Moderne bedrijven, met name in de technologie- en ICT-sector, zoeken naar nieuwe vormen om hun bedrijf te presenteren. Jaarrekening en jaarverslag staan daarbij als visitekaartje ook in the picture. Geldt voor die stukken eigenlijk de eis dat ze op schrift worden gesteld? Mag een andere vorm worden gekozen?
Hier is niet al te veel over bekend. Een recent (ter consultatie neergelegd) wetsvoorstel geeft wat duidelijkheid maar roept ook nieuwe vragen op. Is het acceptatiebeleid van de Kamer van Koophandel voor de deponering van stukken in lijn met de wet? Wat betekent een digitale jaarrekening voor de controleverklaring?
Artikel 2:10 lid 2 BW bepaalt dat de balans en de staat van baten en lasten op papier gesteld dienen te worden. Allerlei auteurs vinden dat dit juist niet voor de BV/NV geldt (Huizink), of juist wel – maar dan voor de gehele jaarrekening (Maeijer en Dortmond). Zowel de algemene bepalingen van Boek 2 BW (art. 2:10), in de titels over specifieke rechtspersonen (de artikelen 2:101 en 2:210 voor de NV en BV) en Titel 9 geven voorschriften over de jaarrekening. Het Burgerlijk Wetboek kent een gelaagde structuur. Bij de onderlinge verhouding tussen de verschillende wetsartikelen gelden bepaalde regels. Voor zover de artikelen 2:101, 2:210 en Titel 9 een afwijkende regeling geven van artikel 2:10, gaan deze specifieke bepalingen ongetwijfeld vóór artikel 10. Maar die eerstgenoemde wetsartikelen zeggen helemaal niets over de vorm van de jaarrekening. Ik neem daarom aan dat de eis van een op papier gestelde balans en winst-en-verliesrekening ook geldt voor de NV en BV, waar deze stukken een onderdeel uitmaken van de jaarrekening.
Het BW zegt voor de overige onderdelen van de jaarrekening (de toelichting en de geconsolideerde jaarrekening) en voor het jaarverslag niet met zoveel woorden dat deze op papier moeten worden gesteld. Wat betreft de inrichting van deze onderdelen lijkt er dus vrijheid van vorm te bestaan. Wel is voorgeschreven dat de jaarrekening dient te worden ondertekend door bestuurders. Dit betekent dat ofwel een gewone handtekening onder een schriftelijk stuk noodzakelijk is, of een digitale handtekening bij een elektronisch bestand. De digitale handtekening is niet geregeld voor de jaarrekening, maar wel in het algemeen (art. 3:15a e.v. BW). Daaruit valt af te leiden dat een digitale handtekening moet worden gekoppeld aan een identificeerbaar elektronisch bestand. Dat lijkt me van een echt digitaal stuk wel mogelijk, maar van een pdf van een ingescand stuk met handtekening niet.
