Het consumentenvertrouwen is nog nooit zo snel gedaald en het IMF verwacht dit jaar een economische krimp van 7% door de corona-epidemie. De omzet van veel ondernemingen zal dus na mei 2020 structureel lager worden. Om de continuïteit van een onderneming te garanderen is het daarom van groot belang om samen met de ondernemer proactief te kijken welke juridische (nood)maatregelen een ondernemer nu al kan nemen. Deze blog bevat daarom de beste en meest effectieve juridische maatregelen. Regeren is vooruitzien. Hella Vercammen legt uit.
|
Gratis webinar 4 juni: Belangrijkste juridische anti-crisis acties voor ondernemers Donderdag 4 juni van 16.30 tot 18.00 uur zullen wij een gratis webinar verzorgen waarin wij uitgebreider ingaan op onderstaande juridische actiepunten. Uiteraard zullen de tussentijdse wijzigingen (na plaatsing van deze blog) van de NOW-regeling, TOGS, etc. in deze webinar meegenomen worden. Wilt u deelnemen aan dit webinar? Schrijft u zich dan hier in! |
1. Actief en strak debiteurenbeheer
De tijd dat degene die het hardst piept bij te late betalingen door debiteuren, de eerste is die betaald krijgt, is helaas weer aangebroken. Een strak debiteurenbeleid zorgt voor een gezonde liquiditeit.
Het is hierbij aan te raden niet meteen met een incassobureau te dreigen. Gebruik liever het volgende stappenplan:
- Betalingstermijn verstreken? Stuur binnen een week een vriendelijke betalingsherinnering.
- Bel vervolgens de klant als betaling een week daarna uitblijft. Persoonlijk contact verhoogt de kans op betaling aanzienlijk en misschien is er vroegtijdig een regeling te treffen.
- Blijft betaling alsnog uit? Stuur dan een tweede of laatste betalingsherinnering en geef dit duidelijk aan bovenaan in de brief en vermeld er ook bij dat er incassokosten van € x bijkomen als betaling uit blijft. Wees daarin concreet.
- Pas wanneer de klant dan nog niet betaalt, is het slim om een extern incassobureau in te schakelen. Zij kunnen helpen met het betaald krijgen van de factuur. Vraag wel vooraf wat de kosten zijn en of die alsdan verhaald worden op de debiteur.
2. Aanscherpen algemene voorwaarden en betaaltermijnen debiteuren
Kijk of de algemene voorwaarden de juiste bepalingen bevatten over bijkomende buitengerechtelijke en gerechtelijke incassokosten. Zorg er ook voor dat de algemene voorwaarden in de opdrachtbevestiging of in de overeenkomst uiterlijk van toepassing zijn verklaard, anders heeft de ondernemer er niets aan. Enkel vermelden op de factuur is te laat!
Kijk ook goed welke betalingstermijn er standaard in de facturen en/of algemene voorwaarden is vermeld en bekort desnoods deze betalingstermijn. Dit kan alleen indien er geen andersluidende, langlopende afspraak is gemaakt over de betaaltermijn. Als een ondernemer zaken doet met de overheid dan geldt inmiddels een wettelijke verkorte termijn van 30 dagen als gevolg van Europese regelgeving. Ondernemers hoeven hier dus geen langere betalingstermijn te accepteren!
De wettelijke termijn waarop grote bedrijven de rekeningen van hun MKB-leveranciers moeten betalen, wordt straks ook door de wijziging van de Wet betalingstermijnen grote bedrijven verkort van 60- naar 30 dagen. De ingangsdatum van deze wijziging is echter nog niet bekend.
3. Factoring
Heeft de ondernemer geen zin in dat debiteurengedoe en heeft hij er geld voor over om geen debiteurenrisico te lopen en altijd op tijd te kunnen rekenen op zijn geld, overweeg dan eens factoring i.c.m. een calamiteitenkredietverzekering. Het is in deze periode van groot belang dat de ondernemer cash heeft.
