In een uitspraak op 21 oktober 2020 bevestigde de Raad van State dat sms- en Whatsapp-berichten, die bij het uitvoeren van overheidstaken gebruikt zijn, naast de Wob ook onder de reikwijdte van de Archiefwet vallen. Toen premier Mark Rutte in 2022 stelselmatig zijn sms’jes bleek te wissen, werd daar dan ook terecht een punt van gemaakt.
Niet goed van de grond
De ministerraad besloot dat vanaf 4 oktober 2022 een tijdelijke werkinstructie gold voor het gebruik, opslaan en veiligstellen van sms- en chatberichten door bewindspersonen (BWP). Maar daar blijkt nog niet veel van terechtgekomen, zo heeft de ADR onderzocht. ‘Het valt op dat het proces van veiligstellen van zakelijke chatberichten van bewindspersonen zich na in werking treden van de tijdelijke instructie in 2022 nog niet bij alle departementen heeft ontwikkeld tot een vanzelfsprekende en/of reguliere routine’, schrijft de dienst.
Vijf departementen kennen nog geen regelmatig ‘ritme’ voor het veiligstellen van de zakelijke chatberichten van bewindspersonen: één departement stelt geen chatberichten (meer) veilig; één departement heeft een ‘pauze’ ingelast, één departement stelt niet van alle bewindspersonen de zakelijke chats veilig en twee departementen hebben zeer recent (gedurende het onderzoek) voor het eerst eenmalig veiliggesteld.
Telefoon
Enkele uitgangspunten in de tijdelijke instructie worden zelden in zijn geheel nageleefd. Het betreft het gebruik van een zakelijke telefoon, het tijdig laten uitlezen van de chatberichten, en het vooraf markeren van de zakelijke contacten. Ook blijkt uit interviews dat de diverse berichtenopties niet zijn uitgezet, terwijl dat belangrijke eerste stappen zijn in het proces van veiligstellen. Het vormgeven van een routinematig proces van veiligstellen van chatberichten wordt hierdoor beïnvloed.
Er is bij geen enkel departement al sprake van daadwerkelijke archivering (conform de Archiefwet) van de zakelijke chatberichten van bewindspersonen. Zij kunnen namelijk nog niet het gehele proces dat komt kijken bij de archivering van chatberichten in zijn totaliteit inrichten. De departementen zijn in afwachting van de modelselectielijst die daarvoor nodig is.
Bewindspersonen liggen dwars
De ADR schrijft ook dat sommige bewindspersonen zich moeilijk laten aanspreken op niet-naleving van de tijdelijke instructie. Dit is bijvoorbeeld als het gaat om het tijdig ter beschikking stellen van de (zakelijke) telefoon. ‘Dit komt voort uit de overtuiging dat het de bewindspersoon is die de staf instrueert en niet andersom.’
Het onderzoek vond plaats voor het nieuwe kabinet aantrad.
Lees hier het onderzoeksrapport.
Geef een reactie