Marcel Spoelstra: Firm of Now: Winststrategie

Voor veel kantoren is nog veel winst te behalen door voor een andere aanpak te kiezen en niet direct door meer cliënten te scoren. Maar een ding is duidelijk: “If you always do what you have done, you always get what you get.”. Het begint dus met de ambitie iets te willen bereiken. In dit blog richt ik mij op het eerste aspect, de verbetering van de winstgevendheid.

A1 Prijs vooraf
Op basis van ervaring weet u wat een project waard is. Prijs het werk daarom vooraf en communiceer dit naar de klant. Dat heet FATSOEN. Stuur de klant een e-mail of brief waarin u vertelt wat u gaat doen en wat het kost. En laat de klant hiervoor tekenen. Als de aard van de werkzaamheden verandert, koppel dit dan direct terug. Als u het werk vooraf prijst en op tijd levert,  associeert de cliënt dit met het gegeven dat u super efficiënt bent. Ieder project, ongeacht de grootte, moet vooraf geprijsd worden.

A2 Onderhanden werk en debiteuren
Onderhandenwerk (OHW) is de voorraad van een accountantskantoor. Iedere accountant adviseert klanten om zijn voorraad zo laag mogelijk te houden ter verbetering van de liquiditeiten. Waarom adviseert u dit wel uw klanten, maar besteedt u daar zelf zo weinig aandacht aan? Er is geen verschil met uw kantoor. Uw voorraad moet minimaal iedere maand gefactureerd worden. Als u VOORAF factureert, vraag dan ook een (deel)betaling vooraf. Dat helpt u om uw OHW te verlagen!

Waarom starten kantoren met het jaarwerk, en vragen gedurende het werk steeds om ontbrekende informatie? Geen wonder dat de doorlooptijd dan 60 dagen of meer bedraagt. Aan het eind van de maand zenden zij een factuur die 30 of 60 dagen later betaald wordt. Dat betekent van begin tot eind een proces van 120 dagen (lock-up days)! Dat is niet normaal. U moet wel de salarissen, huur en verzekeringen etc. betalen gedurende die periode. Door uw slechte management verschaft u uw cliënten GRATIS KREDIET, net als een bank!

A3 Bij en afschrijvingen
Een gemiddeld kantoor schrijft alleen uren af. Dat wil zeggen; u factureert niet alle uren uit. Dit is feitelijk een korting voor de facturatie. Stel dat u dit in de administratie van uw cliënt aantreft. Wat adviseert u dan? DOE ER IETS AAN. Dit is verspilling. Prijs de opdracht vooraf, budgeteer de uren en werkt zo efficiënt mogelijk. Op deze manier worden bijschrijvingen gerealiseerd. Dat is dus iets anders dan met een vork schrijven!

A4 Service mix
Vrijwel alle kantoren hanteren werkprogramma’s voor het samenstellen. Maar waarom niet bij advieswerkzaamheden? Als de diensten als producten zijn verpakt, gaat de verkoop makkelijker. En verkopen is geen vies woord, mits die diensten worden verkocht die een cliënt nodig heeft. Het mes snijdt aan twee kanten. De cliënten krijgen proactief diensten aangemeten en het kantoor verbetert zijn omzet. Maar om dat te realiseren, moet u wel al uw diensten in kaart brengen en wie wat afneemt. Doet u dat in een MATRIX , dan valt direct op welke cliënten onderbediend worden. Biedt u wel de dienst aan, maar nemen ze deze niet af, dan is dat geen schande.

A5 Value Pricing
Een vaste prijsopgaaf vooraf geven, is geen VALUE PRICING. Value pricing is prijsbepaling op basis van de toegevoegde waarde als gevolg van de dienst. Als een accountant 100.000 euro belasting kan besparen en dat is vooraf bekend, wat is er dan fout om een honorarium van 10.000 euro te vragen? Een verhouding 10:1 is voor iedereen acceptabel. En als er geen er besparing te realiseren is, zet het af tegen de kosten. Bijvoorbeeld de boete voor het niet doen van aangifte VPB. Of anders; hoe lang zou een klant er zelf over doen? Van declareren per uur wordt een accountant niet beter van. Zie mijn eerdere serie over value pricing.

