Dieter vanden Heede heeft zelf een accountancy achtergrond en geeft AI-opleidingen aan onder andere accountantskantoren. Bekijk de volgende praktische AI-tips voor mkb-accountants.
Tip 1- Gebruik de teamversie van ChatGPT
Zie AI als een assistent of stagiair, zegt Vanden Heede. “Net zoals je je stagiair of assistent niet op pad stuurt zonder context, doe je dat ook niet met AI. Anders weet AI niet goed wat hij moet doen. Geef dus verwachtingen, context, doelgroep en je eigen input mee. Dat kan dus ook een limitatie zijn. Zoek alleen in het wetsdocument dat ik heb geüpload. Of alleen op die website over btw van de overheid.” Daarbij geeft de AI-expert meteen een tip. “De gratis versie van Chat GTP wordt getraind op basis van jouw data. Dat gebeurt ook bij de betaalde versie, maar niet bij de teamversie. Ik raad dan ook aan die te gebruiken.” Vanden Heede ziet dat de tools steeds meer worden geïntegreerd in de bedrijfssoftware. “Zoals je dat nu ziet bij Copilot bij Microsoft. Nu is Copilot nog een extra button in het 365-pakket van Microsoft, maar de verwachting is dat AI standaard in de functies van bedrijfssoftware gaat zitten. De extra button van Copilot leidde na introductie meteen al tot problemen. Dat een medewerker die normaal gesproken niet het salaris van de CEO kon inzien, dat ineens wel kon inzien na een vraag aan Copilot. Je moet dus wel in de beheeromgeving van Microsoft ingeven wat een medewerker wel en en niet als data mag gebruiken.”
Tip 2 – Gebruik custom GPT’s
“In essentie is een custom GPT, voluit custom Generative Pre-trained Transformer, een op maat gemaakt machine learning-model dat specifiek is ontworpen voor jouw doeleinden. Door de basismodellen te trainen op datasets die relevant zijn voor jouw specifieke behoeften en doeleinden, creëer je een custom GPT die goed aansluit bij jouw unieke context. Custom GPT’s leren van jouw specifieke instructies, waardoor ze in staat zijn om gepersonaliseerde content te genereren. Bijvoorbeeld e-mails met de juiste tone of voice voor jouw accountantskantoor.” Grote accountantskantoren hebben vaak al zo’n custom GPT die alleen gebruikmaakt van de data binnen het kantoor en gegevens van het internet erbij zoekt. “Dat in plaats van jouw data in een algemene GPT in te geven”, legt Vanden Heede uit. “Custom GPT’s bieden de mogelijkheid om eigen datasets te gebruiken. Dat onderscheidt ze van standaard GPT’s die voornamelijk afhankelijk zijn van internetdata. Die GPT’s kunnen vervuild raken.”
Tip 3 – Blijf zelf professioneel beoordelen
In bovenstaand soort custom GPT’s vallen vergelijkingen te maken. Vanden Heede: “Bijvoorbeeld als je twee jaarrekeningen als input geeft. Hoe is de winst in 2024 ten opzichte van 2023? Bereken het aantal fte ten opzichte van vorig jaar. Wat is het percentage personeelskosten ten opzichte van de brutomarge? Op basis daarvan kun je grafische uitwerkingen krijgen. Laat het aantal fte’s van de jaren 2020, 2021, 2022, 2023 en 2024 zien in een staafdiagram. Dat soort beelden kun je dan als accountant meenemen naar een klant om het adviesgesprek aan te gaan. Je kunt ook, ter inspiratie voor jezelf, ChatGPT vragen zelf een advies op te stellen. Bijvoorbeeld welke kpi’s een klant er in 2025 op na zou moeten houden. Dat advies zou ik niet een op een doorzetten naar een klant, want het is nooit volledig en het kan ook her en der niet juist zijn. Maar het kan je wel op gedachten zetten voor een advies aan de klant. Kortom, er is nog altijd een professional judgement van de accountant nodig. Let er ook op dat je voor dit soort uitkomsten heel specifiek moet zijn tegen je custom GPT. Stap 1, je krijgt van ons een jaarrekening. Stap 2, analyseer deze jaarrekening. Stap 3, pak de personeelskosten. Stap 4, vergelijk deze met vorig jaar. Enzovoorts. Heel basic.” Lees ook: AI voor MKB-accountants: Beschouw AI als een klein kind dat niet begrijpt wat je wilt
Tip 4 – Maak je model slimmer
Datzelfde geldt eigenlijk voor AI toepassen voor fraudedetectie. Vanden Heede: “In feite maak je dan regels waaraan een potentieel fraudegeval aan moet voldoen. Bijvoorbeeld: Bij bedragen boven de vijfduizend euro naar een Zwitserse bankrekening wil ik dat je een signaal geeft. Of een regel dat je een signaal wilt krijgen bij alle bedragen die overgemaakt worden naar het buitenland. Omdat je als kantoor toch geen zakendoet met het buitenland. Je moet ook hier ook heel duidelijk en specifiek zijn om het AI-model goed neer te zetten. En je moet het verkregen signaal valideren. Klopt het?” Garbage in, is garbage out, zegt Vanden Heede. “Dat is een nadeel bij ChatGPT, maar kan ook bij een custom GPT een probleem worden. Het model is zo slim als dat wat er ingestopt wordt. Je kunt dan ook informatie uit een specifieke bron downloaden om vervolgens in het custom GPT te zetten als input. Denk aan sjablonen voor duurzaamheidsrapportage van de NBA. Daarmee maak je je eigen model al weer wat slimmer.”
Tip 5 – Zet een AI-policy op
Ook raadt de AI-expert bedrijven, ook mkb-accountantskantoren aan om een AI-policy op te stellen. “Elk bedrijf heeft momenteel een AI-policy nodig om ervoor te zorgen dat de medewerkers duidelijke guidelines hebben over wat ze wel en niet met AI kunnen en mogen. Ook wil je ervoor zorgen dat de data van het bedrijf nergens zomaar worden geüpload en kan misbruikt worden door derde partijen. Ook dat staat in zo’n policy. Zo’n beleidsdocument maakt ook duidelijk wat het privacybeleid is in lijn met de AVG. Het moet ook iets zeggen over de AI-modellen die je als accountantskantoor gebruikt en hoe dat model integreert met andere tools en toepassingen. Ook kan het positieve toepassingen laten zien die behulpzaam zijn voor de adaptatie van AI.”
Tip 6 – Leer eerst prompts maken
Tot slot: wat zou een mkb-accountant als eerste moeten doen met AI? Vanden Heede: “De nummer een skill die je moet leren, is hoe je goede prompts maak. Welke rol moet de AI-tool aannemen? Met welke informatie stuur ik de kunstmatige intelligentie op pad? Ik zou daar als accountant mee beginnen.”
Volg het gratis webinar ‘Prompting voor accountants en boekhouders’ op 24 april.
Geef een reactie