Een factoringmaatschappij koopt als het ware iedere maand de debiteuren op en betaalt de ondernemer direct bijv. 80% van het factuurbedrag. De factoringmaatschappij gaat vervolgens zelf die facturen innen. Met een kredietverzekering beschermt de ondernemer zijn bedrijf tegen de schade die het kan oplopen door onbetaalde facturen. Een kredietverzekering voorkomt niet dat klanten hun facturen niet betalen, maar de gevolgen van het niet betalen vangt de kredietverzekeraar op. Laat wel de kleine lettertjes bij het aangaan van zo’n factoring overeenkomst checken en zeker bij een calamiteiten kredietverzekering. Er wordt vaak van alles uitgesloten en om teleurstellingen te voorkomen is het belangrijk dat bij het aangaan van zulke overeenkomsten dat de voorwaarden goed worden gecontroleerd. Wellicht dat de voorwaarden die gelden voor de ondernemer geen uitkomst bieden. Gebeurtenissen zoals een coronapandemie zouden zo maar in de voorwaarden opgenomen kunnen zijn als mogelijke ontbindende factor.. Het kan ook zo zijn dat als de ondernemer in een bepaalde sector actief is, hij dergelijke overeenkomsten niet eens kan sluiten of dat er meer niet dan wel gedekt wordt.
4. Contractbreuk juridisch aanpakken
Veel ondernemingen zitten nu in de problemen omdat de omzet drastisch is gedaald door corona. Om die reden wordt er vaak door opdrachtgevers geprobeerd om te besparen door onder langlopende of reeds gesloten contracten uit te komen. Dat is vaak bij contracten die niet essentieel zijn voor het realiseren van omzet, of ook zelf of niet gedaan kunnen worden. Sommige ondernemers zwichten voor het tijdelijk ‘pauzeren’ van een contract onder dreiging van volledige opzegging. Dit is echter niet altijd het slimste om te doen en het gaat er ook om onder welke bewoordingen en voorwaarden de ondernemer daarmee instemt.
Uiteraard is coulance een goed middel om de relatie in stand te houden. De ondernemer moet echter ook opletten dat hier geen misbruik van wordt gemaakt. Als een ondernemer uit coulance instemt met het gegeven dat zijn contractpartij tijdelijk niet afneemt, betaalt of anderszins nakomt, doe dat dan altijd ‘onder voorbehoud van alle rechten en weren’. Stel ook de voorwaarde dat het contract dan ook met de periode van opschorting. wordt verlengd. De ondernemer kan ook overwegen om (extra) zekerheid te vragen voor een latere nakoming, vooral als het gaat om een betalingsverplichting.
Uiteraard heeft de ondernemer ook het recht om geen coulance te tonen en gewoon nakoming te verlangen. Dan is het relevant of corona een recht geeft aan de wederpartij om op te schorten, de nakoming te staken en/of de overeenkomst (eerder) te beëindigen. Is dat niet het geval dan is het simpelweg contractbreuk en is het belangrijk dat de ondernemer een goed dossier opbouwt. Juridische vragen die alsdan een rol spelen, zijn:
- Bestaat opschortingsrecht?
- Is de tekortkoming toerekenbaar?
- Is er wel sprake van overmacht?
- Is er sprake van onvoorziene omstandigheden?
- Is het redelijk en billijk om nakoming te vorderen?
- Is er sprake van schuldeisersverzuim?
Kortom, adviseer de ondernemer om er een jurist naar te laten kijken voordat de ondernemer reageert of ageert tegen een contractbreuk. Het devies is om altijd een dossier op te bouwen voor het geval men onverhoopt voor de rechter komt te staan. Uiteraard wil de ondernemer niet te veel juridische kosten maken, maar een dossieranalyse en een sommatiebrief zijn zo gedaan respectievelijk gemaakt als de zaak of het contract niet te complex is. Het contractbelang bepaalt uiteraard ook tot op welke hoogte de juridische kosten redelijk zijn.
