‘Efficiënt samenstellen is een kwestie van je gezonde verstand gebruiken. Niet klakkeloos werkprogramma’s doorploegen en vragen beantwoorden die voor de ondernemer niet van toepassing zijn. Dat klinkt logisch maar dat is het allerminst.’ Dat stelt John Weerdenburg, werkzaam bij Auxilium adviesgroep. ‘Zeker kleine kantoren moeten meer afgaan op hun gevoel in plaats van zich blind te staren op werkprogramma’s.’
John Weerdenburg is een nuchter persoon en doet niet mee met de ‘hype’ over efficiënt samenstellen die toetsers maar ook sommige ICT-leveranciers aanjagen. Maar wat is die hype eigenlijk? Weerdenburg: ‘Veel werkprogramma’s zijn vaak gericht op risicogericht samenstellen. Zo werkt dat in het MKB niet. Een werkprogramma heeft meerdere functies: als verantwoordingstool voor het werk dat de accountant heeft gedaan en een geheugensteuntje voor assistenten of ze alles wel hebben gedaan in het vervaardigingsproces. Kleine kantoren maken de jaarrekening vaak op gevoel omdat ze de klant kennen. Ze hebben de administratie gedaan, ze werken de kolommenbalans uit, hangen deze in een rapportgenerator als Unit4 Audition en kijken of de teksten goed staan. Dan is de jaarrekening klaar. Maar dan moet nog het werkprogramma worden ingevuld. De accountant vult in het werkprogramma een materialiteitsberekening in waar vervolgens helemaal niets mee wordt gedaan.’
Kunt u dat uitleggen? ‘De definitie van materialiteit: als het weglaten van de correctie of toelichting een ander beeld geeft bij de gebruiker van de jaarrekening van de onderneming, dan is het materieel. Er zijn veel jaarrekeningen die uitsluitend worden gemaakt voor de Belastingdienst en de klant zelf. Er zijn dus geen derden die informatie uit de jaarrekening ontlenen. De Belastingdienst wil de jaarrekening op de euro nauwkeurig. Wat heb je dan aan materialiteit? Niets, dus je hoeft die dan ook niet uit te rekenen. Accountants die desondanks toch de materialiteitsberekeningen voor dit soort bedrijven uitrekenen, schieten met een kanon op een mug.’
Het werkprogramma van Auxilium, dat ook voor Unit4 Auditor beschikbaar is (ook voor kantoren die niet bij Auxilium zijn aangesloten), voldoet aan de behoefte van kleine kantoren. ‘Als de rollen: beginnend assistent, relatiebeheerder en accountant goed zijn ingericht in Unit4 Auditor, dan kan de relatiebeheerder tegen de beginnend assistent zeggen: als jij de vragen over debiteuren, BTW afwikkelt, dan zie je dat die sturing geven om binnen de begroting te blijven. Sommige andere werkprogramma’s stellen: geef een initiële cijferbeoordeling, bereken de materialiteit, richt daar je werkzaamheden op, kijk wat de risico’s zijn en dan ben je klaar. Zo werkt dat niet in de praktijk. Ik was laatst bij een accountantskantoor waar een assistent een materialiteit van 3000 euro had uitgerekend. Vol verbazing zag ik uitsluitend correctieboekingen onder de 3000 euro. Waarom zit je dat nu te doen? Dat heeft geen enkel nut!’
Nadenken over samenstelproces Waarom deze inefficiënte manier er toch zo is ingeslopen, ligt volgens Weerdenburg onder meer aan het feit dat kantoren eerst software en content voor werkprogramma’s aanschaffen, in plaats van te voren na te denken over het samenstelproces. Weerdenburg illustreert: ‘Een accountant klopt bij zijn softwareleverancier aan en vraagt: welk werkprogramma moet ik gebruiken? Hij krijgt dan vaak als antwoord: bij welke vakvereniging bent u aangesloten? Dan kunt u het de content van de vakvereniging gebruiken. Er wordt niet gevraagd: hoe lopen de samenstelprocessen op uw kantoor en welke content past daar het beste bij.’
Het complete proces van het samenstellen van een jaarrekening bestaat volgens Weerdenburg uit drie stappen:
1. het voeren van de financiële administratie,
2. het corrigeren/aanvullen van deze administratie tot een acceptabele saldibalans,
3. het samenstellen van de jaarrekening,
Kleinere kantoren voegen stap 2 en 3 samen tot samenstelwerkzaamheden. Grotere kantoren splitsen de stappen 1, 2 en 3 uit. Als een accountantskantoor alleen stap 3 neemt, dan past daar een bepaald werkprogramma bij. John Weerdenburg: ‘Bij stap 2 en 3 schiet dat werkprogramma echter zijn doel voorbij omdat ze onder de materialiteitsgrens vallen. Als dit jouw proces is, dan moet je niet met materialiteit gaan werken.
