Rapport digitaal dossierbeheer en werkprogramma’s geactualiseerd 

Het Drentse onderzoeksbureau GBNED heeft voor het zevende jaar op rij het rapport “Digitaal dossierbeheer en werkprogramma’s” geactualiseerd. Het rapport is gericht op accountants- en administratiekantoren en geeft inzicht in het aanbod van modellen voor werkprogramma’s door branche- en kantoororganisaties en software voor digitaal dossierbeheer die deze werkprogramma’s ondersteunen.

Checklists

Het geactualiseerde rapport “Digitaal dossierbeheer en werkprogramma’s” is wederom voorzien van een uitgebreide checklist met meer dan 100 functionaliteiten en eigenschappen, onderverdeeld naar: relatiegegevens, algemene dossier-/opdrachtgegevens en ondersteuning dossiersoorten, uitvoering van opdrachten, beveiliging, planning & voortgang, faciliteiten rondom werkprogramma’s, auditfuncties, correspondentie, rapportages, archivering, documentbeheer en koppelingen met andere systemen en integratie met een office omgeving. Aangevuld met zaken als: support, installatiemodel & techniek, implementatie, kosten en gebruikersaspecten. En ook nu biedt het rapport biedt inzicht in toepassingen die ondersteunend zijn aan audit werkzaamheden door de accountant.

Invloed software op uitslag toetsing?

‘In relatie tot het (jaarlijks) onderzoek naar digitaal dossierbeheer en werkprogramma’s werd ons eind 2017 de vraag gesteld naar een eventueel verband tussen de uitkomst van het toetsen door NBA, SRA en AFM van controleplichtige accountantskantoren en het gebruik van bepaalde software voor digitaal dossierbeheer’, meldt GBNED. ‘Volgens ons interessant genoeg om aandacht aan te besteden voor de 2018 uitgave van het rapport. Onze kernvraag: “kan de inzet van bepaalde software voor digitaal dossierbeheer van invloed zijn op de uitslag van het toetsen van een controleplichtig accountantskantoor” leidde echter niet tot voldoende antwoorden om tot een gedegen antwoord en conclusie te komen. Zo hebben we aan de drie genoemde organisaties de vraag gesteld “In hoeverre zijn uw toetsers op de hoogte van de mogelijkheden die bepaalde software biedt op het gebied van ondersteuning van de accountants controlepraktijk?”. En ook al ging het totaal om slechts 3 vragen, inhoudelijk antwoord op de vragen bleven uit. Op onze vraag of soms sprake is van een gevoelig onderwerp werd ontkennend gereageerd door de AFM, daar moesten we het mee doen. Een uitvraag aan accountantskantoren leidde weliswaar tot 12 reacties, maar een te klein aantal om onze vraag onderbouwd te kunnen beantwoorden. En contact met  softwareleveranciers leverde ook niet voldoende informatie op om tot een antwoord te komen op onze kernvraag. In het nieuwe rapport is in elk geval een samenvatting opgenomen van de communicatie die we met externe partijen hebben gehad over dit onderwerp.’

Het complete (140 pagina’s tellend) rapport “Digitaal dossierbeheer en werkprogramma’s 2018” is gratis beschikbaar via www.ictaccountancy.nl  (directe link).