A6 Productiviteit / gemiddelde omzet per uur GOPU
Traditionele kantoren zijn teveel gericht op gedeclareerde uren als maatstaf voor productiviteit. En dit is FOUT als hier de nadruk op ligt. Dit betekent dat hoe hoger de productiviteit, des te langzamer het werk gaat. Gemiddelde omzet per uur zou juist moeten toenemen. Het is de uitkomst van hoeveel er gefactureerd wordt en hoe efficiënt een kantoor is. Een kantoor dat een productiviteit van 75% realiseert, presteert goed. En de doelstelling moet zijn een GOPU van minimaal 200 euro per uur. Let wel, dat is dus niet het commerciële uurtarief. Want met Value Pricing wordt dat niet gehanteerd.

A8 Training en ontwikkeling
De beroepsorganisatie vereist 40 studieuren per jaar voor vaktechniek, maar niets voor persoonlijke ontwikkeling. Dat is vreemd. Hiermee worden alleen vaktechnische idioten gecreëerd zonder verbetering van de persoonlijke- of ondernemers vaardigheden. Investeer sterk in EDUCATIE en opleiding van meer dan alleen vaktechniek. Het kantoor en de cliënt worden hier beter van.

A9 Classificatie / Selectie
Er zijn genoeg klanten waar een kantoor uit kan kiezen. Waarom alle klanten accepteren die zich aandienen? Een kantoor is geen charitatieve instelling, maar een commerciële onderneming. Weet wat voor kantoor u wilt zijn en wees meedogenloos. Met die instelling dat u selecteert, wijzigt de samenstelling van de cliëntenportefeuille. Als u cliënten indeelt in A tot en met E, weet u wie aandacht verdient. Doorgaans zijn de D en E-cliënten de vampiers die tijd vragen van de rest. Neem daarom afscheid van E (exit) en D (delete) cliënten.

A10 Klantenservice
Service is bij veel kantoren vaak ver te zoeken. Hoe is het bij uw kantoor? Reageert u snel op belletjes, e-mail? Geeft u toelichting op uw werk, organiseert u events, onderwijst u uw klanten, faciliteert u het gebruik van moderne technologie of biedt u aanvullende diensten etc? Geef uw medewerkers voorbeelden van klantenservice. Neem grote succesvolle bedrijven uit andere branches als voorbeeld en onderscheidt u met afwijkende aanpak van andere kantoren. Helaas kenmerkt de accountantsbranche zich door uniforme saaiheid.

A11 Communicatie proces
Doorgaans gaat een kantoor aan de slag voor het jaar- of periodewerk wanneer de cliënt op de stoep staat met zijn administratie. Het is hollen of stilstaan. Hoeveel kantoren maken een planning en berichten de cliënt wanneer het werk voor hem/haar gepland staat? En zit ze achterna om alles op tijd binnen te krijgen? En hoeveel kantoren melden hun cliënt als alles binnen is wat het jaarwerk gaat kosten en bevestigt dit middels een opdrachtbevestiging en geeft tevens direct aan wanneer het uiterlijk opgeleverd en besproken gaat worden? Zowel de organisatie als de cliënt heeft belang bij een gestructureerd communicatieproces.

In mijn volgende blog vertel ik meer over verbetering van de capaciteit. Ook daar is nog veel winst te behalen.

Marcel Spoelstra is registeraccountant en partner bij Accountantskantoor Spoelstra & Scherer. Hij geeft lezingen en cursussen voor accountants. Daarnaast adviseert hij accountants op het gebied van ICT en andere innovaties binnen accountancy. Aanhanger van het gedachtegoed van Proactive Accountants Network. Marcel Spoelstra houdt een blog bij op www.marcelspoelstra.nl.