Arjo van Pelt is samen met Aad van der Vlugt en Tanja van den Enden mede-eigenaar van VDV Accountants, dat op de vestigingen in Halsteren en Zoutelande in totaal een personeelsbestand van 25–30 medewerkers beschikbaar heeft. Ten opzichte van de concurrentie onderscheidt het kantoor zich met name door de unieke bedrijfscultuur. “Wij hebben een zeer familiale sfeer. Onze deuren staan altijd open voor vragen van klanten en medewerkers. Dit creëert een omgeving waarin iedereen zich welkom voelt en iedereen snel kan worden geholpen”, aldus Van Pelt.
De aanpak van VDV Accountants weerspiegelt hun toewijding aan persoonlijke service, wat vooral belangrijk is in een kleinstedelijke omgeving waar direct contact met klanten vaak noodzakelijk is. “Onze klanten variëren van winkeliers tot medisch specialisten en ziekenhuizen. Hoewel we geen agrarische klanten hebben, bedienen we vrijwel alle andere sectoren”, zegt Van Pelt.
Efficiëntie
De dagelijkse werkzaamheden bij VDV Accountants worden grotendeels bepaald door een strakke planning en het gebruik van moderne technologieën. “Onze dagen beginnen met een planning, maar vaak wordt deze ingehaald door de mailbox. Toch proberen we altijd te voldoen aan de verzoeken van onze klanten, vooral als er haast bij is.”
De automatisering en digitalisering hebben het werk van accountants drastisch veranderd. Waar vroeger de fysieke aanwezigheid bij klanten en het uitwerken van jaarrekeningen op locatie de norm was, speelt nu software een cruciale rol. “Vroeger zaten we bij de klant met ordners en bankafschriften. Nu doen we bijna alles digitaal, waardoor we veel efficiënter kunnen werken.”
Radar360: Spin in het Web
Een essentiële factor in deze efficiënte werkwijze is de accountancysoftware van Radar360. “Radar360 is het belangrijkste pakket waarmee wij werken. Ik noem het altijd de spin in het web. Het CRM-systeem van Radar360 bevat alle gegevens van onze klanten en koppelt moeiteloos met andere pakketten. Wat Radar360 bijzonder aantrekkelijk maakt, is de documentoplossing en de mogelijkheid contactmomenten met klanten vast te leggen. Dit zorgt voor transparantie binnen ons kantoor en stelt ons in staat informatie kantoorbreed te delen”, aldus Van Pelt, die daaraan nog toevoegt dat het onboarden van nieuwe klanten binnen enkele dagen kan zijn gefikst. “Alle benodigde stappen die je als accountant dient te nemen, zijn in het systeem vastgelegd. Daarmee worden er in ieder geval flink veel uren bespaard.”
Cloudoplossingen
De overgang naar onlineboekhouden en cloudoplossingen heeft VDV Accountants veel voordelen opgeleverd. “Wij waren een van de eerste kantoren die als pilot dienden voor Exact Online. Sindsdien zijn we gewend aan online-boekhouden. Het gebruik van cloudoplossingen heeft ons geholpen kosten te besparen en altijd up-to-date te zijn,” aldus Van Pelt.
De automatisering heeft niet alleen de efficiëntie verbeterd, maar ook de werkdruk beheersbaar gemaakt. “Automatisering helpt ons de werkdruk te beheersen en een goede balans te houden. Door de koppelingen tussen boekhoudpakketten en samenstelsoftware kunnen we tijd besparen en sneller advies geven aan onze klanten. Bovendien heeft de digitalisering het mogelijk gemaakt dichter op de cijfers te zitten. Met de huidige technologie kunnen we dagelijks de cijfers van onze klanten bijhouden. Dit maakt het mogelijk proactief advies te geven en snel te reageren op veranderingen.”
Persoonlijk contact
Hoewel de technologie het werk van accountants aanzienlijk heeft veranderd, blijft het persoonlijk contact met klanten belangrijk voor Van Pelt. “Ik kom graag bij mijn klanten om te zien wat ze doen en hoe ze werken. Dit geeft me een beter inzicht in hun cijfers en helpt me relevanter advies te geven”, zegt de accountant, waarbij hij ook erkent dat sommige klanten tegenwoordig de voorkeur geven aan digitale communicatie via bijvoorbeeld Teams. Op zich is er daardoor minder fysiek, direct persoonlijk contact met klanten, maar het voordeel daarbij is dat het kantoor altijd up-to-date is met de cijfers van klanten, terwijl het persoonlijk effect toch ook aanwezig blijft. “Fiscale regelingen en specifieke klantbehoeften vereisen nog steeds persoonlijke observaties en maatwerkadvies. Dat is iets wat technologie niet volledig kan vervangen.”
Met behulp van Radar360 heeft VDV Accountants een efficiënte en transparante werkomgeving gecreëerd waarin klanten centraal staan. Ervaringen tonen aan dat innovatie en persoonlijke service hand in hand kunnen gaan, wat Radar360 een betrouwbare partner maakt voor het ondersteunen van administratie- en accountantskantoren.
Dit artikel is geschreven door Hugo Schrameyer.
Deze bijdrage komt uit Accountancy Vanmorgen met als thema ICT en kengetallen. Dit magazine is verschenen in september 2024. Zie: https://www.accountancyvanmorgen.nl/kennisdoc/av2-2024-ict-en-kengetallen
Geef een reactie