5. Algemene voorwaarden aanpassen
Dit is de tijd waarop de ondernemer de algemene voorwaarden crisisproof kan maken. In B2B-relaties bestaat er veel contractsvrijheid. Een ondernemer kan daarom zijn rechtspositie als leverancier, aannemer, verhuurder, dienstverlener, etc. heel goed versterken door de algemene voorwaarden op goed in te richten. De ondernemer kan de wettelijke en contractuele rechten uitbreiden en ook de bepaalde wettelijke rechten van de wederpartij uitsluiten of beperken. Denk aan het bedingen van eigendomsvoorbehoud, erg belangrijk als een klant failliet gaat. Een ondernemer kan dan de door hem geleverde producten gewoon uit de failliete boedel halen wanneer de facturen nog niet betaald zijn. Ook kan de ondernemer verrekenings-, opschortings- en ontbindingsrechten van de wederpartij uitsluiten, en ga zo maar door. Uiteraard moeten in de algemene voorwaarden de betalingstermijn van de facturen helder zijn geregeld en is het verstandig eventuele incassokosten – mocht betaling onverhoopt uitblijven – uitdrukkelijk te vermelden.
Kortom, zorg er nu voor dat de algemene voorwaarden worden aangepast zodat de rechtspositie van de ondernemer beter is dichtgetimmerd. Een de ondernemer kan daar dan altijd op terug vallen indien dat nodig is. Al is het alleen maar om een sterkere onderhandelingspositie te hebben. Immers, de ondernemer probeert er altijd eerst minnelijk uit te komen met zijn klant.
6. Gezamenlijk of eenzijdig personeelskosten verlagen
In plaats van een ingrijpende reorganisatie is het altijd mogelijk om, met instemming van het personeel, bepaalde personeelskosten te verlagen. Gelukkig is de werkkostenregeling verruimd, dus dat biedt wellicht ook wat extra lucht. Toch kan het ook nodig zijn om bepaalde kosten te schrappen. Kijk dan natuurlijk wel goed naar de impact die dat heeft op de motivatie van de werknemers. Het kan meer kwaad dan goed doen.
Onder bepaalde omstandigheden en bepaalde voorwaarden kan de ondernemer ook overgaan tot eenzijdige wijziging van de arbeidsvoorwaarden. Goed advies vooraf is dan wel noodzakelijk. Er zitten haken en ogen aan, maar het is niet onmogelijk.
7. Reorganiseren na de NOW-periode
Verreweg de meest effectieve manier om loonkosten te besparen is het inkrimpen van het personeelsbestand en dit aan te passen aan de lagere omzet. Ontvangt de ondernemer NOW-subsidie dan is het belangrijk om de aanvraag pas in te dienen na 31 mei 2020. Reorganisatie inzetten tijdens de eerste fase van de NOW-regeling is erg nadelig voor de hoogte van de NOW-subsidie. De ‘straf’ voor het doen van een ontslagaanvraag wegens bedrijfseconomische redenen komt niet in de vorm van een weigering van de NOW-subsidie, maar in de vorm van een boete (=vermindering) op de NOW-subsidie. Lees daarover meer in mijn blog over NOW en ontslag. Op onze NOW-pagina vindt u alle handige informatie bij elkaar.
Minister Koolmees heeft onlangs laten weten dat de NOW-regeling zal worden verlengd. Interessante toevoeging daarbij is dat de 150% ‘straf’ voor het ontslaan van werknemers mogelijk niet meer terug zal komen in de verlengde NOW-regeling. De exacte voorwaarden zullen hoogstwaarschijnlijk uiterlijk 1 juni gepresenteerd worden. Daarover zullen we nog nadere kennis delen.
Wanneer is reorganisatie mogelijk?
Een ontslag om bedrijfseconomische redenen in tijden van corona is ten eerste mogelijk wanneer er sprake is van een structurele vermindering van de omzet of van de werkopdrachten (periode van ten minste 26 weken). Dit geldt ook wanneer de ondernemer wegens technische en/of organisatorische redenen het personeelsbestand anders wil organiseren om tot een doelmatigere bedrijfsvoering te komen en wanneer daarbij arbeidsplaatsen komen te vervallen.
Daarbij moet er een juiste volgorde worden gehanteerd bij het ontslaan van personeel. Wie moeten er als eerste ontslagen worden (afspiegelingsbeginsel)? Tevens dient de werkgever aan te tonen dat het niet mogelijk is deze werknemers te herplaatsen in een andere functie. Ook wanneer aan deze vereisten is voldaan blijft het specialistenwerk. Er moet vooral op tijd begonnen worden met een ontslagaanvraag bij het UWV. Wij raden aan om hier zeker 4 tot 5 weken voor uit te trekken. Dit geldt helemaal wanneer de ondernemer een ondernemingsraad om advies moet vragen!
