Met de opkomst en verwachte verplichting van e-facturatie horen we steeds vaker dat factuurverwerkingssoftware overbodig zal gaan worden. E-facturen kunnen immers probleemloos ontvangen en foutloos ingelezen worden.
De opvatting van Zenvoices is dat factuurverwerkingssoftware veel meer is dan herkenningssoftware. Het accuraat inlezen van een ongestructureerde factuur of e-factuur betekent namelijk niet dat deze ook correct geboekt wordt. Van een zorgeloze boekhouding is dus nog geen sprake. Slimme factuurverwerkingssoftware blijft daarbij onmisbaar.
Complexe boekingen volledig automatiseren
Het volledig automatisch verwerken van facturen wordt uitdagend wanneer je te maken krijgt met – vaak unieke – boekingslogica, bijvoorbeeld:
- Het boeken op verschillende grootboekrekeningen, kostenplaatsen of projecten en toewijzen aan de juiste crediteuren en debiteuren;
- Bij de omgang met (internationale) btw-regels;
- Bij transitorisch boeken.
Dit wordt complexer wanneer verschillende factuurregels op verschillende manieren geboekt moeten worden. Met Zenvoices kan deze boekingslogica precies ingesteld worden, ook op factuurregelniveau.
Zelfs complexe facturen kunnen daardoor volledig automatisch worden geboekt. De gebruiker hoeft alleen in actie te komen bij uitzonderingen—een goed voorbeeld van management by exception. Dit principe zien we ook terug in onze autorisatieschema’s, en bij three way matching waarbij facturen automatisch worden gematcht met bestellingen en leveringen. Pas bij een afwijking is menselijke tussenkomst nodig, bijvoorbeeld wanneer een factuur niet geautoriseerd kan of mag worden of wanneer de factuur afwijkt van de bestelling of levering.
Schaalbaar en beheersbaar automatiseren
Slimme factuurverwerkingssoftware biedt de beste manier om zowel schaalbaar als beheersbaar met automatisering aan de slag te gaan.
Met schaalbaarheid bedoelen we dat automatisering eenvoudig uitgerold kan worden over alle administraties waarover die van toepassing is. Hierdoor hoeven automatiseringsregels of de hierboven genoemde boekingslogica niet per administratie (handmatig) ingesteld te worden. Bij Zenvoices noemen we dit automatiseren op omgevingsniveau.
Met beheersbaarheid bedoelen we dat automatisering tot in detail instelbaar is en dat er inzicht wordt gegeven door middel van dashboards. Bij Zenvoices maken we gebruik van een statusdashboard waarin per administratie inzichtelijk wordt waar facturen zich in het verwerkingsproces bevinden. Daarnaast geeft het performance dashboard inzicht in de (automatiserings)prestaties per administratie.
Zo behoudt de gebruiker altijd controle en inzicht over het proces. De automatisering neemt werk uit handen, maar loopt nooit op de gebruiker vooruit, waardoor die altijd de regie behoudt.
Eén systeem voor alle facturen
Slimme factuurverwerkingssoftware maakt geen onderscheid tussen het type factuur of het boekhoudpakket waarmee je werkt, maar zorgt simpelweg voor een correcte en uniforme verwerking.
Niet alle e-facturen volgen namelijk dezelfde standaard en papieren bonnetjes of ongestructureerde facturen van buitenlandse leveranciers zonder e-factuurverplichting zullen nog lange tijd in omloop blijven. Wij blijven onze slimme, AI-gestuurde factuurherkenning daarom volop door ontwikkelen. Het uitgangspunt is dat alle facturen beheerd en verwerkt kunnen worden binnen één systeem.
Dat betekent ook dat je, wanneer je met meerdere boekhoudpakketten werkt, slechts één aansluiting op bijvoorbeeld PEPPOL nodig hebt en automatiseringsregels uniform kan toepassen, zonder afhankelijk te zijn van de mogelijkheden of beperkingen van boekhoudpakketten.
Factuurverwerkingssoftware is daarmee niet alleen een essentiële schakel in automatisering, maar fungeert ook als een centraal toegangspunt voor alle inkomende facturen. Het zorgt voor een gestroomlijnde, uniforme verwerking die naadloos aansluit op je bedrijfsprocessen, ongeacht de aanlevermethode, het factuurformaat of gebruikte boekhoudpakket.
Conclusie
E-facturatie als norm is een belangrijke stap vooruit die we bij Zenvoices omarmen. We zijn al jarenlang volledig ingericht op e-facturatie, aangesloten op PEPPOL en waren onderdeel van de e-retourkopgroep. Tegelijkertijd zien we dat e-facturatie op zichzelf niet voldoende is om het ultieme doel – een zorgeloze boekhouding – te bereiken.
Zenvoices is technologie-agnostisch in het realiseren van dat doel. Het maakt niet uit in welk formaat een factuur binnenkomt of welk boekhoudpakket wordt gebruikt— onze software automatiseert het volledige factuurverwerkingsproces op een uniforme en slimme manier. Zo komt een zorgeloze boekhouding écht binnen handbereik.
Wil je zelf ervaren hoe een zorgeloze boekhouding eruitziet? Start een proefperiode of plan een vrijblijvende demo via onze website.
Geef een reactie