Het bijhouden van een complexe boekhouding hoeft niet ingewikkelder te zijn dan het inscannen van bonnen of het doorsturen van inkoopfacturen. Een ondernemer die bijvoorbeeld behoefte heeft aan uitgebreid strategisch voorraadbeheer, verwerking van internationale in- en verkopen en buitenlandse btw, of een meer efficiënte logistiek, kan veel automatiseren. Daarmee wordt de foutkans geminimaliseerd. Als boekhouder houd je vanaf de zijlijn de administratie in de gaten en kun je – meer nog dan voorheen – belangrijke ondersteuning bieden aan de groeiende onderneming.
Zo leidde slimme automatisering tot meer ‘happy farmers’
Een voorbeeld van vergaande automatisering is de Nederlandse webshop HappyFarmer. Als installatie- en servicemonteur merkte Marte van Hastenberg dat er behoefte was aan dealer-onafhankelijke onderdelen voor melkrobots en melkstallen. Samen met zijn vrouw Anneke startte hij een kleine webshop om aan die vraag te voldoen. In de afgelopen tien jaar is die webshop, HappyFarmer, enorm gegroeid.
“Het succes is geweldig, maar onze bedrijfsgroei vroeg ook om uitgebreidere en slimmere administratieve ondersteuning.”
Anneke van Hastenberg, Mede-eigenaar HappyFarmer
“We startten in december 2015 met een kleine, eenvoudige webshop met ongeveer tachtig artikelen”, vertelt Anneke van Hastenberg. Zij houdt zich onder meer bezig met de administratie voor het bedrijf. “Dat vond ik toen echt veel, maar inmiddels verkopen we meer dan tweeduizend producten. We leveren ruim de helft van de artikelen buiten Nederland en verschepen naar meer dan dertig landen. Mijn man Marte en ik startten met z’n tweeën en we zijn ondertussen met z’n tienen. Dat is geweldig, maar deze bedrijfsgroei vraagt ook om uitgebreidere en slimmere administratieve ondersteuning.”
Inmiddels gebruikt HappyFarmer een uitgebreider en geavanceerder boekhoudpakket (SnelStart inHandel), waarin veel is geautomatiseerd. Orders worden automatisch verwerkt en het systeem geeft handige bestelvoorstellen als de minimumvoorraad van een bepaald product is bereikt. Voor nieuwe klanten wordt automatisch een klantenkaart aangemaakt en zowel bestellingen als verzendlabels worden met een druk op de knop uitgedraaid. Anneke legt uit: “Ook dit is een geautomatiseerde taak die we eerst handmatig uitvoerden. Dit scheelt ons ongeveer een uur werk per dag.”
Samenwerking met de boekhouder
Anneke verwerkt de dagelijkse administratie van HappyFarmer, maar werkt voor de boekhouding samen met administratiekantoor Van Rijen. “Jan kijkt gewoon mee in onze boekhouding, net als eerst. De verandering zit vooral aan de operationele kant van het bedrijf en niet in de boekhouding. Een implementatiespecialist hielp om alles goed aan te sluiten op onze bedrijfsprocessen. We zijn nu helemaal klaar om door te groeien.”
“Het boekhoudkundig gedeelte blijft met dit meer geavanceerde boekhoudpakket gelijk aan voorheen. De klant heeft zelf meer zicht op de verkopen middels order- en voorraadbeheer, maar daar heb ik voor het samenstellen van de jaarrekening niet veel mee van doen.”
– Jan van Rijen, administratiekantoor Van Rijen
Jan van Rijen van administratiekantoor Van Rijen vertelt dat de overstap van HappyFarmer naar een meer geavanceerd boekhoudpakket voor hem niet moeilijk was: “Het boekhoudkundig gedeelte blijft gelijk aan voorheen. De klant heeft zelf meer zicht op de verkopen middels order- en voorraadbeheer, maar daar heb ik voor het samenstellen van de jaarrekening niet veel mee van doen. Soms heeft een klant inhoudelijke vragen over bijvoorbeeld order- en voorraadbeheer, terwijl ik daar niet zoveel van weet. Daar komen we dan samen met de helpdesk van SnelStart wel uit.”
Zelfde rol, meer inzicht
Zijn rol als boekhouder is niet veranderd, zegt Jan. Het werk dat hij doet, blijft hetzelfde. “Soms is het wel makkelijker, omdat er meer informatie is omtrent orders, orderverloop, vooruitbetalingen en voorraadbeheer, om specifieke informatie boven te krijgen die mij helpt bij het samenstellen van de jaarrekening. Van de koppeling met de webshop heb ik geheel geen kaas gegeten; dat regelt de klant zelf. Sowieso heb ik nooit een uitvoerende taak gehad in het operationele deel. Dat voert Anneke uit. Ik heb alleen af en toe een adviserende taak.”
“Van de koppeling met de webshop heb ik geheel geen kaas gegeten; dat regelt de klant zelf.”
– Jan van Rijen, administratiekantoor Van Rijen
Op de vraag of hij anderen zou aanraden om over te gaan naar een uitgebreider SnelStart-pakket op het moment dat ze hun huidige boekhoudpakket ontgroeien, antwoordt Jan bevestigend. “Ik zou dat zeker doen. Hoe beter de operationele kant is ingericht, hoe minder fouten er worden gemaakt en hoe gemakkelijker ook met enige frequentie de juiste cijfers zijn op te stellen. Hoe minder handmatige correcties hierbij gemaakt hoeven te worden, hoe betrouwbaarder de cijfers zijn die uit het systeem komen.”
Minder ingewikkeld dan het lijkt
Net zoals je voor een nieuwe cv-ketel een installateur laat komen, zijn er ook voor het instellen van een boekhouding specialisten. Bij SnelStart heten dit implementatiepartners. Zij gaan met jou en je klant om tafel om de wensen en mogelijkheden te inventariseren en stellen de boekhoudsoftware daarna zo in, dat de ondernemer er eenvoudig mee uit de voeten kan. Dat vereist een investering van de ondernemer, maar die is snel terugverdiend door de mogelijkheden die daardoor ontstaan.
Voor jou als boekhouder verandert er maar weinig. Je kunt blijven meekijken, controleren en de taken uitvoeren die jullie onderling hebben afgesproken. Juist doordat er meer is geautomatiseerd, kan de ondernemer bijna niets meer verkeerd doen en worden ingewikkelde processen altijd efficiënt en automatisch uitgevoerd.
Meer tijd voor advies, minder voor gedoe
Wordt de administratie van een klant te complex om handmatig bij te houden? Dan is het goed om te weten dat er slimme oplossingen zijn. Met de juiste inrichting kunnen veel processen automatisch verlopen – van orderverwerking tot voorraadbeheer. Dat verkleint de kans op fouten en geeft ruimte voor beter advies. Zo blijf jij als accountant doen waar je goed in bent: ondernemers ondersteunen bij hun groei.
Word de sparringpartner die jouw klant nodig heeft!
Met SnelStart heb je altijd actuele cijfers bij de hand. Zo adviseer je sneller en beter — ook bij klanten met een complexere administratie. Ontdek hoe jij meer waarde biedt op snelstart.nl.
Geef een reactie