Je hebt een aantal maanden terug een opdracht aangenomen voor een klant en vervolgens keihard gewerkt om de opdracht uit te voeren. Alles is netjes volgens afspraak uitgevoerd en de factuur is zoals afgesproken naar de klant gestuurd. Je wacht met smart op de betaling. Maar inmiddels duurt dat wachten wel behoorlijk lang. Vervelend, want het gaat om een behoorlijk bedrag en de betalingstermijn van de factuur is al verstreken. Herken je dit? Dan is deze blog waarschijnlijk wel interessant voor je. Want hoe zorg je er nou voor dat de factuur alsnog betaald gaat worden en tegelijkertijd de relatie met je klant goed blijft?
Debiteurenbeheer
Debiteurenbeheer is een belangrijk onderdeel van je onderneming. Je onderneming valt of staat namelijk met klanten die geld in het laatje brengen. Wist je dat een groot deel van alle faillissementen wordt veroorzaakt door klanten die niet betalen? Uiteraard gaan we er vanuit dat de meeste bedrijven hun facturen keurig op tijd betalen. Maar er zijn toch ook altijd bedrijven die het niet zo nauw nemen met de facturen die zij krijgen. Hoe zorg je ervoor dat je ook van die bedrijven geld binnen krijgt? Dit doe je door effectief debiteurenbeheer.
Wat houdt debiteurenbeheer in?
Debiteurenbeheer omvat alle werkzaamheden die erop gericht zijn om debiteuren hun facturen te laten betalen. In de praktijk betekent dit het versturen van facturen en betalingsherinneringen, het bijhouden van betalingsregelingen en de communicatie met debiteuren omtrent facturen. Debiteurenbeheer betekent soms vervelende gesprekken voeren, maar vaak is het gewoon helderheid scheppen in een situatie. Het kan natuurlijk zo zijn dat je klant de factuur is kwijtgeraakt. In dat geval kan het zo eenvoudig zijn dat je alleen een kopie van een factuur hoeft toe te sturen en de factuur alsnog wordt betaald.
Hoe zorg je ervoor dat je facturen sneller betaald krijgt?
- Houd je administratie bij
Het is misschien een open deur, maar wel de basis voor je debiteurenbeheer. Houd je administratie zorgvuldig bij. Zorg ervoor dat je weet welke klanten wel en nog niet betaald hebben. Als je administratie een rommel is, zal het je niet snel opvallen als facturen nog niet betaald zijn. Als je direct inzichtelijk hebt welke facturen voldaan zijn en welke facturen niet voldaan zijn, kun je eerder en beter actie ondernemen. - Weet met wie je zaken doet
Debiteurenbeheer begint eigenlijk al voordat je een overeenkomst bent aangegaan. Je wilt namelijk wel zekerheid dat je potentiële klant in staat is om de betaling te voldoen. Toch? Je kunt op internet zoeken naar de persoon of het bedrijf. Maar je kunt ook informatie inwinnen bij de Kamer van Koophandel of bij kredietinformatiebureaus. Het kan namelijk zo zijn dat het bedrijf met wie je zaken wilt doen niet kredietwaardig is of zelfs al failliet is. Het kan dus geen kwaad om van tevoren een stukje research te doen. Uiteraard hoef je dit niet altijd zelf te doen, dit kun je uitbesteden. - Stel vooraf de betalingstermijn vast
Maak voorafgaand aan de opdracht duidelijke afspraken over de betalingstermijn. Dit kan in een offerte, opdrachtbevestiging of in je algemene voorwaarden. De meest gebruikelijke betalingstermijnen zijn 8, 14, 30 en 60 dagen na de factuurdatum. Zorg ervoor dat de betalingstermijn in de overeenkomst en de daarbij horende facturen staat vermeld. - Factureer direct
Sommige ondernemers factureren één keer per week of zelf één keer per maand. Hoe langer jij wacht met het sturen van de factuur, hoe langer het duurt voordat de betaling bij jou binnen is. Stuur de factuur dus direct nadat je de opdracht hebt uitgevoerd. - Factureer elektronisch
Elektronisch factureren is de nieuwe standaard en het zal niet de eerste keer zijn dat je hierover leest. E-factureren is het elektronisch versturen en ontvangen van facturen. Vaak wordt e-factureren verward met het digitaal versturen van facturen in pdf-formaat. Het verschil is dat er bij een e-factuur naast een pdf-versie van de factuur, ook een xml-bestand wordt verstuurd. Dit noemen we UBL (Universal Business Language). Het is niet alleen handiger en goedkoper dan de traditionele wijze van het versturen en ontvangen van facturen, maar je kunt het factureringsproces er ook mee automatiseren. Uit onderzoek blijkt dat klanten betalingen gemiddeld zeven dagen eerder verrichten als zij een e-factuur ontvangen in plaats van een papieren factuur. Hierdoor hoef je minder tijd te besteden aan debiteurenbeheer. Daarnaast komt een elektronische factuur sneller aan bij de klant dan een papieren facturen. En we weten: hoe sneller de klant de factuur ontvangt, hoe sneller deze betaald zal worden. - Stuur DIRECT een betalingsherinnering als de betalingstermijn is verstreken
