Offsoo ontwikkelt planningssoftware voor accountants- en administratiekantoren. De tool biedt daarnaast koppelingen met urenregistratie en CRM. Medeoprichter Remko Tel vertelt over het ontstaan van Offsoo en de waarde die het pakket heeft in tijden van hoge werkdruk en een krappe arbeidsmarkt.
Offsoo heeft een duidelijke visie en werkt vanuit de gedachte dat vergaande automatisering van administratieve processen de manier is om zorgeloos te groeien. Remko Tel, eigenaar van RT Administratie, snapt als geen ander hoe lastig de planning kan zijn voor accountants- en administratiekantoren: ‘Offsoo is ontstaan vanuit mijn eigen ervaring. Ik weet dat het planningsproces ingewikkeld en foutgevoelig is en heel veel tijd kost.’
Remko Tel: ‘Met onze planningssoftware stellen we accountantskantoren in staat om verder naar de toekomst te kijken’
Planning, urenregistratie en CRM in een softwaretool
Om het werk op zijn eigen administratiekantoor makkelijker te plannen is in eerste instantie gekeken naar bestaande softwareoplossingen. Remko Tel: ‘We vonden eigenlijk geen pakket dat precies bood wat we zochten. Samen met softwareontwikkelaar Ruben Bergmans en een team van specialisten is toen besloten om een eigen planningstool te ontwikkelen. Daarmee was Offsoo een feit. RT Administratie en verschillende andere kantoren hebben de tool uitgebreid in de praktijk getest. Met die feedback is de software verder verbeterd en uitgebreid met urenregistratie en CRM.’
Veelzijdig pakket
De veelzijdigheid van het pakket neemt binnen het eigen kantoor gebruikers veel werk uit handen. De planningssoftware gaat verder dan bijvoorbeeld maand-, kwartaal- en jaaroverzichten. Zo biedt Offsoo ook een overzicht van periodiek terugkerende taken, prioriteiten en prognoses en biedt het overzichtelijke monitoring van de actuele status per klant. De gebruiker ziet welke taken zijn afgerond en wat er nog openstaat. Tel: ‘Ik zie in een oogopslag hoe het kantoor loopt en hoeveel werk er nog ligt. En niet geheel onbelangrijk: ik kan daar direct op anticiperen.’ De planningstool van het jonge softwarebedrijf uit Utrecht is eenvoudig uit te breiden met urenregistratie. Tel: ‘Het dashboard van Offsoo geeft het accountantskantoor financieel inzicht in bijvoorbeeld productieve en declarabele uren en budgetten per klant en project. Tegelijk krijgt de gebruiker inzicht in zaken als overuren, verzuim en vakantie waardoor de personeelsplanning eenvoudiger wordt en kantoren verder naar de toekomst kunnen kijken. Met het CRM-pakket organiseer je alle belangrijke klantgegevens op één centrale plek. Van adressen en contactpersonen tot en met notities en gemaakte afspraken. De informatie is altijd up-to-date en met de mobiele app overal toegankelijk op elk gewenst moment. Bovendien kan de gebruiker makkelijk klantgegevens exporteren naar bijvoorbeeld Excel. Met de CRM-tool krijgt het kantoor beter inzicht in de klant en maken we klantenbinding eenvoudiger.’
Voordelen voor zowel de accountant als het kantoor
Een eenvoudige interface en tijdsbesparing zijn in het oog springende pluspunten van het pakket. Ook op de langere termijn biedt Offsoo het accountantskantoor de nodige voordelen. Tel: ‘Eenvoudig plannen en minder administratieve rompslomp.
Remko Tel: ‘Met Offsoo zie ik in een oogopslag hoe het kantoor loopt en hoeveel werk er ligt’
Dat geeft rust op het kantoor en creëert ruimte om te focussen op organisatiedoelen en andere belangrijke vraagstukken. Zeker dat laatste is in tijden van een hoge werkdruk en een krappe arbeidsmarkt geen overbodige luxe.’ Ook de individuele accountant profiteert van Offsoo. Zo zijn alle data via de app toegankelijk en schakel je snel tussen de planningsfuncties, urenregistratie en CRM-functies. Daarnaast is het programma eenvoudig in het gebruik. ‘De medewerkers hebben geen training nodig om met Offsoo te leren werken. Een onlinedemo is meer dan voldoende om ermee aan de slag te gaan. Zo zorgen we dat de financieel specialist zich kan concentreren op het werk waar hij goed in is’, vertelt Tel.
Innovatie en eenvoud
Veel accountants- en administratiekantoren kiezen voor Offsoo omdat ze efficiënter willen plannen, processen willen stroomlijnen en behoefte hebben aan overzicht. Daarbij kunnen ze zelf bepalen hoever ze gaan. ‘Onze tools sluiten naadloos op elkaar aan. Bovendien is de implementatie bijzonder simpel. Het is eigenlijk een kwestie van klanten importeren en je kunt ermee aan de slag. Zo komen innovatie en eenvoud samen in een gebruiksvriendelijke tool. Offsoo blijft ontwikkelen en neemt de feedback van klanten mee om de software nog beter te maken’, besluit een enthousiaste Tel.
| Sinds 2017 ontwikkelt Offsoo software voor planning, urenregistratie en CRM voor accountants- en administratiekantoren. De oplossingen verminderen administratieve werkdruk en stellen de gebruiker in staat om verder naar de toekomst te kijken. |
Tekst: Axel Kolthof
Deze bijdrage komt uit de derde editie van het AV-magazine dat gaat over ICT en Kengetallen. Dit magazine is verschenen in september 2022. Zie: https://www.accountancyvanmorgen.nl/kennisdoc/av3-2022-ict-en-kengetallen/
Geef een reactie