Een AA die te laat dubbel gedeclareerde kosten heeft gecrediteerd en na het beëindigen van de klantrelatie nog bankgegevens van de klant heeft ingezien en gebruikt, heeft van de Accountantskamer een berisping gekregen.
Een AA verzorgt sinds 2009 de administratie van een (nu inmiddels failliet verklaarde) VOF, deels tegen een vast tarief en deels (voor overige werkzaamheden) tegen een variabel tarief. In 2012 doet de Sociale Inlichtingen en Opsporingsdienst een inval bij de VOF vanwege uitkeringsfraude door een werknemer. De Belastingdienst start een boekenonderzoek. Gedurende dat traject doet het kantoor van de AA extra werk voor de VOF.
Meewerk deels niet betaald
In totaal krijgt de VOF tussen 2010 en 2017 35 meerwerkfacturen. Twee daarvan worden niet betaald: eentje uit oktober 2016 en eentje uit maart 2017, tezamen voor ruim € 43.000. In die laatste maand wordt de overeenkomst van opdracht door de VOF opgezegd. De afhandeling van de lopende zaken verloopt niet soepel, waarna de AA laat weten dat het nog onderhanden werk naar eigen inzicht zal worden afgerond. Zo worden de abonnementen Basecone en Twinfield beëindigd en worden de nog openstaande declaraties als invorderbaar gesteld.
Creditering
In september 2017 start het kantoor een civiele incassoprocedure voor de twee onbetaalde facturen. Maar de rechtbank Noord-Nederland wil in mei 2019 wel weten hoe het zit met de kosten die op die facturen in rekening zijn gebracht: was er geen sprake van dubbel in rekening gebrachte kosten? Een deskundige moet dat onderzoeken. Begin 2020 doet de deskundige verslag: er is teveel in rekening gebracht, is de conclusie. Dat beaamt het kantoor van de AA: er wordt zo’n € 6.500 gecrediteerd. Volgens de AA is abusievelijk een aantal regels die wel zijn gefactureerd, niet uit het overzicht verwijderd. ‘Op het moment dat is begonnen met het samenstellen van het overzicht, zijn ook de werkzaamheden uit 2012 opgenomen, terwijl deze al in rekening waren gebracht.’ Daarnaast was er in eerdere jaren sprake van overschrijdingen voor reguliere werkzaamheden ‘en deze overschrijdingen zijn in ons onderhanden werk blijven staan’. Een deel daarvan is gecrediteerd nu blijkt dat die toch al eerder in rekening zijn gebracht.
Gegevens gebruikt voor eigen gewin
Bij de Accountantskamer dienen de vennoten van de VOF een klacht in: met de twee facturen zijn kosten dubbel in rekening gebracht en bovendien heeft de AA vertrouwelijke gegevens voor eigen gewin gebruikt door zichzelf via een boekhoudkoppeling tussen Twinfield en de bank toegang te verschaffen tot bankgegevens en -mutaties van de VOF.
Procedure belet oordeel niet
Dat de zaak nog onder de rechter is, belet de Accountantskamer niet om een oordeel te geven, zo stelt de tuchtrechter in reactie op het verweer van de AA. ‘In deze tuchtprocedure wordt aan de hand van andere maatstaven beoordeeld of betrokkene bij het declareren, bezien in het licht van het aan hem gemaakte verwijt, in overeenstemming heeft gehandeld met de voor hem geldende beroepsvoorschriften.’
Niet tijdig rechtgezet
Uit het bericht van de AA en twee creditnota’s blijkt genoegzaam dat de AA onzorgvuldig, deels dubbel, heeft gefactureerd, constateert de Accountantskamer. ‘Die handelwijze is in strijd met het fundamentele beginsel van vakbekwaamheid en zorgvuldigheid. Klanten mogen erop vertrouwen dat er een juist declaratiesysteem wordt gehanteerd door de accountant. Nadat klagers tegen de facturen gemotiveerd hebben geprotesteerd, heeft betrokkene dat niet tijdig rechtgezet, maar is hij in plaats daarvan een incassoprocedure begonnen. De afhandeling van deze kwestie is daarmee door betrokkene niet onverwijld en daarom eveneens niet zorgvuldig geschied.’ Dat klachtonderdeel is daarmee gegrond.
Koppeling niet beëindigd
Ten tweede klagen de vennoten dat de boekhoudkoppeling – waarvan zij niet wisten – na de beëindiging van de cliëntrelatie is blijven bestaan. Daardoor wist de AA dat de VOF € 47.000 ontving en die wetenschap is gebruikt om beslag te kunnen leggen met het oog op de voldoening van de beide onbetaalde nota’s. De AA vindt dat de vennoten zelf hebben gezorgd dat hij nog in de bankgegevens kon kijken. Ze hadden zelf de koppeling moeten beëindigen.
Schending vertrouwelijkheid
Maar de Accountantskamer is het niet met hem eens. ‘Betrokkene heeft kennis gekregen van financiële informatie vanuit genoemde koppeling op het moment dat de opdrachtrelatie met klagers al twee jaar was beëindigd. Die informatie heeft hij […] gebruikt ten behoeve van de beslaglegging onder de [bankrekening] om betaling te verkrijgen van zijn openstaande facturen.’
Het ging om vertrouwelijke gegevens, aldus de tuchtrechter. ‘Op grond van artikel 18 VGBA gebruikt een accountant vertrouwelijke gegevens of inlichtingen waarover hij de beschikking krijgt niet voor eigen gewin of het gewin van een derde. Dat heeft betrokkene wel gedaan. Daarmee heeft hij gehandeld in strijd met het fundamentele beginsel van vertrouwelijkheid.’ Dat de vennoten zelf maar de koppeling hadden moeten beëindigen, ontbeert een grondslag, oordeelt de kamer. ‘Bovendien had betrokkene klagers geïnformeerd dat het abonnement Twinfield per die datum beëindigd werd en dat er geen inzicht meer was in de financiële administratie voor zover deze was bijgehouden in Twinfield. Zo klagers al van de koppeling op de hoogte waren mochten zij er na die mededeling op vertrouwen dat deze was stopgezet. De handelwijze van betrokkene is daarmee ook in strijd met het fundamentele beginsel van integriteit.’
VGBA leidend
De algemene voorwaarden van het kantoor, die bepalen dat de AA gerechtigd was de bankinformatie te gebruiken, mogen niet baten. ‘In de VGBA is in de artikelen 16 en 18 bepaald wanneer vertrouwelijke gegevens waarover een accountant de beschikking heeft gekregen, door hem gebruikt mogen worden. Van deze (wettelijke) bepalingen kan niet bij overeenkomst worden afgeweken, nog daargelaten de vraag of bedoelde voorwaarde wel zo moet worden uitgelegd als betrokkene stelt.’
De Accountantskamer legt de AA een berisping op. ‘Daarbij is in aanmerking genomen dat betrokkene twee fundamentele beginselen heeft geschonden en dat hij er op de zitting geen blijk van heeft gegeven het laakbare van zijn handelen in te zien.’
Geef een reactie