Adviseer de ondernemer daarom – indien noodzakelijk – in mei 2020 al met het vragen van advies aan de ondernemingsraad en het verzamelen van de nodige documenten te beginnen, indien een ondernemer na 31 mei 2020 medewerkers wil ontslaan.
Natuurlijk is het altijd beter om het afscheid van personeel te regelen middels (een sociaal plan in combinatie) met een vaststellingsovereenkomst. Met de juiste aanpak kan worden voorkomen dat personeel door ziekmelding een bedrijfseconomisch noodzakelijke reorganisatie frustreert.
8. Civiele nadeelcompensatie
Overweeg civiele nadeelcompensatie te vorderen van de gemeente als er sprake is van veel te strenge noodverordeningen. Dit kan van toepassing zijn wanneer de regio van de ondernemer geen brandhaard was van corona, maar alles dicht moest, waardoor de omzet van de ondernemer onnodig is gedaald of weggevallen. Dit kan een long shot zijn, maar mogelijkerwijs wel een uitkomst bieden. De ondernemer kan daartoe altijd een haalbaarheidsadvies aanvragen bij een jurist.
9. Verhouding holding en werkmaatschappijen regelen
In tijden waar faillissementen weer op de loer liggen, is het belangrijk om te controleren of de ondernemer alles intern tussen holding en werkmaatschappijen überhaupt schriftelijk heeft vastgelegd. Denk hierbij o.a. aan de rekening-courant verhoudingen, borgstellingen, leningen aan de werkmaatschappij, verstrekte licenties en verhuur van een bedrijfspand.
En als de ondernemer (juridische) overeenkomsten heeft afgesloten screen deze dan of deze wel voldoende veiligheid bieden in slechtere tijden en onverhoopte faillissementen van de werkmaatschappijen van de ondernemer. Check of deze situaties schriftelijk voldoende zijn vastgelegd met de juiste zekerheden.
Stel verder de waardevolle activa veilig door deze in goede tijden over te dragen naar bijvoorbeeld de holding van de ondernemer (wel op zakelijk, fiscaal correcte wijze) voor als er straks slechtere tijden aanbreken.
10. Rechtsvorm en spelregels samenwerking bewust afwegen
Overweeg om bij een eenmanszaak, een maatschap of een VOF over te stappen naar een BV, nu het nog kan. Hiermee beschermt de ondernemer zijn privévermogen vele malen beter voor zakelijke crediteuren. Uiteraard kan het fiscaal onaantrekkelijker zijn, maar weeg het op zijn minst tegen elkaar af. Nu wellicht iets meer betalen, maar privé niet aangesproken kunnen worden of nu minder betalen, maar straks alles kwijt zijn
Mocht de ondernemer met meerdere aandeelhouders gaan ondernemen in een BV, controleer dan of er wel een aandeelhoudersovereenkomst wordt gesloten. In een aandeelhoudersovereenkomst zal dan ook voorziening geboden moeten worden tegen slechtere tijden met bijvoorbeeld afspraken over aanbiedingsplicht in geval van een persoonlijk faillissement of schuldsanering, over dividenduitkeringen, aanpassen van managementvergoedingen of arbeidsbeloningen in slechtere tijden, extra kapitaalsstortingen of leningen van de aandeelhouders indien onderneming dat nodig heeft, enz.
Vragen of bedrijfsjuridisch advies nodig?
De bedrijfsjuridische adviseurs van The Legal Company, zijn gespecialiseerd in het arbeidsrecht, contractenrecht en ondernemingsrecht voor het MKB. Mocht u naar aanleiding van bovenstaande vragen hebben of juridisch advies of ondersteuning willen? Neem dan contact met ons op door dit contactformulier in te vullen.
Geschreven door bedrijfsjuridisch adviseur mr. Hella Vercammen van The Legal Company B.V.
Goed artikel met bruikbare tips.