Op 1 januari a.s. treedt de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) in werking. Zoals we in eerdere bijdragen al hebben beschreven, heeft dit stevige implicaties voor arbeidsovereenkomsten, ontslagrecht en transitievergoedingen. Met nog maar 1 ½ maand te gaan is het nu tijd om te kijken welke stappen een ondernemer moet zetten om WAB-proof te kunnen opereren én ongewenste situaties te voorkomen. Hella Vercammen van The Legal Company B.V. zet de belangrijkste actiepunten op een rij.
1. Kopie schriftelijke arbeidsovereenkomst in administratie
Vanaf 1 januari 2020 moet u en uw klanten van alle medewerkers verplicht een kopie van een schriftelijke arbeidsovereenkomst opnemen in de administratie. Van veel oudere werknemers ontbreekt deze nog wel eens. Ga dus na of u van al uw medewerkers een schriftelijke arbeidsovereenkomst in de administratie heeft. Is die er niet, dan moet u alsnog een schriftelijke arbeidsovereenkomst vastleggen met uw medewerker. Op deze manier kunnen de bevoegde instanties (UWV en Belastingdienst) controleren om welk type contract het gaat. Zo zorgt u ervoor dat u voor werknemers met een onbepaalde tijd contract en vaste uren vanaf 2020 de ‘lagere’ WW-premie blijft betalen.
2. Vermeldingen op de loonstrook en in loonaangifte
Zorg ervoor dat vanaf 1 januari 2020 op iedere loonstrook en in de loonaangifte wordt vermeld of het een dienstverband voor bepaalde of onbepaalde tijd betreft, of het tevens een oproepovereenkomst betreft en of er een schriftelijke arbeidsovereenkomst is: dus voor bepaalde of onbepaalde tijd, oproepovereenkomst, etc. Dit is van belang voor de lagere WW-premie.
3. Check welke bepaalde tijd contracten onder de verruimde ketenregeling vallen
Vanaf 1 januari 2020 wordt de ketenregeling verruimd van 24 maanden naar 36 maanden. U mag nog steeds binnen die termijn 3 tijdelijke contracten aanbieden. Daarna wordt het – wanneer u het dienstverband laat doorlopen – automatisch een contract voor onbepaalde tijd. Het is verstandig om nu alvast duidelijk in kaart te brengen welke tijdelijke contracten vanaf 2020 nog kunnen worden verlengd onder de nieuwe ketenregeling en welke contracten in 2020 van rechtswege een contract voor onbepaalde tijd zullen worden.
N.B. De verruimde ketenregeling geldt niet als er in de CAO een afwijkende ketenregeling is afgesproken die ook ná 1 januari 2020 doorloopt.
4. Wees alert op de gewijzigde ontslagregeling en berekening van de transitievergoeding
Het wordt onder de WAB gemakkelijker om iemand te ontslaan op persoonlijke gronden. Vanaf 1 januari 2020 kunt u kunt een ontbindingsverzoek bij de kantonrechter namelijk baseren op meerdere gronden (de zogenaamde ‘i-grond’ of ‘cumulatiegrond’). Check daarom bij een arbeidsrechtjurist hoe uw ontslagdossiers ervoor staan en of een ontslag in 2020 mogelijk wordt en wat u daarvoor moet gaan betalen.
Ontslag in 2020 betekent immers dat u een transitievergoeding verschuldigd bent. Dat geldt ook als de werknemer korter dan 2 jaar in dienst is en waarmee u het contract niet verlengd. De wet maakt daarin geen onderscheid meer. De transitievergoeding zelf wordt wel lager, vooral voor oudere werknemers en voor werknemers met een lang dienstverband. Indien u dergelijke werknemers wenst te ontslaan dan is het beter om daarmee te wachten tot in 2020.
5. Beëindig uw slapende dienstverbanden als de werknemer daarom vraagt
Afgelopen vrijdag, 8 november 2019, heeft de Hoge Raad besloten dat het aanhouden van slapende dienstverbanden (werknemers die niet meer feitelijk bij de werkgever werkzaam zijn vanwege blijvende arbeidsongeschiktheid en waarvan de loondoorbetaling is gestopt) slecht werkgeverschap is. Hierdoor wordt werknemers namelijk het recht op een transitievergoeding ontnomen. Met deze uitspraak in de hand zullen de naar verwachting honderden zo niet duizenden werknemers die nog in een slapend dienstverband zitten, alsnog een beëindiging van hun dienstverband verzoeken aan hun werkgever.
