ICT & Kengetallen | Maak de VSME vrijwillig en toegankelijk

Dit artikel gaat daarom verder in op een vereenvoudigde versie van de Voluntary ESRS for Non-listed small- and medium-sized enterprises (VSME) en hoe je deze duurzaam­heids­verslaggevingsregels makkelijker kan maken. Op zo’n manier dat het ook interessanter wordt voor mkb’ers om te rapporteren. Want mkb’ers doen al heel veel goed voor mens en milieu en zouden dit met trots moeten kunnen rapporteren.

Mkb doet al veel

“Mkb hekelt nieuwe rapportageverplichting CO₂-uitstoot personeel” kopt Accountant.nl op 26 juni 2024. De kop betreft een artikel over de nieuw ingevoerde regels rondom kilometer­registratie van de voertuigen van het personeel; woon-werk, type auto, type brandstof. Dit alles moet het mkb noteren om de CO₂-uitstoot goed te bepalen. Allemaal geheel valide, maar als er bij leaseauto’s vervolgens wordt uitgegaan van een forfaitair privégebruik van 8.900 km, is de validiteit toch discutabel. Gesprekken met mkb-ondernemers tonen aan dat ze vaak al goede dingen doen rondom duurzaamheid; gescheiden afval, goede work-life balance, Fairphones en een uitstekende fietsregeling. Goed voor het milieu en voor de mens. Toch wordt dit beperkt naar buiten gebracht, omdat het vastleggen en rapporteren aan scherpe regels is gekoppeld, vanuit de ESRS en/of de GreenHouseGas-protocol (GHG). ESRS staat overigens voor European Sustainability Reporting Standards en behandelt de duurzaamheids­rapportagevereisten voor grote ondernemingen, maar geeft ook richting in de uitvraag die zij kunnen doen in de keten (lees: veelal mkb-ondernemingen). De VSME is ver­volgens bedoeld om mkb’ers die vrijwillig willen rapporteren te helpen. De vraag is echter of het daarin volledig slaagt en wat er nodig is om dit te verbeteren.

Opbouw VSME

De VSME ¹ bestaat uit drie onderdelen:

• Basismodule
• Beleidsmodule (Narrative-Policies,
  Actions and Targets (PAT)-module)
• Businesspartnermodule (BP-module)

Het idee hierachter is dat ondernemingen vrij­willig kunnen kiezen over wat ze rapporteren. Beginnen ze net en rapporteren ze primair voor zichzelf, dan starten ze met de basismodule. Zijn ze al wat verder en hebben ze ook al beleids­stukken, dan benutten ze de PAT-module. En registreren ze vooral om later te voldoen aan de ketenuitvraag van grote ketenpartners, dan maken ze gebruik van de businesspartnermodule.

De kracht van de basismodule is dat deze echt uitgaat van de basis waarmee iedere onder­neming bezig is. Dat is positief. Wel staat er een verwijzing naar het GHG-protocol. In alle eerlijkheid, en zelfs na meerdere keren lezen, blijft het GHG-protocol technisch en relatief complex. Daarnaast is de gemiddelde mkb’er op dit moment nog niet bezig met scope 1/2/3. Daarom zou ik willen voorstellen de thema’s wel op te nemen in deze basismodule, maar dan eenvou­diger en concreter geformuleerd. In de bijlage van dit artikel (deze is in te zien door de QR-code te scannen) is een overzicht opgenomen voor de te meten KPI’s met de concrete omreken­factoren in plaats van de verwijzing naar de GHG. Hierbij komen de volgende duurzaamheids­thema’s aan bod:

Environment (milieu)²:

• Energieverbruik en consumptie
• Vervuiling
• Biodiversiteit
• Waterverbruik
• Circulaire economie en gebruik van hulpbronnen

Social (de mens en maatschappij):

• Type contracten, diversiteit en spreiding over landen
• Gezondheid(srisico’s)
• Vergoedingen, CAO’s en trainingen
• Werkers in de keten, getroffen gemeen­schappen en eindgebruikers

Governance (zakelijk gedrag):

• Veroordelingen, corruptie en omkopingen

De beleidsmodule en businesspartnermodule zouden, zeker bij de eerste opbouw van een mkb-systeem tot het registreren van duurzaamheid, minder aandacht moeten krijgen. Start met de basis en ga van daaruit verder werken. Voor de beleidsmodule wordt uiteengezet hoe er zou kunnen worden gerapporteerd over de dubbele materialiteit (impactmaterialiteit en financiële materialiteit). In lijn met de ESRS is dit logisch en vergelijkbaar. Tegelijkertijd blijkt dit voor grote ondernemingen al een hele opgave, waardoor het naar mijn mening een slag eenvoudiger kan en misschien wel moet. Onder­nemingen zouden kunnen starten vanuit de suggesties in de VS die verwijzen naar materiële topics.³ Voor de korte termijn kan de mkb-onderneming nog antwoord geven op de volgende beleids­vragen:

• Heeft de organisatie in haar keuzes voor de toekomst rekening gehouden met de ontwikkelingen op het gebied van duurzaamheid? (zo ja: leg vast en licht toe)
• Is daarbij naast de ontwikkelingen op korte termijn ook nagedacht over de middellange en lange termijn? (zo ja: leg vast en licht toe)
• Worden duurzaamheidsthema’s ook besproken met medewerkers, toeleveranciers en afnemers? (zo ja: leg vast en licht toe)
• Stelt de onderneming, of is de onderneming voornemens doelen te stellen rondom duurzaamheid om de toekomstige bestendigheid van de onderneming te waarborgen? Zo ja: zijn er al acties ingesteld? (zo ja:, leg vast en licht toe)

In de businesspartnermodule verwijst men eveneens uitgebreid naar het GHG-protocol. Zelf zou ik voorstellen vooral vragen op te nemen waarop de mkb-onderneming, indien van toe­passing, kan reageren. Deze lijst is, zoals eerder aangegeven, niet volledig als je deze vergelijkt met de VSME.

