Helaas komt het vaak voor dat accountantskantoren SharePoint gebruiken, maar niet optimaal hebben ingericht. Iedereen binnen de organisatie kan mappen aanmaken en geen klantdossier is op dezelfde manier ingericht. Het resultaat? Medewerkers zijn te lang opzoek naar documenten. Ook komt het vaak voor dat een bepaald document niet boven water komt. Dan moet je maar net vertrouwen op je collega die het ergens heeft opgeslagen.
Veel kantoren werken met een digitale mappenstructuur. Een hoofdmap voor de klant en bijvoorbeeld submappen op jaar en project. Dat lijkt overzichtelijk, maar als het aantal klanten en projecten met de jaren groeit, wordt het al minder gestructureerd. Ook zoeken op de naam van een map is lastig. Dat komt omdat de namen die mappen krijgen, subjectief zijn. Het komt wel eens voor dat een document zoals de omzetbelasting van kwartaal 4 onder verschillende namen wordt opgeslagen zoals ‘OB Q4’, ‘Omzetbelasting Q4’ of ‘OB kwartaal 4’.
Folders en metadata als oplossing
Met het SharePoint DMS voor accountants biedt Like-IT de accountant de bekende mappenstructuur, maar voegt daar categorieën en subcategorieën aan toe. Je kunt als kantoor bijvoorbeeld per onderwerp een folder aanmaken. Om die folder vindbaar te maken, geef je de categorie dezelfde naam. Alle documenten of subfolders die vervolgens in die map worden opgeslagen, krijgen automatisch dezelfde categorie.
Om het overzichtelijk te houden voegt DailyDrive nog een extra functionaliteit aan SharePoint toe. Namelijk metadata. Metadata is informatie over het document, bijvoorbeeld bestandstype, bewerkingsdatum of bestandsgrootte. Deze metadata wordt automatisch opgeslagen. Daarnaast kan de gebruiker binnen de oplossing ook zelf metadata toevoegen. Met metadata kun je specifieker binnen het DMS zoeken en vinden. Zo kun je zoeken op woorden of passages in een document maar ook op zaken die niet in het document staan als: klantnaam, klantnummer, dossiernaam en dossiernummer.
Koppelingen het softwarelandschap van accountants
Welke programma’s er binnen je kantoor ook worden gebruikt, DailyDrive maakt van SharePoint de ideale samenwerkingspartner. Data handmatig overzetten of meerdere keren een project aanmaken in de kantoorapplicaties is overbodig. De koppeling met het CRM-pakket van je kantoor zorgt dat er automatisch een permanent dossiers wordt aangemaakt. In een permanent dossier kunnen meerdere dossiers worden aangemaakt voor bijvoorbeeld de btw-aangifte, belastingaangifte of de jaarrekening. Alle informatie die een accountant daarvoor verwerkt in pakketten als Exact of Afas wordt automatisch opgeslagen in de juiste map.
Het dagelijkse werk van de accountant wordt makkelijker. Maar ook het samenwerken met de klant wordt eenvoudiger. DailyDrive integreert SharePoint met ondertekensoftware van Hix en Validsign. De accountant kan met een druk op de knop stukken ter ondertekening aanbieden aan de klant. Staat de handtekening eronder dan wordt het automatisch opgeslagen in het juiste dossier.
Is SharePoint geschikt als document managementsysteem (DMS) voor accountantskantoren? Tijdens onze webinar op donderdag 27 juni (10:00 – 10:30 uur) laten we zien hoe jij SharePoint kan inrichten.
Meld je hier aan voor de webinar of klik op de banner!
Geef een reactie