Belasting- en administratiekantoor Verstraten & Bergkamp begeleidt klanten bij financiële en fiscale vraagstukken. Het kantoor heeft de afgelopen jaren kritisch gekeken naar de ICT-faciliteiten. Sinds januari 2023 maakt het kantoor gebruik van een serverloze IT-omgeving en vertrouwt het op Werkplekbeheer van Asista. en snelle en gebruikersvriendelijke laptop met Microsoft 365, die speciaal is ingericht voor accountants. Erik Verstraten, partner: “We waren niet tevreden over de externe serverfaciliteiten en stonden op het punt weer een eigen server op kantoor te plaatsen. Tijdens de oriëntatie overtuigde Asista ons van de voordelen van serverloos werken.”
Software beter benutten
Asista ondersteunt al 23 jaar accountantskantoren met software-, systeem- en applicatiebeheer. Het belasting- en administratiekantoor heeft gemerkt dat die ervaring waardevol is. Erik Verstraten: “Wij maakten al tien jaar gebruik van een softwarepakket voor CRM, facturatie en rapportage. Met de overstap naar Werkplekbeheer hebben we de softwarestraat uit elkaar getrokken en zijn overgestapt naar een andere CRM-leverancier, een andere rapportgenerator en een nieuwe facturatiemodule. Asista kent onze dienstverlening en weet met welke applicaties we werken. Die kennis zorgt ervoor dat we de afzonderlijke softwarepakketten veel beter kunnen benutten en dat we optimaal kunnen profiteren van de voordelen.”
Beter ingerichte workflows
Werkplekbeheer in combinatie met Microsoft 365 is betrouwbaar, hackerproof, snel en schaalbaar. De oplossing heeft bovendien positieve invloed op de werkprocessen binnen Verstraten & Bergkamp. “Onze workflows zijn beter ingericht. In het systeem is direct te zien wie verantwoordelijk is voor welke taak bij welke klant. Zijn de werkzaamheden afgerond dan worden ze afgevinkt en weet de volgende medewerker precies wat hij moet doen. We hebben veel meer grip gekregen op het werkproces”, legt Erik Verstraten uit.
Bestanden opslaan, delen en bewerken met Microsoft 365 in combinatie met de financiële en administratieve applicaties biedt gebruikers veel gemak vindt Erik Verstraten: “Als we nu een aanpassing doen in ons CRM-pakket, dan wordt dat door de softwarekoppelingen ook gelijk aangepast in de andere applicaties. Ook het verwerken van de inkomende post gaat sneller. We kunnen het direct scannen en neerleggen bij de juiste persoon. Daarnaast is de communicatie met klanten veel effectiever geworden. Onze klanten kunnen nu bijvoorbeeld eenvoudig documenten uploaden en goedkeuren in ons portaal.”
Niet alleen de externe, maar ook de interne communicatie is binnen het kantoor een stuk makkelijker geworden. In plaats van e-mail gebruiken medewerkers nu heel veel Microsoft Teams. Bij Verstraten & Bergkamp is het gebruik hiervan organisch gegroeid. “Binnen ons kantoor was een aantal medewerkers direct enthousiast. Die fungeren als ambassadeurs van de vernieuwing en nemen collega’s daarin mee.”
Snel declarabel up & running
De overstap naar een serverloze werkplek is bij Asista een efficiënt proces met gemiddeld twee uur downtime. Om medewerkers snel declarabel up & running te krijgen, wordt de migratie goed voorbereid. Asista brengt de kantoorapplicaties en voorkeuren in kaart en richt de laptops in. Voor de overgang wordt er uitgebreid getest, waarna de werkstations opnieuw worden ingesteld. De medewerkers krijgen vervolgens instructies om de vernieuwde werkplek in gebruik te nemen. Erik Verstraten: “Bij ons op kantoor werkten de medewerkers op donderdagmiddag nog via de externe server en vrijdagmorgen konden ze inloggen en werken op de persoonlijke laptop. Natuurlijk moesten ze wennen aan een andere manier van inloggen of even zoeken waar bepaalde informatie was te vinden, maar als je kijkt naar de mogelijkheden die het ons geeft, is het voor mij niet meer weg te denken.”
De combinatie van een eigen laptop, Microsoft 365 en de gewenste financiële softwarepakketten vraagt wel enige voorbereiding. Dat betekent dat kantoren uitgebreid moeten testen of alles naar behoren werkt. Bij Verstraten & Bergkamp erkennen ze dat ze daaraan meer aandacht hadden moeten besteden. “We dachten van tevoren “dat doen we wel even” maar we hadden nog wel te maken met de nasleep van corona. Er lag gewoon veel werk bij onze medewerkers. Gelukkig heeft Asista in die periode prima geholpen. Ze hebben bij ons maandelijks de vinger aan de pols gehouden en gecontroleerd of alles naar tevredenheid functioneerde.”
Overal en altijd veilig werken
Serverloos werken betekent voor de medewerkers van Verstraten & Bergkamp dat ze overal en altijd veilig kunnen werken. De moderne werkplek van Microsoft zorgt voor een hogere productiviteit en meer werkplezier van de medewerkers. Erik Verstraten: “Als ik kijk wat een tijdwinst we met elkaar realiseren in bijvoorbeeld de rapportagewerkzaamheden, dan plukken we nu echt de vruchten van de overstap. Bij Verstraten & Bergkamp zijn ze meer dan tevreden. “We hadden de stap misschien wel eerder moeten zetten”, onderstreept Erik Verstraten.
Asista biedt honderd procent beveiligd en serverloos werkplekbeheer voor accountants. Binnen vijf weken zetten we jouw nieuwe IT-omgeving op. Ontdekken of overstappen iets voor jou is? Doe de Quick Scan op www.asista.nl
Dit artikel is geschreven door Axel Kolthof.
Deze bijdrage komt uit Accountancy Vanmorgen met als thema ICT en kengetallen. Dit magazine is verschenen in september 2024. Zie: https://www.accountancyvanmorgen.nl/kennisdoc/av2-2024-ict-en-kengetallen
Geef een reactie