Wilco Schellevis: ‘Met operationele data zit je in het hart van de onderneming’

Land, arbeid, kapitaal. En nu dus ook data. Topmanagers beweren al jaren dat die net zo fundamenteel voor ondernemingen zijn geworden als de traditionele productiefactoren. Wilco Schellevis, IT-auditor en partner bij Visser & Visser Accountants-Belastingadviseurs, onderschrijft dat. Schellevis is binnen Visser & Visser al jaren ‘Mister IT’. Sinds 2013 is hij daarnaast directeur van Refine-IT, een zelfstandige unit die ondersteunende informatie levert aan relatiemanagers en de auditpraktijk van de vestigingen. Refine-IT helpt ook andere bedrijven, door op basis van business intelligencesoftware waardevolle informatie te destilleren uit zowel interne als externe bronnen en die terug te leveren in de vorm van dashboards.

Onderbenutting is verspilling
Was continuous monitoring aanvankelijk voorbehouden aan multinationals, tegenwoordig ziet ook het MKB in groeiende mate in dat het verspilling is om data die al voorhanden zijn, onbenut te laten. ‘80 tot 90% van alle proceshandelingen wordt op de een of andere manier ondersteund door IT’, schat Schellevis. ‘Zelfs bij kleine ondernemingen neemt de hoeveelheid data tientallen gigabyte in beslag. Daar ligt de potentie.’ Managementinformatie blijft nu nog vaak beperkt tot financiële informatie, terwijl juist uit de operationele processen veel te halen is om prestaties te verbeteren. Schellevis: ‘Uiteindelijk wordt alles doorgezet naar financieel resultaat en liquiditeitsprognoses, maar dat zijn afgeleide zaken, waar je niet direct op kunt sturen. Ik zeg er meteen bij: om over stuurinformatie van een bepaalde omvang te kunnen beschikken, heeft een klant een bepaalde mate van volwassenheid nodig. Niet alle klanten zitten te wachten op dit soort expertise. Ik trek de vergelijking maar even: een hovenier met zes man in dienst die zelf nog de spade in de grond steekt, vindt het al mooi als hij eens per maand weet dat hij geld verdiend heeft. Maar zodra een bedrijf groter wordt ‒ en de directeur het zelf niet meer allemaal overziet ‒ breekt bij hem vaak het besef door dat hij dingen anders moet gaan aansturen.’

Sturen op gevoel
Schellevis noemt het voorbeeld van een groothandel in veiligheidsartikelen. ‘De ondernemer stuurde de organisatie min of meer op basis van jaarrekening, halfjaarcijfers en wat los-vaste gegevens die ze uit het systeem trokken. En verder vooral op gevoel: we denken dat de markt aantrekt, dat de prijzen beter worden, et cetera. Begin vorig jaar zijn we bij hen begonnen om informatie, voornamelijk opgeleverd door het ERP-systeem Navision, te ontsluiten. Inkoopproces, verkoopproces, voorraden, order intake: stap voor stap hebben we dat onder het vergrootglas gelegd. Het commerciële dashboard bevat nu alles wat interessant is om op te sturen: de order intake ten opzichte van het voorgaande jaar, klanten aan wie minder of juist meer verkocht is, het deel van het assortiment dat snel loopt. Bij deze onderneming is een van de strategische doelstellingen dat hun klanten meer producten afnemen uit het bestaande palet. We hebben daarom voor dit bedrijf zicht gecreëerd op de klanten die nog niet het hele assortiment kopen. We visualiseerden wat ze wel kochten uit een bepaalde categorie en wat niet. Concreet: waar een vertegenwoordiger nog eens voor langs kan gaan. Verder analyseerden we de door onze klant geboden service, de wijze waarop klachten worden afgehandeld, de klanttevredenheid, de snelheid waarmee onze klant de telefoontjes en mailtjes van zijn klanten beantwoordt en zijn leverbetrouwbaarheid. Dat laatste is ook van belang, omdat het schenden van afspraken klanten munitie in handen geeft bij de jaarlijkse onderhandelingen om een lagere prijs te bedingen: jullie leveren niet op tijd, het moet goedkoper of we gaan naar een andere leverancier.’

Geen speeltje CFO
Business intelligence is ‒ als het goed is ‒ niet meer het exclusieve speeltje van de CFO. ‘Nee, dat is het klassieke beeld waarin de CFO op een berg data zit en een koninkrijkje heeft, waarin iedereen die wat wil weten van hem afhankelijk is,’ zegt Schellevis. ‘De nieuwe wereld is dat de business dat zélf meet, weet en ziet en daar bovenop nog de analysekracht van controllers en CFO’s inroept om dat naar een hoger plan te tillen.’ 
Het binnenhalen en analyseren van data geeft weinig hoofdbrekens, de follow-up des te meer. Daar stokt het volgens Schellevis vaak. ‘Je zult de ondernemers en managers de kost moeten geven die regelmatig in het dashboard kijken, knelpunten of kansen signaleren, en na een half jaar zeggen dat er onvoldoende tot niks mee gedaan is. Zo haal je de businesscase van stuurinformatie onderuit. Refine-IT heeft daarin geïnvesteerd door naast het dashboard een applicatie te ontwikkelen, waarmee je direct vanuit het dashboard taken en notities kunt aanmaken en toewijzen. Bijvoorbeeld een debiteur die lang open stond en die je wilt laten nabellen. Het effect van die actie wordt ook zichtbaar in de applicatie.’

Adviessignalen
De relatiemanagers van Visser & Visser volgen de scores. ‘We standaardiseren de data van onze klanten en halen daar weer adviessignalen uit. Het leuke van deze vorm van dienstverlening is dat je in het hart van de onderneming zit. Je praat met de ondernemer over zaken waar hij het over wíl hebben. Herstructurering en fiscaliteit zijn ook belangrijke bespreekpunten, maar voor de ondernemer randvoorwaarden. Zijn eigen bedrijfsvoering, zijn performance en hoe hij die kan verbeteren staan op nummer één. Daar hebben onze relatiemanagers het nu met hem over.’ Schellevis ziet voor de accountancy een toekomst waarin predictive analysis een groeiende rol speelt. Een deel van de adviessignalen zal gegenereerd worden door machine learning. ‘Maar ik zie niet zo gauw gebeuren dat er straks alleen nog systeembeheerders zitten die adviesmailtjes laten uitflitsen. Je hebt altijd nog iemand nodig die de klant en zijn emoties goed kent om de vertaalslag te maken tussen het signaal en het koppie van de ondernemer.’

—————————————————————————————————————————————————————-

Dit artikel verschijnt a.s. vrijdag in de papieren Accountancy Vanmorgen. Voor een abonnement volg de link abonneren Accountancy Vanmorgen.