Als een werknemer een verzoek tot beëindiging doet zal deze in eerste instantie schadevergoeding claimen. Vervolgens zal dit via onderhandeling uitmonden in een verzoek om met wederzijds goedvinden de arbeidsrelatie te beëindigen. De werknemer zal in eerste instantie een ontslagvergoeding eisen zoals die berekend wordt op basis van de datum uitdiensttreding, gelegen in de toekomst. Echter, de werkgever hoeft wettelijk niet meer te betalen aan ontslagvergoeding dan hetgeen de werkgever aan transitievergoeding verschuldigd zou zijn geweest op de dag na die waarop werknemer wegens arbeidsongeschiktheid had kunnen worden ontslagen. In de regel is dat dus 104 weken na de eerste arbeidsongeschiktheidsdag. Werknemers zullen via de weg van wederzijds goedvinden wellicht ook proberen om andere posten vergoed te krijgen zoals schade wegens het niet eerder kunnen genieten van de transitievergoeding, de wettelijk verhoging die normaliter bij loonvorderingen verschuldigd is of wettelijke rente etc. tot de juridische einddatum van het dienstverband. In hoeverre de werkgever hierin mee gaat hangt allemaal af van de onderhandelingen en de wens van de werkgever om de weg van het UWV te vermijden.
Vanaf 1 april 2020 kunt wel compensatie aanvragen bij het UWV als u een transitievergoeding heeft betaald aan een langdurig zieke werknemer waarmee u het dienstverband na 104 weken heeft beëindigd of gaat beëindigen via het UWV of via een vaststellingsovereenkomst. U moet dan wel de transitievergoeding voorschieten. Deze compensatieregeling geldt gelukkig ook nog voor transitievergoedingen die betaald zijn vanaf 1 juli 2015. Voor 1 juli 2015 was wettelijk nog geen transitievergoeding verschuldigd bij ontslag van langdurig zieke werknemers.
Let wel, de dienstjaren vóór 1 juli 2015 tellen uiteraard wel mee voor de berekening van de transitievergoeding die u betaalt bij beëindiging van het dienstverband van langdurig zieke werknemers! Gelukkig wordt de transitievergoeding door de gewijzigde formule in 2020 (1/3e maandsalaris per dienstjaar) wel voor de ondernemer stukken voordeliger.
6. Zet flexibele contracten om naar vaste contracten voor onbepaalde tijd om hogere WW-premie te voorkomen
Vanaf 1 januari gaan alle werkgevers voor tijdelijke contracten en voor oproepcontracten (zoals nul-uren en min-max) 5 procentpunt WW-premie betalen bovenop een landelijk vastgesteld basispercentage. Het basispercentage zal naar verwachting 2,94% bedragen. Het hoge percentage komt dus uit of 7,94%. Hoeveel u exact meer gaat betalen, is afhankelijk van hoeveel premie u reeds betaalde. Dat hoeft dus niet standaard 5% te bedragen maar kan ook minder zijn.
In de sectoren agrarisch bedrijf, bouwbedrijf, culturele instellingen, horeca algemeen en schildersbedrijf wordt al gebruik gemaakt van een lage en hoge sector premie vanwege het seizoenswerk, afhankelijk van de duur van het arbeidscontract. Hier zal het effect van deze maatregel dus minder ingrijpend zijn. Verder wordt er een uitzondering gemaakt voor werknemers onder de 21 jaar die minder dan 48 uur per 4 weken werken.
In elk geval is het wel verstandig om kritisch te gaan kijken of de hogere WW-kosten opwegen tegen de flexibiliteit die zulke contracten bieden. Heeft u die flexibiliteit wel nodig? Of is inmiddels de werknemer al feitelijk op vaste tijden voor een vast aantal uren aan het werk, maar heeft deze nog steeds een nul-urencontract? Dan is het beter om de contracten daarop aan te passen om te voorkomen dat u de hogere WW-premie moet betalen.
