Complexe processen maken dat 54% van de Europese bedrijven geen btw terugvraagt, stipt SAP Concur aan in het rapport ‘The Hidden Potential of VAT Reclaim’.
Het bedrijf, gespecialiseerd in ondersteuning bij reis- en onkostenadministratie, vroeg finance managers naar het waarom van het niet terugvragen van btw. Ruim een kwart (27%) zegt dat dat komt omdat medewerkers onkostendeclaraties indienen met ontbrekende of onjuiste informatie. 23% vraagt geen btw terug omdat onkostendeclaraties vaak items bevatten met verschillende btw-tarieven. De meeste ondervraagden (61%) hebben wel digitale hulpmiddelen om btw terug te vragen, maar 51% zegt dat die tools niet optimaal benut worden. Van de Nederlandse bedrijven is 36% somber over toekomstige ontwikkelingen, bijvoorbeeld door frequentere audits en boetes voor het niet voldoen aan de geldende belastingregels.
Cashflow opkrikken met btw-teruggave
De coronacrisis heeft er wel voor gezorgd dat bedrijven een effectievere belastingplanning en -strategie zijn gaan voeren (34%) en extra omzet uit nieuwe klanten en prospects proberen te genereren (26%), vooral om de cashflow op peil te houden. SAP Concur voegt eraan toe dat het terugvorderen van btw ook een goede mogelijkheid is om dat te realiseren. ‘Maar dan moet er wel voor gezorgd worden dat alles volgens de regels gebeurt. Om die reden implementeren veel organisaties nu tools op basis van AI. Deze tools helpen de processen te verbeteren en zorgen ervoor dat de regels worden nageleefd.’
Nederlandse beslissers geloven in de toegevoegde waarde van kunstmatige intelligentie: 35% denkt dat het betere gegevens en rapportages oplevert, 36% denkt dat zulke tools helpen om het team te kunnen inzetten voor taken met een hogere prioriteit. Bijna de helft (43%) denkt dat AI het risico op boetes kan verminderen.
Automatisering is idd belangrijk. Voor veel bedrijven is het terugvragen van (buitenlandse) btw op onkosten niet een prioriteit. Om verschillende redenen.
Het begint vaak bij de bron: werknemers vragen niet om een bonnetje of factuur. En als ze dit wel doen, dan bevat deze vaak niet voldoende of de juiste informatie. Dan kun je heel veel automatiseren, maar ‘garbage in, is garbage out’. Een goede kwalitatieve controle vooraf is dus belangrijk, net als de juiste processen en verantwoordelijkheden voor en bij de juiste personen.
Als bijvoorbeeld een HR afdeling verantwoordelijk is voor de onkosten vergoedingen, staat btw niet hoog op het lijstje. En een btw manager zal zich vaak niet heel druk maken omdat het vaak om ‘peanuts’ gaat. Bij elkaar opgeteld gaat het echter om (heel) veel geld. En zeker in deze tijd is iedere euro die kan worden teruggevraagd er eentje.
En dan komt die automatisering weer om de hoek. Want daarmee kun je ook de kleine taxibonnetjes en die ene lunch van nog geen 10 euro meenemen in het teruggaafproces.
Interessante materie.