Het bewaken van de betalingstermijn is heel belangrijk. Stuur daarom ook direct een vriendelijke herinnering als de betalingstermijn is verstreken. Op deze manier laat je je klant zien dat je een bedrijf bent dat zijn zaken graag op orde heeft. Als je de herinnering veel later stuurt, dan bestaat de kans dat de klant laks wordt en er vanuit gaat dat je het niet zo nauw neemt met de gemaakte afspraken. Als de klant de factuur is kwijtgeraakt, is het natuurlijk zonde als jij wacht met het sturen van een herinnering. - Stuur een kopiefactuur mee met je betalingsherinnering
Het kan natuurlijk zo zijn dat de klant nog niet heeft betaald omdat hij of zij de factuur gewoon is kwijtgeraakt. Dan is het wel zo makkelijk als je een kopie van de factuur meestuurt met de herinnering. De klant hoeft dan niet meer te zoeken naar de juiste factuur en jij hoeft geen extra e-mails te versturen met kopiefacturen. Zo maak je het niet alleen je klant, maar ook jezelf makkelijk! - Vergeet het persoonlijke contact niet
Zorg dat er ook altijd persoonlijk contact is na het versturen van de herinnering. Bellen is veel persoonlijker dan alleen e-mailen en aan de telefoon krijg je vaak meer voor elkaar dan met een e-mail. Bel de klant dus op en vraag vriendelijk wat de reden is dat de factuur nog niet is betaald. Als je belt, weet je wat er speelt bij de klant en kun je hierop inspelen. Vind je het vervelend om te bellen over een openstaande post? Dat is heel begrijpelijk, want niet elk gesprek verloopt even prettig. Maar je kunt het ook van een andere kant bekijken. Het is vervelend dat jij hard hebt gewerkt voor je klant en vervolgens je geld niet krijgt. - Schakel een incassobureau in
Dit is natuurlijk de minst favoriete stap, maar in sommige gevallen helaas wel nodig. Als je na de betalingsherinnering, de aanmaning(en) en het telefoongesprek nog steeds geen betaling binnen hebt, weet je dat je een andere route moet nemen. Op een gegeven moment is de maat natuurlijk vol. Je stuurt de laatste aanmaning waarin wordt aangegeven dat een incassobureau wordt ingeschakeld, mits de factuur alsnog (eventueel met kosten en rente) wordt betaald. Let hierbij wel op de regels die hierbij gelden. Je mag bijvoorbeeld niet een dag na de betalingsherinnering een incassobrief sturen. - Teruggave BTW bij oninbare facturen
Als een klant na alle pogingen nog steeds niet betaalt, kun je de factuur als oninbaar verklaren. Dit betekent dat de huidige factuur, maar ook facturen in de toekomst niet meer betaald gaan worden. Het kan zijn dat je voor deze specifieke klant wel BTW hebt afgedragen voor de niet betaalde factuur. In dat geval kun je, onder bepaalde voorwaarden, de BTW terugvragen bij de Belastingdienst.
Kan debiteurenbeheer niet geautomatiseerd worden?
Ja, zeker! Je kunt je debiteurenbeheer, van factuur tot en met de aanmaningen, automatiseren. Na het versturen van de factuur wordt de betalingstermijn op geautomatiseerde wijze bewaakt. Als de betalingstermijn is verstreken terwijl de betaling nog niet binnen is, kunnen de betalingsherinneringen en aanmaningen automatisch worden verzonden. Dit scheelt in eerste instantie veel tijd, maar vergeet hierdoor niet het persoonlijke contact. In veel gevallen is persoonlijk contact noodzakelijk om de factuur uiteindelijk betaald te krijgen.
Slim debiteurenbeheer met iMUIS Online
iMUIS Online is ontwikkeld voor de ondernemer die niet te veel met zijn neus in de cijfers wil zitten. Je kunt heel eenvoudig elektronische facturen versturen met Spitsfactuur. Dit is ook nog eens gratis. Maar daarnaast geeft iMUIS Online Financieel je ook een overzicht van de openstaande en reeds betaalde facturen. Betaalt je klant toch niet op tijd? Dan kun je de klant bellen en een opmerking plaatsen bij de openstaande post. Je kunt ook instellen dat je klanten automatisch een betalingsherinnering ontvangen. De lay-out en teksten hiervan kun je zelf eenvoudig aanpassen.
Danique van der Hoek is online marketeer bij MUIS Software.
Meer weten over slim debiteurenbeheer met iMUIS Online? Lees hier dan verder!
Ik ben er het helemaal mee eens dat als je na de betalingsherinnering, de aanmaning en het telefoongesprek nog steeds geen betaling binnen hebt, je een andere route moet nemen. Ik heb een klant die niet wil betalen, en ik denk dat in deze situatie incassobureau de beste optie is. Ik zal de laatste aanmaning sturen waarin wordt aangegeven dat een incassobureau wordt ingeschakeld, en hopelijk krijg ik mijn geld terug.