Jos Felix RA is de naamdrager van Felix MKB, een accountantskantoor in het Overijsselse IJsselmuiden. Strak georganiseerd, maar niet formeel. Zo zou je zijn kantoor – met een team van elf mensen – kunnen omschrijven. Zijn kantoor is niet helemaal papierloos, maar wel grotendeels. We zijn op onderzoek uitgegaan. En inderdaad, er staan nog wel archiefkasten in zijn kantoor, maar ze zijn echt vrijwel allemaal leeg.
Strak georganiseerd zijn komt in deze coronatijden goed uit. Thuiswerken is voor medewerkers van zijn kantoor technisch geen probleem. Toegang tot de benodigde gegevens is gewoon geregeld. Overleg kan telefonisch of in groter verband via videoconferencing.
Proef draaien
Vorig jaar kon hij daarvoor – onbedoeld – proef draaien. Graafwerkzaamheden in de straat voor zijn kantoor beschadigden de elektriciteitsvoorziening. Dit leidde ertoe dat mensen twee dagen niet vanuit kantoor, maar vanuit hun eigen huis moesten – en ook konden – werken. Digitalisering wierp toen onmiddellijk haar vruchten af: dossiers in de cloud, medewerkers loggen in, klanten loggen in en ook de telefonische bereikbaarheid van het kantoor was niet echt een probleem. De pay-off was onmiddellijk zichtbaar. En daarvan plukt het kantoor in deze moeilijke coronatijden voluit de vruchten.
Inmiddels heeft het kantoor een eigen coronahelpdesk opgetuigd, waar klanten/ondernemers terecht kunnen voor al hun vragen over coronamaatregelen.
Specialisatie
Het kantoor van Jos Felix is inmiddels een specialist in de paardensector. Daar houdt de ambitie echter niet op, de oriëntatie is nog steeds breed MKB. De bemensing van zijn kantoor sluit daarop aan: accountancy, fiscaliteit, hrm en organisatieadvies en ondernemingsrecht zijn de expertises binnen het kantoor.
In één keer alles goed doen
Het gesprek met assistent accountant Jenou Prins en Jos Felix over hoe hun kantoor is ingericht, vond plaats eind februari in IJsselmuiden. Nadat de coronapandemie uitbrak, hebben we hierover aansluitend telefonisch verder gesproken.
Het technisch verhaal achter alle ICT is niet per definitie complex. Er is goede software beschikbaar voor alles online, van boekhouding (vooral Yuki), dossiers, alle CRM-gegevens, interne workflows tot practicemanagement. Op de vraag of zijn ICT-kosten in de afgelopen jaren zijn gestegen, antwoordt Jos Felix: ‘Nee, integendeel. We zijn minder geld kwijt. Vergeet niet wat het kost om bijvoorbeeld een eigen server te hebben, alleen al als je kijkt naar het energiegebruik! Bovendien leidt goede automatisering ook tot veel meer efficiency. Voor hetzelfde werk heb je veel minder mensen nodig en/of andersom: je mensen kunnen nu doorgroeien naar de meer uitdagende taken in hun werk.’ En op de vraag naar het papierverbruik laat Jos Felix een printje zien met een grafiek van het papierverbruik op zijn kantoor: in twee jaar tijd een besparing van 60 procent.
Praktische voorbeelden
De voorbeelden waarmee Jenou en Jos komen, zijn eigenlijk heel praktisch. Jenou: ‘Als je iets twee of drie keer achter elkaar moet doen, moet je je afvragen of dat ook eenvoudiger kan.’ De voorbeelden liggen voor de hand. Het lijkt heel klantvriendelijk als je een ondernemer de vrijheid geeft om op zijn eigen manier bijvoorbeeld salarismutaties aan te leveren. Die moet je op het kantoor dan wel iedere keer overtikken. ‘Zou het voor de ondernemer niet makkelijker zijn als hij dat via een app doet? In één keer foutloos zonder gedoe?’
Jos Felix komt met het voorbeeld van jaarrekeningen die op tijd de deur uit moeten. Dat is ieder jaar opnieuw een worsteling. Felix heeft daar wel stappen gemaakt. De ambitie is: ‘In januari is alles klaar.’ Dat lukt voor een heel groot deel. Binnen zijn kantoor hebben ze daarmee een inhaalslag gemaakt door ervoor te zorgen dat er vooraf in november extra checks worden ingebouwd. Dat werpt nu inmiddels voor het tweede jaar zijn vruchten af.
‘In één keer alles goed doen’, is zijn motto. Dat klinkt eenvoudig, en dat is het ook. Als voorbeeld noemt hij overlopende posten. Je kunt heel snel een investering inboeken en dan zie je later wel of dat nog overlopende posten oplevert. Je kunt dat echter ook automatiseren door bij investeringen de afschrijvingen meteen toe te wijzen aan de verschillende perioden. Licentiekosten voor bijvoorbeeld software boek je niet in één keer af, maar reken je toe aan de periodes waarop ze betrekking hebben. Slim werken betekent heel goed kijken naar heel veel details van alle verschillende werkzaamheden.
Cultuur
Jenou: ‘We werken met key users voor de verschillende softwaretoepassingen die we in huis hebben. Wie weet veel van pakket x of y? Die medewerker is dan onze vraagbaak.’ Soms gaat dat over kleine dingen, bijvoorbeeld software waar bepaalde knoppen soms net iets anders zitten in de webbased applicatie of direct achter je laptop. Cultuur betekent ook dagelijks samen om 10.00 uur koffie drinken. En dan een kort rondje waar iedereen mee bezig is. De gastenlijst van de dag – met welke klanten heeft wie die dag op kantoor een afspraak – hangt op het prikbord. Dus als de jurist toch nog even een specifieke vraag heeft voor een bepaalde klant die ‘s middags bij een collega langskomt, kan hij even kort binnenlopen. Dat scheelt iedereen veel tijd.
Deze bijdrage is ook opgenomen in het ICT & Kantoortijdschrift. Klik hier voor de online versie van het tijdschrift.
Meer weten over ICT & Kantoor? Op het ICT & Kantoorcongres op dinsdag 8 september 2020 gaan we in op jouw type kantoor, de rollen die daarbij horen en hoe je die kunt invullen.
Geef een reactie