Ze bedienen 1.000 klanten in de regio Oldebroek en ver daarbuiten met een breed scala aan financieel, administratieve en fiscaal/juridische diensten. Daaronder valt samenstellen van jaarrekeningen, fiscaal/juridisch advies, salarisverwerking en overig advieswerk. Van Klompenburg wil zijn kantoor toekomstgericht maken zodat het nog lang ondernemers kan bedienen met advies en administratieve dienstverlening.
Een belangrijke stap in de ontwikkeling van het kantoor was de overstap naar de cloudsoftware ter ondersteuning voor alle dienstverlening waaronder ook het opmaken van jaarrekeningen. “Wij werkten met Infine software en daar waren we hartstikke tevreden over”, vertelt hij. “Alleen, waar we tegenaan liepen was dat Infine een lokaal geïnstalleerd programma is. Wij vinden het belangrijk dat onze mensen overal kunnen werken. Dus hadden we behoefte aan een programma dat ook in de cloud op elke plek te bedienen is.”
Jaarrekening bespreken via dashboard
De keuze viel op Visionplanner vanwege de structuur van het programma, het gebruiksgemak en de grafische presentatie van de jaarrekening. “Door de jaarrekening via een dashboard te bespreken, gaan de cijfers meer leven. De bespreking van de jaarrekening hoeft niet per se fysiek plaats te vinden, maar kan nu ook prima digitaal als de klant dat wil. In plaats van een geprint rapport zoals vroeger, kijken we naar Visionplanner. We presenteren de kengetallen via dashboards en aan de hand daarvan vertalen wij de cijfers naar een verhaal dat de klant ook begrijpt.”
Niets met computers
Die visuele manier van presenteren blijkt een schot in de roos. Het zorgt voor meer nieuwsgierigheid naar de cijfers bij ondernemers. Het resultaat is dat klanten meer interesse en begrip tonen voor de cijfers. Van Klompenburg geeft een mooi voorbeeld: “We hebben een aannemer die helemaal niets met computers te maken wilde hebben. Ik zei, je moet er toch aan, wij gaan jou op weg helpen. En wat was zijn antwoord? Dit had ik dus drie jaar eerder moeten doen. Want nu begrijp ik waar ik aan toe ben. Ik snap mijn cijfers, ik zie wat er gebeurt.”
Ook de medewerkers van Van Klompenburg zijn enthousiast over de nieuwe aanpak. “In het begin waren ze een beetje gereserveerd”, geeft hij toe. “Alleen, nu is het omgeslagen dat mensen zeggen; ‘dat loopt als een trein’. Iedereen is enthousiast geworden.”
Twintig procent tijdwinst
De overstap naar Visionplanner levert Van Klompenburg ook winst op in termen van efficiëntie. Hij schat in dat ze zo’n 20 procent meer werk kunnen verzetten vergeleken met het jaar ervoor. “Wij hebben echt wel een efficiëntieslag gemaakt en dat komt absoluut ook door Visionplanner”, stelt hij.
Die tijdwinst gebruikt het kantoor om meer aandacht te geven aan klanten en advieswerk. “Nu we efficiënter werken, hebben we meer tijd om met onze klanten te praten”, legt Steven van Klompenburguit. Bijkomend effect door het intensievere contact is de toename van advieswerk vooral op fiscaal gebied. Ook heeft Van Klompenburg een ICT’er aangenomen die klanten helpt met het kiezen, installeren en begeleiden van bedrijfssoftware en apparatuur.
Tip: stap over op cloud-software
Aan kantoren die nog werken met lokale software heeft Van Klompenburg een duidelijke boodschap: “Morgen mee stoppen, want dat is niet de toekomst.” Hij snapt de terughoudendheid van sommige kantoren om over te stappen naar de cloud, want veranderen is niet iets wat in het dna van de beroepsgroep zit. Zelf ziet hij alleen maar voordelen. “De software is altijd en op elke plek beschikbaar. De beveiliging is gewoon beter geregeld. Bij lokale servers moet je zelf voortdurend de backups controleren, terwijl dit in een cloudomgeving eenvoudiger te beheren is.”
AI-assistent
Van Klompenburg raadt kantoren dan ook aan om mee te gaan in de ontwikkelingen op het gebied van automatisering. “Ik denk dat het heel belangrijk is dat je als kantoor automatisering omarmt. Dat helpt je om een betere adviseur te zijn. Ik vind de ontwikkeling van de AI assistent VAIA in Visionplanner erg veelbelovend. Die zal ons denk ik een hoop werk uit handen kunnen nemen.”
Met de keuze voor Visionplanner heeft administratie en advieskantoor Van Klompenburg die stap naar de toekomst alvast gezet. Het kantoor plukt nu de vruchten in de vorm van efficiënter werken, betere adviesdiensten en tevreden klanten én medewerkers.
Geef een reactie