Overzicht IT-trends en verwachtingen 2022 in accountancy

Net als vorig jaar publiceert adviesbureau DOCCO een overzicht van actuele IT-ontwikkelingen bij accountantskantoren in Nederland. De moeite bij het invullen van vacatures zorgt dit jaar voor onverminderd veel aandacht voor kansen rondom IT. Kantoren zijn nieuwsgierig naar nieuw IT-software aanbod, kansen met data en de mogelijkheden die robotisering biedt in het verder automatiseren van repeterende werkzaamheden. Het leeuwendeel van de IT-ontwikkelingen uit 2021 komen ook in 2022 terug. In een overzicht en bijgaande visual zet het adviesbureau de belangrijkste thema’s op een rij.

De ontwikkelingen worden door DOCCO ingedeeld in een vijftal overkoepelende trends en zijn een handvat voor kantoren om hun eigen IT-kalender mee te verrijken.

De weergave is gebaseerd op kwalitatieve gesprekken met marktpartijen, gesprekken met kantoren en openbare rapporten en informatie. Daarnaast heeft het adviesbureau, dat inmiddels meer dan 400 kantoren helpt met IT-vraagstukken, gekeken naar de soorten opdrachten waarin hun medewerking wordt gevraagd. Hierdoor heeft DOCCO het beeld bij welke type IT-projecten kantoren gepland hebben in 2022.

Een visueel overzicht is hier te downloaden.

1. Digital identities

Ontwikkelingen rondom digital identities nemen een enorme vlucht. In verschillende gremia zijn er ambities om meer waarborgen te krijgen rondom identiteitsverificatie en toe te werken naar uniforme uitwisselbare standaarden voor identiteitsverificatie en authenticatie op domeinen voor burgers en bedrijven. Dit werkt door in meerdere ontwikkelingen binnen de accountancysector. Bijvoorbeeld rond inloggen, klantacceptatie en digitaal ondertekenen.

• Er is behoefte aan het centraal beheren van identiteiten voor inloggen, zowel voor klanten als voor medewerkers. Niet alleen vanuit gebruiksgemak, maar ook vanuit beheerdersoptiek. Bijvoorbeeld met hulp van centrale systemen voor gebruikersbeheer (IAM) en Single-Sign-On.
• Microsoft Azure AD zal verder aan terrein winnen als marktleidende oplossing.
• Meer waarborgen bij inlogprocessen: Multi-factor Authenticatie (MFA) is de norm. Software die dit niet ondersteunt, zal dit onder druk van de branche moeten inbouwen. MFA met behulp van een softtoken op de smartphone zal terrein winnen t.o.v. SMS-codes.
• Vanuit de eIDAS-verordening (betreffende elektronische identificatie en vertrouwensdiensten voor elektronische transacties) staat de EU-brede eID op de agenda. Ook het nieuwe kabinet zet hier in haar regeerakkoord expliciet op in. Nederland wil vooroplopen bij de verdere ontwikkeling van de eWallet.
• Meer waarborgen bij elektronisch ondertekenen. Bijvoorbeeld met gezichtsherkenning (AI) en het gebruik van een gekwalificeerd certificaat door de ondertekenaar. Dat zal steeds eenvoudiger gaan. En in 2022 niet alleen door accountants, maar ook door klanten (burgers) die niet in een beroepsregister zijn ingeschreven.
• Door voortschrijdende technologische ontwikkeling en beleid zal het proces van remote identification waarin iemands identiteit en ID-bewijs op afstand wordt geverifieerd ook mogelijk worden op hoog niveau. Dat is van waarde voor de klachtacceptatie (WWFT, KYC) processen bij kantoren.
• Kantoren zullen klanten (bestuurders) moeten ondersteunen bij het verplichte UBO-register, uiterlijk maart 2022.
• Doordat steeds meer gevoelige identiteitsgegevens gelekt zijn in de afgelopen jaren (datalekken en identiteitsfraude), zal het belang van dit onderwerp toenemen.

2. Cloud first

De ontwikkeling richting de Cloud is al jaren terug ingezet. Het aandeel van de Public Cloud wordt echter steeds groter. Steeds meer kantoren werken (bijna) uitsluitend met online software en steeds meer op afstand wat veranderingen geeft t.a.v. de infrastructuurbehoefte. Er komen daarbij steeds meer mogelijkheden rondom online samenwerken.

• Door de snelle ‘ver-Saas-ing’ het van applicatielandschap, hebben steeds minder kantoren behoefte aan een eigen IT-infrastructuur. Alleen voor software in de auditpraktijk zijn nog geen webapplicaties. Deze kantoren houden vaak de noodzaak voor een lokale of publieke (Azure/AVD) serverinfrastructuur.

