (en herinneringen stuurt). Externe factoren dus. Weinig aan te doen. Dat klopt deels. Maar het verklaart lang niet alles.
In de meeste kantoren is de werkwijze zelf ook een oorzaak:
- Transacties worden niet doorlopend verwerkt, maar periodiek
- Informatie wordt gebundeld opgehaald in plaats van continu bijgehouden
- Correcties worden opgespaard tot het moment van afsluiting
- Er is geen inzicht in de status van een dossier
- Werk van meerdere maanden wordt batchmatig gedaan, kort voor de deadline
Tegelijkertijd leveren klanten hun documenten vaak pas laat of onvolledig aan, waardoor dossiers niet eerder kunnen worden opgepakt. Zonder duidelijke begeleiding, tooling of vaste aanlevermomenten blijft dat patroon zich herhalen.
Het resultaat is voorspelbaar: alles komt tegelijk. Niet omdat de deadlines zo ongelukkig vallen, maar omdat zowel het werk als de aanlevering tot aan die deadlines wordt uitgesteld. De aangifteperiodes van de Belastingdienst zorgen er logischerwijs voor dat het in bepaalde maanden drukker is. Dat neemt niet weg dat de werkdruk vaak aanzienlijk kan worden verlaagd door processen én klantinteractie slimmer in te richten.
De verborgen prijs van de ‘maartmaand’: Fouten, verloop en gemiste marge
Piekdrukte is niet alleen vervelend. Het heeft ook een prijs en die is hoger dan de meeste kantoren doorrekenen. Structurele overuren kosten geld, maar dat is nog het minst zichtbare probleem. Fouten onder tijdsdruk kosten meer. Zeker bij handmatige handelingen, wanneer mensen gehaast door een stapel dossiers gaan, neemt de foutkans toe. Die fouten moeten later worden hersteld, wat op zijn beurt weer tijd kost.
Daar komt bij dat advieswerk in piekperioden naar de achtergrond verdwijnt. Terwijl juist dat het meeste oplevert voor zowel de klant als het kantoor. Een accountant die in maart en april wekenlang dossiers loopt af te werken, heeft geen ruimte voor het gesprek dat een klant misschien nodig heeft over zijn financiering, zijn bedrijfsopvolging of zijn liquiditeitspositie.
En dan is er nog het verloop. Medewerkers die jaar na jaar dezelfde drukke perioden doormaken, zonder dat er iets structureels verandert, gaan op een gegeven moment kijken of het gras groener is bij de buren.
Is een 36-urige werkweek in de btw-maand echt mogelijk?
Voor veel kantoren voelt een vlakke werklast als een utopie. Zeker in periodes waarin meerdere deadlines samenkomen. Toch is de vraag interessant. Niet: hoe werken we harder in drukke maanden? Maar: hoe voorkomen we dat werk zich blijft opstapelen?
Een belangrijk obstakel is dat sommige kantoren automatisering nog steeds zien als een risico voor hun declarabele uren. Minder handmatig werk lijkt op papier te betekenen dat er minder uren geschreven kunnen worden. Maar de realiteit verschuift. De waarde van een accountant- en administratiekantoor zit steeds minder in het verwerken van transacties en steeds meer in het interpreteren van cijfers, het signaleren van risico’s en het adviseren van ondernemers. Dat vraagt om een ander verdienmodel. Minder gebaseerd op productie, meer op inzicht en begeleiding. Denk aan abonnementsvormen of vaste prijsafspraken. Wanneer routinematig werk wordt geautomatiseerd, ontstaat er juist ruimte voor dat strategisch advies.
Van piekdrukte naar continuous accounting
Een alternatief voor de traditionele werkwijze is continuous accounting. Het uitgangspunt is eenvoudig: werk wordt niet opgespaard tot het einde van een periode, maar continu verwerkt. Dat vraagt niet alleen om een andere inrichting van processen, maar ook om een ander verdienmodel. Zolang kantoren sturen op declarabele uren, blijft er een prikkel bestaan om werk te bundelen en pieken te accepteren. Continuous accounting komt daarom pas echt tot zijn recht in combinatie met abonnementsvormen of vaste prijsafspraken, waarbij de focus verschuift van uren schrijven naar doorlopende waarde leveren.
Dat betekent bijvoorbeeld:
- bankkoppelingen die dagelijks lopen
- facturen die direct (automatisch) worden geboekt
- klantcommunicatie die gestandaardiseerd verloopt
- financiële cijfers die direct zichtbaar zijn voor de klant
- monitoring van administraties gedurende de hele periode
Het idee is niet dat er meer werk ontstaat. Het werk blijft hetzelfde. Maar het wordt anders over de tijd verdeeld. Voor medewerkers betekent dat een werkweek die het hele jaar beheersbaarder is. Voor de klant betekent het beter inzicht en snellere signalering van problemen. Voor het kantoor betekent het minder herstelwerk, minder fouten en meer ruimte voor het advieswerk waar de échte marge zit.
Meer informatie over continuous accounting >
De vraag die kantoren eigenlijk zouden moeten stellen
Veel kantoren stellen zichzelf ieder jaar opnieuw dezelfde vraag: hoe overleven we de piekdrukte? Hoe verdelen we de werklast over de teamleden? Hoe zorgen we dat iedereen het volhoudt tot april? Dat zijn begrijpelijke vragen. Maar ze gaan uit van een aanname die het waard is om te bevragen.
De aanname dat piekdrukte nu eenmaal bij het vak hoort. Een scherper alternatief is: waarom laten we ons werk eigenlijk opstapelen? Welke keuzes in onze werkwijze zorgen ervoor dat alles tegelijk klaarkomt? En zijn dat keuzes die we bewust gemaakt hebben, of zijn het gewoontes die we nooit echt hebben doorgelicht? Wie die vraag serieus neemt, ontdekt vaak dat piekdrukte minder onvermijdelijk is dan het lijkt.
Geef een reactie