Een vraag waar veel accountants- en administratiekantoren vandaag de dag mee worstelen: Hoe communiceer ik met mijn klant in het kader van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Brouwers Accountants en adviseurs hebben het AVG-vraagstuk niet gezien als belastend, maar als een kans om hun dienstverlening verder te optimaliseren.
Hoe heeft Brouwers Accountants en adviseurs deze stap gemaakt?
‘Wij als Brouwers hebben het AVG-vraagstuk niet gezien als belastend, maar als een kans om onze dienstverlening verder te optimaliseren. Binnen onze organisatie is, vanzelfsprekend, altijd oog voor kwaliteit. Binnen het kwaliteitsvraagstuk hebben wij, als SRA-kantoor, reeds in een eerder stadium aansluiting gezocht bij de 53 maatregelen in het publieke belang (https://www.sra.nl/dossiers/in-het-publiek-belang).
De nieuwe Europese privacywetgeving hebben wij dan ook gezien als een zogenaamd ‘opschudmoment’. Voor een professionele organisatie is compliance immers een vanzelfsprekendheid. Het is mooi om daarbij gebruik te kunnen maken van onder andere de workflow mogelijkheden die Unit4 Personeel & Salaris aanbiedt. Het merendeel van onze klanten maakte reeds gebruik van Salaris Online, waardoor de eerste ‘drempel’ al was genomen.’
Intern AVG-project
‘De verdere aanscherping van de wet- en regelgeving hebben wij omgezet in een eigen (intern) AVG-project. Dit was nodig om te waarborgen dat wij tijdig, dus voor 25 mei 2018, voldoen aan de (hernieuwde) wet- en regelgeving. Door de ruime omvang van onze salarisgroep hebben wij één collega vrijgemaakt voor dit project. In samenwerking met een tweetal grotere klanten hebben wij een ‘proefomgeving’ opgezet. Dit gaf ons de mogelijkheid om te komen tot een zo klantvriendelijk als mogelijke workflow-omgeving. Mooie bijkomstigheid was dat, als gevolg van deze opzet, er reeds in een vroeg stadium ervaring met workflow werd opgedaan.
De aanvang was echter vrij moeizaam, totdat Unit4 de (standaard)template uitrolde. Vanaf dat moment raakte het inrichtingsproces in een stroomversnelling. In de loop der tijd zijn tweetal noemenswaardige ‘uitdagingen’ op ons pad gekomen:
- Arbeidsintensieve inrichting; door het ontbreken van instructiefilmpjes, handleidingen en praktijkervaring, is het inrichten van workflows een arbeidsintensief proces gebleken. Was dit een gevolg van het feit dat wij als Brouwers in een te vroeg stadium zijn begonnen met dit project, of is onze aanvliegroute niet de juiste geweest?
- De (plotselinge) verandering van de rol van de salarisadministrateur. Kort na de eerste uitrol werden wij frequent geconfronteerd met een veelvoud aan ‘helpdeskvragen’. Deze vragen gingen voor het overgrote deel over inlogproblematiek en workflow in de dagelijkse praktijk.
Wij hebben beide zaken goed bespreekbaar gemaakt met Unit4. Hieruit kwam naar voren dat Unit4, bij de opzet, ervan was uitgegaan dat de helpdeskvragen bij de werkgever, onze klant, terecht zouden komen en niet bij ons, de verwerker. In deze tussenfase hebben wij, met vallen en opstaan, met het maken van instructiefilmpjes en het maken van handleidingen, een efficiënt werkend (hulp)proces gerealiseerd.
Na deze eerste ervaringen hebben wij besloten om een extra medewerker aan te trekken voor (in eerste instantie) ondersteuning bij dit project. Hoofdtaak van deze specifieke medewerker is het gereedmaken van standaard workflow omgevingen, die vervolgens door de salarisadministrateur worden gefinetuned (MSS, ESS, Verlof & Verzuim, Declaratie, Competentie management, etc.). Deze medewerker is op basis van de uitrollijst fulltime bezig met workflow.
Voor dit traject is een van onze salesmedewerkers (binnen de afdeling BrouwersHRM) belast met de taak om klanten voor te bereiden op het arriveren van Workflow en de mogelijke inrichtingen van het pakket. Al met al is dit ook een urenintensief voortraject geweest en heeft dit vele bel-uren met zich meegebracht.
Door een koppeling te leggen tussen Workflow en andere Brouwers diensten, zoals Verlof & Verzuim en HRM-consultancy, realiseren wij een bredere dienstverlening binnen BrouwersHRM en op de relevante markten in het algemeen.
Nu het huidige proces op orde is, kan de blik weer op de toekomst worden gericht. Klanten bekend maken met workflow verloopt goed, maar de uitdaging zal erin zitten om klanten te ondersteunen bij het dagelijks werken met workflow. Wanneer een goed pakket verkeerd gebruikt wordt, kan dat leiden tot schade.
Vanuit onze rol als advies- en dienstverlener dienen wij het gebruik van de omgeving goed te monitoren, om zo tijdig te kunnen bijsturen op eventuele risico’s. Het waarborgen van kwaliteit blijft een van de belangrijkste aspecten van onze dienstverlening. Zo zie je maar weer dat een functie niet iets statisch is, maar dat er flink meebewogen moet worden op de veranderde wet- en regelgeving en de daaraan gekoppelde (ICT-)ontwikkelingen.
De stap van salarisadministrateur naar procesoperator is hiermee weer een stukje dichterbij!’
Een vraag waar veel accountants- en administratiekantoren vandaag de dag mee worstelen: Hoe communiceer ik met mijn klant in het kader van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). In veel gevallen bevat de communicatie tussen u en uw klant privacygevoelige informatie die niet bestemd is voor anderen. In deze blog gaat Leo Overvoorde, Product Manager Personeel & Salaris bij Unit4, in op de manieren waarop u veilig met uw klant kunt communiceren en hoe u dit samen met uw klant kunt oplossen.
Voor meer informatie over de verwerkersovereenkomst en de AVG in het algemeen kunt u terecht op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.
Op deze pagina vindt u whitepapers over hoe Unit4 met de AVG omgaat en welke voorbereidingen Unit4 treft.
Geef een reactie