7. Inventariseer wie echte oproepkrachten zijn zodat u tijdig de nieuwe regels kunt naleven
Werkt u met oproepcontracten, zoals nulurencontracten en een min-max contracten? Controleer dan ook hier of de contracten nog overeenstemmen met de werkelijke situatie. Vooral omdat oproepkrachten vanaf 1 januari 2020 veel beter beschermd zijn door nieuwe wettelijke regels. De oproepovereenkomst is dan een wettelijk geregelde variant van de arbeidsovereenkomst.
Deadline 1 februari 2020
Een van die regels legt de werkgever op om telkens na 12 maanden aan de oproepkracht een aanbod te doen van een vaste urenomvang gebaseerd op het gemiddelde aantal uren per week van de afgelopen 12 maanden. Deze regeling heeft onmiddellijke werking op 1 januari 2020. Dat betekent dat u de oproepkrachten die op 1 januari 2020 reeds 12 maanden of langer in dienst zijn, uiterlijk 1 februari 2020 een aanbod moet doen.
De werknemer kan het aanbod accepteren of weigeren indien hij liever als flexibele kracht wil blijven werken. Uiteraard kunt u ook in overleg tot een ander aantal vaste uren komen dan aangeboden. Let wel: u moet het aanbod altijd schriftelijk doen. Zorg dat de werknemer tekent voor ontvangst van het aanbod en neem een kopie daarvan op in uw administratie. Zo kunt u altijd bewijzen dat u een correct aanbod heeft gedaan. Doet u geen aanbod, dan kan de werknemer een loonvordering instellen voor de vaste uren die niet zijn aangeboden. Dat is best een risico, want een loonvordering verjaart pas na 5 jaar en mogelijk komt er nog wettelijke verhoging en wettelijke rente overheen.
8. Oproepkrachten: controleer uw systeem voor oproepen of inroosteren
Verder moet u de nieuwe regel implementeren in uw roostersysteem dat een oproepkracht minimaal 4 dagen vóór de dienst moet worden opgeroepen of ingeroosterd. Neemt u die termijn niet in acht dan is de werknemer niet verplicht om te komen werken. Bovendien moet het oproepen of inroosteren schriftelijk gebeuren. Dit kan ook digitaal via e-mail of een roostersysteem.
Als u de dienst korter dan 4 dagen van tevoren wijzigt of annuleert, heeft uw werknemer bovendien recht op uitbetaling van de uren waarop hij stond ingeroosterd. Oproepen of wijzigen per telefoongesprek zijn af te raden. Een werknemer moet het rooster ook daadwerkelijk 4 dagen van tevoren kunnen inzien. De termijn van oproepen kan overigens worden verkort in een toepasselijke CAO.
N.B. Indien u het aantal werkuren per tijdseenheid heeft vastgesteld op 40 uur per week of 174 uur per maand, maar de werktijden telkens worden ingeroosterd dan valt de werknemer niet onder de definitie van een oproepkracht! Dan bent u nog steeds gebonden aan de Arbeidstijdenwet waarbij u minimaal 28 dagen van tevoren de werknemer moet informeren over het rooster en minimaal 24 uur van tevoren wijzigingen moet doorgeven.
9. Payrollmedewerkers: dezelfde arbeidsvoorwaarden als eigen werknemers
Werkt u met payrollmedewerkers? Dan moeten deze werknemers vanaf 2020 dezelfde primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden hebben als werknemers die officieel in dienst zijn bij uw bedrijf. Ook krijgen payrollwerknemers recht op een ‘adequate’ pensioenregeling. De kans is aanwezig dat u meer doorbelast krijgt van het payroll bedrijf voor dit type werknemers. Check daarom wat de plannen zijn van uw payroll dienstverlener en onderneem tijdig actie om verrassingen te voorkomen.
Geschreven door bedrijfsjuridisch adviseur mr. Hella Vercammen van The Legal Company B.V.
Vragen of advies?
Mocht u naar aanleiding van bovenstaande nog vragen hebben of advies willen? Neem dan contact met ons op via 020-3450152 of info@thelegalcompany.nl. Wij loodsen u graag door de nieuwe regels heen.
Geef een antwoord