In het bovenstaande gedeelte heb ik besproken hoe mooi het zou zijn als mkb-ondernemingen zelf aan de slag zouden gaan met duurzaamheid en rapportage. Vanaf 2025 echter dienen grote (niet-beursgenoteerde) ondernemingen te voldoen aan de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) in het beschrijven van de duurzaamheidsactiviteiten binnen het bestuursverslag. Een grote onderneming dient over haar keten te rapporteren en kan hierbij een uitvraag doen bij mkb-ondernemingen. De maximale uitvraag kan oplopen (zo staat in de CSRD) tot de vereisten uit ESRS for Listed Small and Medium-­sized enterprises (LSME), bestaande uit ruim 700 datapunten.

Dus ondanks de intentie van de businesspartner­module uit de VSME is het voor een mkb’er onzeker of dit genoeg zal zijn. In de praktijk zijn er voorbeelden van mkb-ondernemingen die drie verschillende uitvragen kregen, die uiteenliepen van 12 tot bijna 50 vragen. Het grootste dilemma is derhalve dat als de mkb-onderneming vrijwillig bovenstaande gaat rapporteren, volgens de VSME of mijn voorgestelde KPI-lijst, dit formeel nog steeds onvoldoende zou kunnen zijn. Helaas, door dit ‘demotiverende’ bericht gebeurt er veelal niets, terwijl we qua inzicht al heel veel mooie stappen zouden kunnen zetten met bovenstaande (relatief) eenvoudige uiteenzetting van te meten KPI’s. En we moeten niet vergeten dat het uiteindelijk draait om verbeteringen voor milieu en mens.

Conclusie

Dit artikel geeft een aanzet om de VSME zo praktisch mogelijk uiteen te zetten en toepasbaar te maken voor mkb-ondernemingen. Misschien voldoet het daarmee niet aan alle eisen van de VSME. Zo probeer ik het GHG-protocol en scope 1/2/3 buiten de deur te houden, maar kan het helpen te starten met duurzaamheidsrappor­tages. In veel mkb-ondernemingen gebeurt namelijk al best veel, van vrijwilligerswerk tot Fairtrade-koffie, van recycling tot werknemers­­t­evreden­heid en duurzame mobiliteit.

Formeel mogen keten­partijen een uitvraag doen tot aan de maximale lijst van de LSME, maar dat lijkt op dit moment voor mkb’ers simpelweg onhaalbaar. Wat mij betreft wordt er voor mkb’ers toegewerkt naar een beknopte hoeveelheid KPI’s, zoals weergegeven in de bijlage, waarbij ze trots kunnen presenteren wat ze WEL hebben gedaan op het gebied van duurzaamheid en tegelijkertijd stappen kunnen zetten rondom de verdere verbetering richting mens en milieu. Dat is uiteindelijk waar het om gaat. Hopelijk kunnen we met zijn allen de eerste stappen zetten?!

Dr. Ferdy van Beest is Directeur Duurzaamheid & Verslaggeving bij CROP accountants en Associate Professor op de Nyenrode Business Universiteit. Dit artikel is geschreven op persoonlijke titel.

1. _{Er is getracht voor deze KPI’s aansluiting te vinden bij de VSME. Echter, de uitwerking van de KPI’s is 7 pagina’s i.p.v. 56 pagina’s waardoor er inherent eenvoudigere keuzes zijn gemaakt voor de rapportage, o.a. door de dubbele materialiteit weg te laten en de omrekenfactoren uit de GHG voor te schrijven. Deze KPI-lijst kan worden gezien als een opstap richting duurzaamheidsrapportage, met de mogelijkheid door te groeien richting VSME. De lijst betreft dus niet de volledige VSME! Indien een onderneming verder wil gaan, kan zij direct starten vanuit de VSME. De volledige VSME kan worden gevonden op: www.efrag.org/en (nu nog concept).}
2. _{Uitstoot wordt gemeten in CO2-equivalenten. Mijn intentie was voor alle broeikasgassen de omrekenfactor op te nemen. Dit is veelal ook gebeurd, echter voor sommige thema’s, zoals “koudemiddelen”, zijn er verschillende omrekenfactoren beschikbaar afhankelijk van het “R”-nummer. Derhalve verwijs ik voor de ontbrekende omrekenfactoren naar: Lijst emissiefactoren | CO2 emissiefactoren voor de actuele omrekenfactoren.}
3. _{Overview – SASB (ifrs.org)}
4. _{Niet alle onderdelen van de businesspartnermodule uit de VSME worden hier uitgewerkt. De ideeën rondom doelstellingen dienen, indien van toepassing, al te worden besproken vanuit het beleid van de onderneming. Maar ook thema’s over internationaal recht en de rechten van de mens zijn voor een gemiddeld Nederlands mkb-bedrijf nauwelijks een issue en derhalve weggelaten.}
5. _{Aansluiten bij SBI-codes (bijvoorbeeld SBI-code 2540 – Vervaardiging van wapens en munitie). Overzicht Standaard Bedrijfsindeling (SBI-codes) voor activiteiten | KVK}
6. _{Hierbij kan aansluiting worden gevonden op de uiteenzetting van Rijkswaterstaat: GEVI, UN en stofcategorie (rijkswaterstaat.nl)}
    

Deze bijdrage komt uit Accountancy Vanmorgen met als thema ICT en kengetallen. Dit magazine is verschenen in september 2024. Zie: https://www.accountancyvanmorgen.nl/kennisdoc/av2-2024-ict-en-kengetallen