• De Microsoft Modern Workplace wordt de nieuwe werkplek-standaard, gebaseerd op onder andere Microsoft (Office) 365. Deze moderne werkplek kent een cloudbased applicatiepalet met een mix van accountancy applicaties en Microsoft productivity apps.
• In deze transitie is datamanagement een groeiende uitdaging voor kantoren. Data raakt steeds meer versnipperd en de inzet van SharePoint als DMS is zowel een uitkomst en als een uitdaging.
• Op de markt van traditionele hostingpartijen die (eigen) serverinfrastructuren aanbieden zullen opnieuw overnames volgen, omdat niet alle IT-leveranciers antwoorden hebben op de ontwikkelingen van Microsoft en Amazon.
• In een tijd waarin hybride werken (thuis en op kantoor) de norm wordt, haken kantoren in toenemende mate aan op het Teams platform als hub voor samenwerken. Om er het maximale uit te halen en te sturen op adoptie wordt het aanstellen van een key-user voor Teams een must en starten de eerste kantoren met Microsoft Viva.
• Vanuit online software worden steeds vaker directe klantinteracties aangeboden of mogelijkheden voor samenwerken, maar het blijft een uitdaging voor kantoren om alle klantinteracties te stroomlijnen. Klantportalen zijn daarbij op zijn retour, ten gunste van software rond digitaal ondertekenen en oplossingen rond het slim delen van documenten.
• In de (software) aanbiedersmarkt zullen opnieuw overnames volgen.

3. Security & privacy

Privacybelangen staan vaker op gespannen voet met de positie van grote tech-bedrijven. De noodzaak rondom cyberweerbaarheid en risicobeheersing neemt toe. Het cybersecuritybeeld van het NSCS is onveranderd zorgwekkend. De Autoriteit Persoonsgegevens noemt drie trends: doorgroei van de datasamenleving, toename van digitaal onrecht en toename van privacy bewustzijn. De onderwerpen zijn ‘chefsache’.

• Steeds meer kantoren zien de noodzaak om zich te wapenen tegen ransomware nu phishing gemeengoed is geworden. Het voorlichten en trainen van medewerkers is essentieel in het herkennen van malafide informatie.
• Er ontstaat een marktbehoefte aan modellen voor nulmetingen en toetsingen om in het zakelijke verkeer op te kunnen steunen. Kantoren gaan aan de slag met raamwerken voor betere risicobeheersing en/of overwegen een ISO-certificering.
• Centraal (compliancy) beheer van devices wordt steeds belangrijker in de manier waarop we werken. Er komt meer aandacht voor actieve detection & respons bij bijvoorbeeld gesignaleerde CVE-kwetsbaarheden en afwijkend gedrag.
• Kantoren worstelen in toenemende mate met ‘data governance’ om grip te houden op data die steeds sneller wordt uitgewisseld, op grote schaal verzameld en toch versnipperd wordt opgeslagen binnen de applicatiecontext.
• Risico gebaseerde (voorwaardelijke) toegang en implementatie van zero-trust-modellen zijn de uitdagingen waar IT-beheerders komend jaar voor staan.
• De focus van de Autoriteit Persoonsgegevens op datahandel, AI en algoritmes zal leiden tot de eerste vraagstukken in de accountancysector: hoe ver kunnen wij gaan met het slim verzamelen en combineren van data.
• Als kantoren nog gegevens uitwisselen met in de V.S. gevestigde cloudsoftware-partijen, hebben zij tot december 2022 de tijd om te (her)beoordelen of de SCC’s en aanvullende maatregelen van die partijen toereikend zijn. Als er nog geen SCC-overeenkomst en check gedaan is, is het kantoor nu al in gebreke.
• Naast de activiteiten voor het eigen kantoor, zal ook gekeken worden naar kansen op het gebied van cybersecurity. Bijvoorbeeld als onderdeel van de dienstverlening aan MKB-bedrijven en bij audits.

4. Proces automation

Het automatiseren van processen binnen kantoren gaat steeds beter door verdergaande standaardisatie en digitalisering in de keten. Het gaat daarbij om klant- én ondersteunende processen. Er zijn veel kansen rond Robotic Proces Automation (RPA). Door betere connectiviteit zijn kantoren in staat om applicatie-overstijgend processen te automatiseren.