Openbaarmaking
Jaarrekening en jaarverslag moeten ook openbaar worden gemaakt (art. 2:394 leden 1 en 4 BW). De wijze waarop dit geschiedt, is verder geregeld in de Handelsregisterwet en het Handelsregisterbesluit. In een ter consultatie neergelegd (concept-)wetsvoorstel inzake de deponering van bescheiden in het Handelsregister langs elektronische weg wordt op tal van plaatsen in het BW (óók in artikel 2:394) het woord ‘nederlegging’ vervangen door ‘deponering’ om te bewerkstelligen dat in de toekomst nog uitsluitend langs elektronische weg gedeponeerd kan worden. Er komt ook een aangewezen elektronische weg. Aan de Handelsregisterwet wordt een artikel 19a toegevoegd, dat zal verwijzen naar ‘nadere regels’ omtrent de wijze van deponeren. De Memorie van Toelichting vermeldt dat thans ‘voor de deponering van een jaarrekening de keuze bestaat uit gebruik van de papieren weg of van de opengestelde elektronische weg’. Boek 2 BW zou hiervan ook uitgaan. Ik lees die keuze niet in het Handelsregisterbesluit, ook niet in artikel 3 lid 3, dat niet voor jaarrekeningen geldt. Ook uit het BW blijkt dit niet. Artikel 2:394 lid 6 stelt dat de KvK jaarrekeningen, verslagen van het bestuur en vergelijkbare stukken mag scannen (‘overbrengen op andere gegevensdragers’) en digitaliseren. Dat impliceert dat er in eerste instantie een niet-digitaal stuk is, dat moet worden gedeponeerd. Een redelijke wetstoepassing zou kunnen leiden tot de opvatting dat ook nu al digitaal kan worden gedeponeerd. Ik ben het ermee eens dat dit zou moeten kunnen. Beter lijkt het me om dat ook in het BW expliciet te regelen. Als in de Handelsregisterwet wordt bepaald dat uitsluitend digitaal gedeponeerd kan worden, is het wenselijk dat ook in het BW te laten blijken. Het wetsvoorstel kan op dat onderdeel nog wel verbeterd worden. Als digitale deponering wordt toegestaan of voorgeschreven, moeten de balans en de winst-en-verliesrekening toch op schrift worden gesteld. Verschillen tussen de inrichtingsvereisten en het deponeringsregime komen echter ook elders in de wet voor (zie bijv. de artt. 2:396/397 BW). Het lijkt me echter verstandig om ook artikel 2:10 BW aan te passen, zodat de eis van het op schrift stellen van deze stukken ook komt te vervallen.
Praktische aspecten deponering
De praktijk is dat ook nu al jaarrekeningen op basis van SBR worden gedeponeerd. De Kamer van Koophandel geeft op haar website aanwijzingen voor de wijze van deponering (inclusief digitaal): http://www.kvk.nl/inschrijven-en-wijzigen/deponeren/deponeren-jaarrekening/hoe-kunt-u-uw-jaarrekening-deponeren/. Een wettelijke basis is daarvoor dus thans niet aanwezig. Toch is dit wel praktisch. Als wordt gedeponeerd bij het Handelsregister, moet dat natuurlijk wel gebeuren in een vorm die het Handelsregister (de KvK) kán ontvangen. Een USB-stick of een CD/DVD-disk (met daarop een bestand in welke vorm dan ook) kan natuurlijk met de post worden verstuurd én ontvangen, maar ik vraag mij af wat het Handelsregister daarmee doet (kan doen), met name als het een niet of moeilijk leesbaar bestand betreft. Gezien het ontbreken van praktische handvatten voor de wijze en vorm van digitale deponering in de regelgeving, het ontbreken van jurisprudentie daarover en gezien de sanctionering van niet (correcte) deponering, ligt het risico (strafrechtelijke sancties, bestuurdersaansprakelijkheid) voor andere vormen van deponering bij de deponeringsplichtige en bij haar bestuurders en commissarissen. Dit risico zou kunnen worden gemitigeerd door overleg over de wijze en vorm van deponering met functionarissen van de KvK (of soms de AFM).
Gevolgen voor de accountantsverklaring
De accountantsverklaring gaat over de jaarrekening en het jaarverslag. De accountant moet duidelijk kunnen identificeren bij welke informatie hij zijn verklaring verstrekt. Ook voor de gebruikers moet duidelijk zijn welke informatie tot de gecontroleerde informatie behoort en welke informatie niet. Accountants plegen daarom bij de verstrekking van de verklaring de voorwaarde te stellen dat openbaarmaking van de controleverklaring slechts is toegestaan tezamen met de jaarrekening. Als uit deze stukken delen gelicht worden, moet de koppeling met de verklaring worden doorbroken. Het (interactief) toevoegen van informatie aan de jaarrekening of het jaarverslag kan daarom alleen indien voor gebruikers duidelijk is dat dit niet tot de door de accountant gecontroleerde informatie behoort.
Ilona Willemars, advocate bij HVG, Rotterdam
Geef een reactie