Veel kleine kantoren zijn onvoldoende ondernemers, stelt Weerdenburg. ‘Ze denken niet na over hoe processen lopen. Ze denken niet na over het bereiken van efficiencyvoordeel zonder kwaliteitsverlies. Als Auxilium denken we daar nu over na en we helpen dit soort accountants om hun processen te verbeteren. Veel kantoren kunnen nog best wat efficiencyslagen maken, zonder dat de kwaliteit eronder lijdt. Unit4 Auditor is hierbij een fantastisch hulpmiddel, maar het belangrijkste hulpmiddel is gewoon je boerenverstand, zeker als je de klant door en door kent.’
Stap 1 Voeren van de financiële administratie
Check op kwaliteit financiële administratie:
- Welk boekhoudpakket is er gebruikt?
- Is de administratie verwerkt door de klant of door de accountant?
Bij een rapportcijfer 4 zijn aanvullende/corrigerende werkzaamheden nodig:
- Journaalposten lonen, afschrijvingen en/of correcties
Stap 2 corrigeren/aanvullen van de administratie tot een acceptabele saldibalans
Als de saldibalans gereed is (rapportcijfer 8), kan er worden doorgegaan naar stap 3. De accountant informeert de assistent accountant over uitvoering opdracht. Hier wordt bepaald hoe efficiënt er gewerkt wordt.
Stap 3 Samenstellen van de jaarrekening
Efficiënt samenstellen van de jaarrekening. Met gebruikmaking van initiële cijferbeoordeling, risicoanalyse en materialiteitsberekening.
• Initiële cijferbeoordeling en materialiteitsberekening zitten niet in NV COS 4410. Toetsers horen zich daar dus ookniet over uit te spreken.
Tips om efficiënter samen te stellen
Onderstaande tips van John Weerdenburg zijn niet in een werkprogramma opgenomen maar wel waardevol om efficiënter te werken. Dit kan een productiviteitsverbetering van 15% opleveren.
• Denk na of je niet te gedetailleerd werkt. Neem daarbij de klant in ogenschouw. Wat voor persoon is het: integer of iemand die op het randje van het fiscaal toelaatbare wandelt? Dit neem je niet mee in je werkprogramma maar je attitude.
• Wees alert bij bijzondere facturen. Als je als accountant bijvoorbeeld een nota ziet van een advocaat, dan moet er direct een lampje gaan branden en hem vragen: waar gaat het over? Als het bijvoorbeeld een afkoopsom naar een werknemer betreft dan moet je doorvragen.
• Wees alert bij verlieslijdende ondernemers. Een ondernemer die verlies heeft geleden en zijn jaarrekening moet verstrekken aan de bank, heeft de neiging om voorraden hoger door te geven dan vorig jaar. Immers, hoe hoger de voorraden, des te hoger het resultaat. Dus dan valt dat verlies mee. Verlieslijdende ondernemers schuiven hun nota’s van december nog wel eens door naar januari in de hoop dat er niemand achter komt. Dus je ziet dat je benadering bij samenstellen heel anders moet zijn bij discontinuïteitsdiscussie.
• Vertel een assistent wat hij moet doen, maar vooral ook wat hij niet moet doen. Een assistent doet nog wel eens veel te veel. Dit omdat hij ijverig is of omdat hij bepaalde werkzaamheden al eerder heeft uitgevoerd en denkt dat dit hoort. De assistent zoekt hierdoor dingen uit die al goed zijn verwerkt. Dus doet hij dubbel werk.
• Laat assistenten geregeld met elkaar overleggen over hoe zij werkzaamheden uitvoeren. Zo kunnen ze van elkaar leren hoe bepaalde zaken efficiënter aan te pakken.
• Verdiep je in de mogelijkheden van de software. Veel accountants schaffen software aan, maar gebruiken slechts een klein deel van de mogelijkheden. Een reden kan zijn dat er al een tijd geen update is doorgevoerd. Of dat accountants zich niet bewust van is dat de software nog meer efficiencyvoordeel kan opleveren. Ga op opfriscursus bij de softwareleverancier of de vakvereniging die de content levert.
Dit artikel is eerder verschenen in de E-Novation4U-krant van mei 2015 van UNIT4.
Geef een reactie