Hoe werk je als organisatie nu toe naar een stip op de horizon? In dit artikel beantwoorden wij deze vraag vanuit ict-perspectief. En binnen dat ictperspectief zoomen wij in op het onderdeel software. Het gaat in dit artikel dus vooral over de vraag: Op welke manier stel je een gewenst applicatielandschap vast en kun je migreren van het huidige applicatielandschap naar het gewenste applicatielandschap?
Samenhangend geheel
De wijze waarop ict wordt ingezet is nooit een doel op zich. Ict is ‘slechts’ een hulpmiddel dat je kunt gebruiken om de organisatiedoelstellingen te verwezenlijken. Ook is de ict-situatie geen losstaande component in een
organisatie. Ict én mensen (medewerkers) komen bij elkaar in processen en deze combinatie leidt tot een product of dienstverlening. De onderlinge verhouding tussen deze componenten of onderdelen bepaalt het rendement van die samenwerking.
Deelgebieden ict-situatie
Wij onderscheiden binnen de ict-situatie zes verschillende deelgebieden: applicaties, hardware en infrastructuur, ict-management, ict-personeel, gebruikers en ict-kosten. De onderlinge verhouding tussen de verschillende deelgebieden bepaalt het rendement op ict. Software (applicaties) is een bijzonder deelgebied, omdat deze een cruciale rol, een voortrekkersrol, vervult binnen de ‘ict-situatie’. Daarom zoomen wij in dit artikel verder in op het deelgebied applicaties.
Richtingaanwijzers
De huidige ict-situatie en in het bijzonder het huidige applicatielandschap zijn het vertrekpunt van de reis naar de stip op de horizon. Daarbij zijn er een aantal ‘richtingwijzers’ die je in het oog moet houden. Hieronder noemen wij de belangrijkste:
- Strategische overwegingen: de strategische keuzes die een organisatie heeft gemaakt, moet je laten meewegen bij het bepalen van het gewenste applicatielandschap.
- Knelpunten/aandachtspunten: inventarisatie van de knelpunten. Om de volgorde van de te zetten migratiestappen te bepalen (van huidig naar gewenst), is het wenselijk rekening te houden met die knelpunten.
- Trends en ontwikkelingen: bij het zetten van stappen richting de toekomst moet je rekening houden met ict-trends en ontwikkelingen. Cloud computing, onlinesoftware, online of digitaal samenwerken met cliënten, verdere digitalisering van werkprocessen zijn een aantal van die ict-ontwikkelingen.
Daarnaast zijn er ook nog andere zaken die de uitkomst van het gewenste applicatielandschap beïnvloeden. Eén daarvan is de grootte van de organisatie. Een wat kleiner accountantskantoor heeft nu eenmaal andere wensen, eisen, (interne) capaciteit en geld dan een groter kantoor.
Gewenste applicatielandschap – migratiepad
Vervolgens kun je een aantal gewenste applicatielandschappen als een soort blauwdruk uitwerken. De in de blauwdruk genoemde alternatieven vormen daarbij de shortlist van mogelijk te selecteren applicaties. Bij het samenstellen van deze blauwdruk houden wij ook rekening met de onderlinge relaties tussen de verschillende onderdelen in het applicatielandschap. De laatste stap voordat je kunt beginnen met het selecteren van software is het bepalen van het migratiepad. Het migratiepad geeft aan welke stappen je kunt zetten om van het huidige naar het gewenste applicatielandschap te komen. De stappen zet je uit in de tijd (planning) en daarmee heb je ook de volgorde van de te zetten stappen expliciet gemaakt. De marsroute richting de stip op de horizon is dan uitgezet.
Pakketselectie
Vervolgens moet de organisatie de marsroute gaan aflopen. Om te komen tot een gewenst applicatielandschap moet er software worden geselecteerd. Bij het selecteren van software neem je altijd, veelal onbewust, vooringenomen standpunten in. Wij noemen er hier twee:
- Werkelijkheid – ideaal1: bij het selecteren van software kun je met verschillende brillen kijken naar software. Het is belangrijk dat je je dit realiseert, omdat de bril (het perspectief) waarmee wij kijken, bepaalt wat wij zien. Ons advies is te kijken door de bril van de huidige situatie zowel naar nu als ook naar de gewenste situatie, naar het ideaal. Je maakt een keuze vanuit de werkelijkheid en houdt daarbij rekening met de toekomst (ideaal).
- Subjectief – objectief: kies je vanuit een onderbuikgevoel (subjectief) of probeer je als kantoor die keuze te objectiveren zonder daarbij te streven naar een ‘volledig’ objectieve keuze2? Wij stellen voor hier een pragmatische aanpak te kiezen waarbij het subjectieve in een pakketselectie wordt geminimaliseerd en de keuze zoveel mogelijk wordt geobjectiveerd zonder daarbij uit te komen bij die uiterste positie van een ‘volledig’ objectieve keuze. Een belangrijk hulpmiddel hierbij is de selectiematrix. In deze matrix worden de te kiezen applicaties afgezet tegenover een aantal selectiecriteria. Op die manier rolt er een principekeuze uit.
De onderdelen of te zetten stappen in een feitelijke pakketselectie zijn hieronder in een plaatje weergegeven.
Klik op de afbeelding om deze te vergroten
Ten slotte
Van het huidige applicatielandschap rekening houdend met richtingaanwijzers migreren naar een gewenst applicatielandschap via het uitvoeren van (software)pakketselecties. Wij helpen je er graag verder mee.
Arjan Gelderblom is Senior consultant ict bij Full•Finance. Hij begeleidt accountantskantoren bij het maken van keuzes op het gebied van software en hardware- en communicatie-infrastructuren.
Deze bijdrage is ook opgenomen in het ICT & Kantoortijdschrift. Klik hier voor de online versie van het tijdschrift.
Meer weten over ICT & Kantoor? Op het ICT & Kantoorcongres op dinsdag 8 september 2020 gaan we in op jouw type kantoor, de rollen die daarbij horen en hoe je die kunt invullen.
Geef een antwoord