• De opmars (geautomatiseerde) uitwisseling van elektronisch factureren (UBL) en betaaluitwisseling o.b.v. PSD2 gaat gestaag door. De interesse van kantoren voor slimme processen rond vraagposten eveneens.
• Peppol (BIS) lijkt de nieuwe standaard te worden voor het veilig uitwisselen van eFacturen. Meer dan de helft van de aanbieders ondersteunt dit inmiddels. De retourberichten zijn daarbij in opkomst en kunnen veel waarde bieden in het proces.
• Er blijft aandacht voor RGS vanwege toenemend belang van uitwisselbare data (zie volgend kader) en vereenvoudiging in de keten met behulp van bijvoorbeeld de RGS brugstaat. De rapportage op basis van het ‘rapport’ maakt plaats voor rapportage op basis van data.
• Meer SaaS-software op de markt kent open een OpenAPI-infrastructuur, waardoor gegevensuitwisseling tussen software steeds eenvoudiger wordt. De enige beperkende factor is het concurrentiebelang die grote softwarehuizen hierin opwerpen.
• Initiatieven als STIPAC (standaardisatie- en interoperabiliteitsplatform voor de accountancy- en accountingsector) zullen pleiten voor betere interoperabiliteit in de gegevensuitwisseling en dat belang wordt steeds breder ingezien.
• Verdere ingebruikname van lowcode-tools als Power Automate om zelf aan de slag te gaan met RPA en ‘robots’ om conditioneel gegevens te halen ophalen en wegschrijven als onderdeel van een geautomatiseerd proces.
• Deze vorm van geprogrammeerde dataverwerking zal relevanter blijven dan RPA op basis van UI (à la macro-recording).
• Kantoren onderzoeken mogelijkheden om aangeboden documenten van klanten slimmer en direct in hun digitale dossier (bijv. SharePoint of jaarrekeningdossier) te laten plaatsen.

 5. Data interpretation

Kantoren beginnen ‘data’ op waarde te schatten. Data is steeds eenvoudiger verwerkbaar door betere gegevenskoppelingen en het werken met standaarden.

Doordat kantoren de aflopen jaren hun administratieproces hebben verbeterd, is de data ook steeds actueler van aard. Een toekomstige rol als dataregiseur is evident, maar het is voor kantoren nog zoeken naar de juiste aanpak qua datastrategie.

Een viertal ontwikkelingsgebieden rond data intelligentie bij kantoren:

• Interne managementinformatie: ontwikkelen van analyses met meta-gegevens op basis van de werkprocessen (performance indicatoren) en kwaliteit van gegevens. Het creëren van een 360-graden klantbeeld vanuit meerdere bronnen, een beginnende kennismaking met ‘klantprofielen’.
• Administratie overview: waar tussentijdse cijferpresentatie en prognose al bekend zijn, wordt dit palet steeds vaker uitgebreid met de analyses op meta-gegevens (bijv. verwerkingstijden) en kwaliteitsmonitoring van de (automatisch ingeboekte) administratie. De combinatie met operationele data geeft zowel kans als uitdaging voor kantoren.
• Opzetten van data(infra)structuren: om slimme adviestriggers te kunnen maken, werken steeds meer kantoren aan de opzet van data-infrastructuren (datawarehouse) waarbij administratieve-, salaris- en fiscale bronnen worden gekoppeld en gecombineerd. Voor het middels query’s inzichtelijk maken van kansen rond advies, subsidies en (fiscale) regelingen.
• Initiatieven rond data(gedreven) analyse in de audit. Door toenemende uniforme connectiviteitsmogelijkheden, Cloud en andere geschetste ontwikkelingen groeien ook de mogelijkheden om eenvoudiger doorlopend analyses op klantsystemen uit te kunnen voeren.

De sleutel in deze ontwikkeling bij kantoren is de mate van aanwezige interne kennis. In toenemende mate worden er bij kantoren data experts aangetrokken of strategische samenwerkingen gestart met gespecialiseerde data intelligence bureaus. In veel situaties is er nog geen duidelijk doel, maar worden wel strategische kansen gezien. De lessen die tijdens de ‘reis’ worden opgedaan zijn van waarde om te groeien op weg naar een datagedreven toekomst.

Kansen voor aanbieders

Naast de genoemde kernthema’s zijn er tot slot een drietal ontwikkelingen waar kantoren in toenemende mate op zoek zijn naar automatisering en hulpmiddelen, maar waar het aanbod nog gestalte moet krijgen;

• Servicemanagementoplossingen: software voor customer support, vergelijkbaar met ‘ticket’-systemen in de IT-sector, waar klantvragen in worden behandeld inclusief klantwaarderingsmogelijkheden.
• Oplossingen voor planning: waar de casuïstiek sterk verschilt per kantoor, blijkt Microsoft Excel nog de voornaamste manier om werkzaamheden te plannen.
• Webbased cloudapplicaties voor dossiersoftware en content in de auditpraktijk: kantoren maken relatief hoge kosten om hun IT-infrastructuur hiervoor operationeel te houden en onderzoeken alternatieven.

Verschil tussen kantoren groeit

De mate waarin accountantskantoren invulling geven aan al deze thema’s en ontwikkelingen verschilt sterk. Het valt DOCCO ook dit jaar op, dat het deel van de kantoren dat actief bezig is met de toepassing van nieuwe technologische ontwikkelingen, een duidelijk zichtbare (technologische) voorsprong krijgt ten opzichte van andere kantoren. DOCCO verwacht dat deze kloof zal toenemen. Tijdig investeren in IT-kennis is hierin het belangrijkste devies.

Meer informatie op de site van DOCCO:

Overzicht IT trends en verwachtingen 2022 in accountancy | DOCCO